Proyek
Proyek menyediakan wadah operasional bersama untuk pekerjaan yang berlangsung lebih lama. Fitur ini dirancang untuk inisiatif yang melibatkan banyak pihak, tahapan, dokumen, acara, email, protokol, dan tugas.
Membuat proyek dan menambahkan kontak
- Membuka Proyek dan memilih Buat.
- Memasukkan Nama, memilih status dan, jika diperlukan, tanggal mulai serta tanggal selesai, lalu memilih Simpan.
- Membuka proyek yang telah disimpan dan memilih Peserta.
- Memilih Tambah Peserta, memilih kontak, lalu mengonfirmasi pilihan.
Kontak yang ditambahkan sebagai Peserta menjadi bagian dari proyek. Kontak yang ditugaskan dalam konfigurasi proyek merupakan penugasan terpisah yang menentukan pihak yang bertanggung jawab atau diizinkan untuk mengelola rekaman tersebut.
Kegunaan Proyek
Proyek cocok untuk pekerjaan yang membutuhkan struktur lebih terperinci daripada satu tugas tindak lanjut.
Contoh:
- Rangkaian acara rutin dengan undangan, halaman acara, dokumen, tugas proyek, dan buletin.
- Kemitraan di bidang perhotelan dengan perusahaan, pengambil keputusan, proposal, rapat, dan tugas tindak lanjut.
- Kampanye destinasi dengan kontak mitra, tahapan, berkas, dan acara.
- Rencana implementasi internal dengan peserta, tahapan, dan protokol operasional.
- Proses orientasi anggota atau sponsor dengan tugas, dokumen, dan partisipasi dalam acara.
Tindak lanjut tunggal dikelola sebagai tugas. Pekerjaan yang memiliki tahapan, peserta, dan artefak bersama dikelola dalam proyek.
Kolom Proyek
Rekaman proyek dapat memuat:
- Nama dan deskripsi: kolom teks yang dilokalkan.
- Tanggal mulai dan tanggal selesai: tanggal perencanaan proyek yang bersifat opsional.
- Status: aktif, selesai, ditangguhkan, atau dibatalkan.
- Organisasi: organisasi pemilik.
- Dibuat oleh: pengguna yang membuat proyek.
- Pelanggan yang ditugaskan: kontak yang bertanggung jawab atas atau terhubung dengan proyek.
- Peserta dan grup peserta: pelanggan dengan peran, catatan, dan pengelompokan opsional.
- Tahapan: fase atau hasil kerja yang diurutkan.
- Tugas dan templat tugas: pekerjaan pada tingkat proyek atau tahapan.
- Protokol: log interaksi terkait proyek.
- Dokumen: berkas yang ditautkan ke proyek.
- Acara: acara organisasi yang ditautkan ke proyek.
- Email dan email masuk: komunikasi yang terkait dengan proyek.
Daftar Proyek
Daftar proyek menampilkan kolom perencanaan utama:
- Nama.
- Status.
- Tanggal mulai.
- Tanggal selesai.
- Jumlah peserta.
Daftar ini juga dapat difilter menggunakan Tampilkan hanya yang ditugaskan, yang penting untuk alur kerja izin khusus pihak yang ditugaskan.
Tab Detail Proyek
Detail proyek dapat mencakup:
- Timeline: kombinasi tampilan aktivitas proyek.
- Configuration: nama, deskripsi, tanggal, status, dan pelanggan yang ditugaskan.
- Participants: pelanggan yang berpartisipasi dalam proyek, termasuk peran dan catatan.
- Milestones: tahapan berurutan dengan status, tanggal, pelanggan yang ditugaskan, tugas, templat, dan protokol masing-masing.
- Tasks: daftar tugas proyek.
- Protocols: riwayat interaksi proyek.
- Documents: file yang ditautkan ke proyek.
- Events: acara organisasi yang ditautkan ke proyek.
- Mails: komunikasi keluar atau komunikasi terkait proyek.
Tab muncul berdasarkan izin dan konteks proyek yang tersedia.
Milestone
Milestone membagi pekerjaan proyek menjadi beberapa tahapan. Sebuah milestone dapat mencakup:
- Nama dan deskripsi.
- Status.
- Tanggal mulai dan selesai.
- Urutan.
- Pelanggan yang ditugaskan.
- Tugas.
- Templat tugas.
- Protokol.
Milestone cocok digunakan untuk tahapan seperti persiapan, produksi, tindak lanjut, peninjauan, kontrak, orientasi awal, atau pengiriman.
Peserta dan Grup
Peserta proyek adalah pelanggan yang ditautkan ke proyek. Peserta dapat memiliki:
- Peran.
- Catatan.
- Grup peserta opsional.
Grup peserta membantu menjaga proyek yang lebih besar tetap mudah dipahami. Misalnya, proyek acara dapat mengelompokkan sponsor, pembicara, pemasok, staf internal, dan kontak VIP.
Menautkan Acara
Proyek dapat ditautkan ke acara organisasi jika pelaksanaan acara merupakan bagian dari rencana operasional yang lebih luas.
Contoh:
- Proyek konferensi menautkan beberapa sesi acara.
- Proyek mitra perhotelan menautkan acara mencicipi produk atau program tamu khusus undangan.
- Proyek komunitas menautkan acara anggota dan tindak lanjut setelah acara.
Saat menelusuri masalah pada perilaku acara/proyek, periksa tab proyek dan halaman detail acara.
Timeline Proyek
Timeline proyek membantu tim dukungan dan operasional merekonstruksi seluruh riwayat proyek. Bergantung pada tautan yang tersedia, timeline dapat menggabungkan konteks tugas, protokol, milestone, acara, dokumen, dan email.
Timeline sering menjadi cara tercepat untuk menjawab pertanyaan seperti "Apa yang terjadi pada proyek ini?" atau "Mengapa tugas ini dibuat?"
Izin
Navigasi proyek muncul jika pengguna dapat melihat daftar atau membaca proyek. Pembuatan, penghapusan, pengeditan proyek, dan tindakan pada baris bergantung pada izin proyek, kepemilikan sebagai pembuat, konteks khusus yang ditugaskan, dan status administrasi.
Dokumen di dalam tab proyek juga memerlukan izin dokumen. Jika proyek ada tetapi tab dokumen tidak muncul, periksa izin daftar/baca document.
Skenario Dukungan Umum
Proyek tidak ditemukan
Periksa organisasi aktif, izin proyek, filter khusus yang ditugaskan, status proyek, dan apakah pengguna berada di ruang kerja organisasi yang benar.
Peserta tidak ditemukan
Periksa apakah pelanggan ditambahkan sebagai peserta proyek, bukan hanya ditugaskan ke proyek atau ditautkan melalui tugas/acara.
Tugas atau protokol tidak muncul di proyek
Periksa apakah tugas/protokol terhubung ke proyek atau hanya ke pelanggan. Item tingkat milestone dapat muncul dalam tampilan milestone dan tampilan gabungan proyek, bergantung pada tab yang sedang dibuka.
Acara tidak terhubung ke proyek
Periksa tautan proyek pada acara. Penetapan acara/pelanggan dan penautan proyek/acara merupakan hubungan yang berbeda.
Tab dokumen tidak tersedia
Periksa izin dokumen. Akses ke proyek saja tidak menjamin akses ke dokumen.