Proiecte
Proiectele oferă activităților de durată un cadru operațional comun. Sunt concepute pentru inițiative cu mai multe părți interesate, etape, documente, evenimente, e-mailuri, protocoale și sarcini.
Crearea unui proiect și adăugarea contactelor
- Deschideți Projects și selectați Create.
- Introduceți Name, alegeți statusul și, când este necesar, datele de început și de final, apoi selectați Save.
- Deschideți proiectul salvat și selectați Participants.
- Selectați Add Participants, alegeți contactele și confirmați selecția.
Contactele adăugate ca Participants fac parte din proiect. Assigned contacts din configurația proiectului reprezintă o alocare separată, utilizată pentru a indica cine este responsabil(ă) de înregistrare sau cine are permisiunea de a lucra cu aceasta.
Pentru ce sunt utilizate proiectele
Proiectele sunt potrivite pentru activități care necesită mai multă structură decât o singură sarcină de urmărire.
Exemple:
- O serie de evenimente recurente cu invitați, pagini de eveniment, documente, sarcini de proiect și newslettere.
- Un parteneriat în domeniul ospitalității cu o companie, persoane decizionale, propuneri, întâlniri și sarcini de urmărire.
- O campanie pentru o destinație cu contacte ale partenerilor, etape, fișiere și evenimente.
- Un plan intern de implementare cu participanți, etape și protocoale operaționale.
- Un proces de integrare a membrilor sau sponsorilor cu sarcini, documente și participare la evenimente.
Acțiunile individuale de urmărire se gestionează prin sarcini. Activitățile cu etape, participanți și materiale comune se gestionează într-un proiect.
Câmpurile proiectului
Înregistrările proiectelor pot include:
- Name și description: câmpuri text localizate.
- Start date și end date: date opționale pentru planificarea proiectului.
- Status: activ, finalizat, suspendat sau anulat.
- Organization: organizația deținătoare.
- Created by: persoana care a creat proiectul.
- Assigned customers: contacte responsabile de proiect sau asociate acestuia.
- Participants și participant groups: clienți cu roluri, note și grupare opționale.
- Milestones: etape sau livrabile ordonate.
- Tasks și task templates: activități la nivel de proiect sau de etapă.
- Protocols: jurnale ale interacțiunilor legate de proiect.
- Documents: fișiere asociate proiectului.
- Events: evenimente ale organizației asociate proiectului.
- Mails și inbound emails: comunicări asociate proiectului.
Lista proiectelor
Lista proiectelor afișează principalele câmpuri de planificare:
- Nume.
- Status.
- Data de început.
- Data de final.
- Numărul de participanți.
Lista poate fi filtrată și folosind opțiunea Show only assigned, importantă pentru fluxurile de lucru cu permisiuni limitate la elementele alocate.
Filele detaliilor proiectului
Detaliile proiectului pot include:
- Cronologie: vizualizare combinată a activității proiectului.
- Configurare: numele proiectului, descrierea, datele, starea și clienții atribuiți.
- Participanți: clienții care participă la proiect, inclusiv rolul și notițele.
- Etape: faze ordonate, cu stare, date, clienți atribuiți, sarcini, șabloane și protocoale proprii.
- Sarcini: lista sarcinilor proiectului.
- Protocoale: istoricul interacțiunilor din proiect.
- Documente: fișiere asociate proiectului.
- Evenimente: evenimente ale organizației asociate proiectului.
- E-mailuri: comunicări trimise sau asociate proiectului.
Filele apar în funcție de permisiuni și de contextul disponibil al proiectului.
Etape
Etapele împart activitatea proiectului în faze. O etapă poate include:
- Nume și descriere.
- Stare.
- Date de început și de sfârșit.
- Ordine.
- Clienți atribuiți.
- Sarcini.
- Șabloane de sarcini.
- Protocoale.
Etapele sunt potrivite pentru faze precum pregătire, producție, urmărire, analiză, contractare, integrare sau livrare.
Participanți și grupuri
Participanții la proiect sunt clienții asociați proiectului. Aceștia pot avea:
- Rol.
- Notițe.
- Grup de participanți opțional.
Grupurile de participanți ajută la păstrarea clarității în proiectele mai ample. De exemplu, un proiect de eveniment poate grupa sponsorii, vorbitorii, furnizorii, personalul intern și contactele VIP.
Asocierea evenimentelor
Proiectele pot fi asociate cu evenimente ale organizației atunci când organizarea evenimentului face parte dintr-un plan operațional mai amplu.
Exemple:
- Un proiect de conferință asociază mai multe sesiuni ale evenimentului.
- Un proiect cu un partener din domeniul ospitalității asociază degustări sau programe pentru invitați, accesibile doar pe bază de invitație.
- Un proiect comunitar asociază evenimente pentru membri și activități de urmărire după eveniment.
La depanarea comportamentului evenimentelor sau proiectelor, verificați atât fila proiectului, cât și pagina cu detaliile evenimentului.
Cronologia proiectului
Cronologia proiectului ajută echipele de asistență și operațiuni să reconstituie istoricul complet al unui proiect. În funcție de elementele asociate, aceasta poate combina contextul sarcinilor, protocoalelor, etapelor, evenimentelor, documentelor și e-mailurilor.
Este adesea cea mai rapidă cale de a răspunde la întrebări precum „Ce s-a întâmplat în acest proiect?” sau „De ce a fost creată această sarcină?”.
Permisiuni
Navigarea proiectelor apare atunci când utilizatorul poate lista sau citi proiecte. Crearea, ștergerea și editarea proiectelor, precum și acțiunile asupra rândurilor, depind de permisiunile pentru proiecte, de drepturile persoanei care a creat proiectul, de contextul „doar atribuite” și de statutul de administrare.
Documentele din filele proiectului necesită, de asemenea, permisiuni pentru documente. Dacă proiectul există, dar fila documentelor lipsește, verificați permisiunile de listare/citire document.
Situații frecvente pentru asistență
Lipsește un proiect
Verificați organizația activă, permisiunile pentru proiecte, filtrul „doar atribuite”, starea proiectului și dacă utilizatorul se află în spațiul de lucru corect al organizației.
Lipsește un participant
Verificați dacă respectivul client este atașat ca participant la proiect, nu doar atribuit proiectului sau asociat printr-o sarcină/un eveniment.
O sarcină sau un protocol nu apare în proiect
Verificați dacă sarcina/protocolul este asociat cu proiectul sau doar cu un client. Elementele la nivel de etapă pot apărea în vizualizările etapelor și în vizualizările agregate ale proiectului, în funcție de fila curentă.
Un eveniment nu este asociat cu proiectul
Verificați asocierea evenimentului cu proiectul. Asocierea evenimentului cu clientul și asocierea evenimentului cu proiectul sunt relații diferite.
Lipsește o filă pentru documente
Verificați permisiunile pentru documente. Accesul la proiect nu garantează accesul la documente.