Projekter

Projekter giver længerevarende arbejde en fælles operationel ramme. De er beregnet til initiativer med flere interessenter, milepæle, dokumenter, begivenheder, mails, protokoller og opgaver.

Opret et projekt, og tilføj kontakter

1. Åbn Projekter, og vælg Opret.
2. Angiv Navn, vælg status, og angiv start- og slutdato, hvis det er nødvendigt. Vælg derefter Gem.
3. Åbn det gemte projekt, og vælg Deltagere.
4. Vælg Tilføj deltagere, vælg kontakterne, og bekræft valget.

Kontakter, der er tilføjet som Deltagere, er en del af projektet. Tildelte kontakter i projektkonfigurationen er en separat tildeling, der angiver, hvem der er ansvarlig for eller har tilladelse til at arbejde med posten.

Hvad projekter bruges til

Projekter passer til arbejde, der kræver mere struktur end en enkelt opfølgningsopgave.

Eksempler:

• En tilbagevendende begivenhedsserie med inviterede, begivenhedssider, dokumenter, projektopgaver og nyhedsbreve.
• Et partnerskab inden for hotel- og restaurationsbranchen med en virksomhed, beslutningstagere, tilbud, møder og opfølgningsopgaver.
• En destinationskampagne med partnerkontakter, milepæle, filer og begivenheder.
• En intern implementeringsplan med deltagere, milepæle og operationelle protokoller.
• En onboardingproces for medlemmer eller sponsorer med opgaver, dokumenter og deltagelse i begivenheder.

Enkelte opfølgninger hører hjemme i opgaver. Arbejde med faser, deltagere og fælles materialer hører hjemme i et projekt.

Projektfelter

Projektposter kan indeholde:

• Navn og beskrivelse: lokaliserede tekstfelter.
• Startdato og slutdato: valgfrie datoer til projektplanlægning.
• Status: aktiv, afsluttet, sat på pause eller annulleret.
• Organisation: den organisation, der ejer projektet.
• Oprettet af: den bruger, der oprettede projektet.
• Tildelte kunder: kontakter, der er ansvarlige for eller forbundet med projektet.
• Deltagere og deltagergrupper: kunder med valgfri roller, noter og gruppering.
• Milepæle: ordnede faser eller leverancer.
• Opgaver og opgaveskabeloner: arbejde på projekt- eller milepælsniveau.
• Protokoller: projektrelaterede interaktionslogge.
• Dokumenter: filer, der er knyttet til projektet.
• Begivenheder: organisationsbegivenheder, der er knyttet til projektet.
• Mails og indgående e-mails: kommunikation, der er knyttet til projektet.

Projektliste

Projektlisten viser vigtige planlægningsfelter:

• Navn.
• Status.
• Startdato.
• Slutdato.
• Antal deltagere.

Den kan også filtreres til Vis kun tildelte, hvilket er vigtigt i arbejdsgange med tilladelser, der kun gælder for tildelte.

Faner med projektdetaljer

Projektdetaljer kan omfatte:

• Tidslinje: samlet visning af projektaktivitet.
• Konfiguration: projektnavn, beskrivelse, datoer, status og tilknyttede kunder.
• Deltagere: kunder, der deltager i projektet, inklusive rolle og noter.
• Milepæle: ordnede faser med egen status, datoer, tilknyttede kunder, opgaver, skabeloner og protokoller.
• Opgaver: projektets opgaveliste.
• Protokoller: historik over projektinteraktioner.
• Dokumenter: filer, der er knyttet til projektet.
• Begivenheder: organisationsbegivenheder, der er knyttet til projektet.
• Mails: udgående eller projektrelateret kommunikation.

Faner vises baseret på tilladelser og den tilgængelige projektkontekst.

Milepæle

Milepæle opdeler projektarbejdet i faser. En milepæl kan indeholde:

• Navn og beskrivelse.
• Status.
• Start- og slutdatoer.
• Rækkefølge.
• Tilknyttede kunder.
• Opgaver.
• Opgaveskabeloner.
• Protokoller.

Milepæle egner sig godt til faser som forberedelse, produktion, opfølgning, gennemgang, kontrakt, onboarding eller levering.

Deltagere og grupper

Projektdeltagere er kunder, der er knyttet til projektet. De kan have:

• Rolle.
• Noter.
• Valgfri deltagergruppe.

Deltagergrupper gør større projekter lettere at overskue. Et eventprojekt kan for eksempel gruppere sponsorer, talere, leverandører, internt personale og VIP-kontakter.

Tilknytning af begivenheder

Projekter kan knyttes til organisationsbegivenheder, når afviklingen af begivenhederne indgår i en bredere driftsplan.

Eksempler:

• Et konferenceprojekt knytter flere konferencesessioner til projektet.
• Et projekt for en hospitality-partner knytter invitation-only-smagninger eller gæsteprogrammer til projektet.
• Et lokalsamfundsprojekt knytter medlemsbegivenheder og opfølgning efter begivenheder til projektet.

Ved fejlfinding af adfærd i forbindelse med begivenheder og projekter skal både projektfanen og siden med begivenhedsdetaljer kontrolleres.

Projektets tidslinje

Projektets tidslinje hjælper support og drift med at rekonstruere projektets samlede forløb. Afhængigt af hvad der er knyttet til projektet, kan den samle opgaver, protokoller, milepæle, begivenheder, dokumenter og mailkontekst.

Den er ofte den hurtigste måde at besvare spørgsmål som "Hvad skete der i dette projekt?" eller "Hvorfor blev denne opgave oprettet?"

Tilladelser

Projektnavigation vises, når brugeren har tilladelse til at se en liste over eller læse projekter. Oprettelse, sletning, redigering og rækkehandlinger afhænger af projekttilladelser, ejerskab som opretter, kontekst med kun tildelte projekter og administratorstatus.

Dokumenter i projektfaner kræver også dokumenttilladelser. Hvis projektet findes, men dokumentfanen mangler, skal document liste- og læsetilladelser kontrolleres.

Almindelige supportsituationer

Et projekt mangler

Kontrollér den aktive organisation, projekttilladelser, filteret for kun tildelte projekter, projektstatus, og om brugeren befinder sig i det korrekte organisationsområde.

En deltager mangler

Kontrollér, om kunden er tilføjet som projektdeltager og ikke kun tildelt projektet eller knyttet til en opgave eller begivenhed.

En opgave eller protokol vises ikke i projektet

Kontrollér, om opgaven/protokollen er knyttet til projektet eller kun til en kunde. Milepælsrelaterede elementer kan vises i milepælsvisninger og samlede projektvisninger afhængigt af den aktuelle fane.

En begivenhed er ikke knyttet til projektet

Kontrollér begivenhedens projekttilknytning. Tilknytning til kunde/begivenhed og kobling mellem projekt og begivenhed er forskellige relationer.

Fanen Dokumenter mangler

Kontrollér dokumenttilladelserne. Adgang til projektet giver ikke nødvendigvis adgang til dokumenterne.

Relaterede begreber: Dokumenter, Opgaver.