Projekti

Projekti dugotrajnijem radu pružaju zajednički operativni okvir. Namijenjeni su inicijativama s više dionika, ključnih etapa, dokumenata, događaja, poruka, zapisnika i zadataka.

Izrada projekta i dodavanje kontakata

1. Otvoriti Projekte i odabrati Izradi.
2. Unijeti Naziv, odabrati status te, prema potrebi, početni i završni datum, a zatim odabrati Spremi.
3. Otvoriti spremljeni projekt i odabrati Sudionici.
4. Odabrati Dodaj sudionike, odabrati kontakte i potvrditi odabir.

Kontakti dodani kao Sudionici dio su projekta. Dodijeljeni kontakti u konfiguraciji projekta zasebna su dodjela koja određuje tko je odgovoran za rad sa zapisom ili ima dopuštenje za taj rad.

Namjena projekata

Projekti su prikladni za rad koji zahtijeva više strukture od jednog zadatka za naknadno praćenje.

Primjeri:

• Serija ponavljajućih događaja s pozvanim osobama, stranicama događaja, dokumentima, projektnim zadacima i biltenima.
• Partnerstvo u ugostiteljstvu s organizacijom, osobama koje donose odluke, ponudama, sastancima i zadacima za naknadno praćenje.
• Kampanja za odredište s kontaktima partnera, ključnim etapama, datotekama i događajima.
• Interni plan uvođenja s osobama sudionicama, ključnim etapama i operativnim zapisnicima.
• Proces uvođenja članova ili sponzora sa zadacima, dokumentima i sudjelovanjem na događajima.

Pojedinačna naknadna praćenja pripadaju zadacima. Rad s fazama, sudionicima i zajedničkim materijalima pripada projektu.

Polja projekta

Zapisi projekata mogu sadržavati:

• Naziv i opis: lokalizirana tekstualna polja.
• Početni datum i završni datum: neobavezni datumi za planiranje projekta.
• Status: aktivan, dovršen, na čekanju ili otkazan.
• Organizacija: organizacija kojoj projekt pripada.
• Izradio: osoba koja je izradila projekt.
• Dodijeljeni klijenti: kontakti odgovorni za projekt ili povezani s njim.
• Sudionici i grupe sudionika: klijenti s neobaveznim ulogama, bilješkama i grupiranjem.
• Ključne etape: poredane faze ili isporučivi rezultati.
• Zadaci i predlošci zadataka: rad na razini projekta ili ključne etape.
• Zapisnici: zapisnici interakcija povezanih s projektom.
• Dokumenti: datoteke povezane s projektom.
• Događaji: događaji organizacije povezani s projektom.
• Poruke i dolazne e-poruke: komunikacija povezana s projektom.

Popis projekata

Popis projekata prikazuje ključna polja za planiranje:

• Naziv.
• Status.
• Početni datum.
• Završni datum.
• Broj sudionika.

Može se filtrirati i na Prikaži samo dodijeljene, što je važno za tijekove rada s dozvolama ograničenima na dodijeljene zapise.

Kartice s pojedinostima projekta

Pojedinosti projekta mogu uključivati:

• Vremenska crta: objedinjeni prikaz aktivnosti projekta.
• Konfiguracija: naziv projekta, opis, datumi, status i dodijeljeni klijenti.
• Sudionici: klijenti koji sudjeluju u projektu, uključujući ulogu i bilješke.
• Prekretnice: faze poredane redoslijedom, s vlastitim statusom, datumima, dodijeljenim klijentima, zadacima, predlošcima i zapisnicima.
• Zadaci: popis zadataka projekta.
• Zapisnici: povijest interakcija u projektu.
• Dokumenti: datoteke povezane s projektom.
• Događaji: događaji organizacije povezani s projektom.
• Poruke e-pošte: odlazna komunikacija ili komunikacija povezana s projektom.

Kartice se prikazuju na temelju dopuštenja i dostupnog konteksta projekta.

Prekretnice

Prekretnice dijele rad na projektu u faze. Prekretnica može sadržavati:

• Naziv i opis.
• Status.
• Početni i završni datum.
• Redoslijed.
• Dodijeljene klijente.
• Zadatke.
• Predloške zadataka.
• Zapisnike.

Prekretnice su prikladne za faze kao što su priprema, produkcija, naknadno praćenje, pregled, ugovaranje, uvođenje ili isporuka.

Sudionici i grupe

Sudionici projekta su klijenti povezani s projektom. Mogu imati:

• Ulogu.
• Bilješke.
• Neobaveznu grupu sudionika.

Grupe sudionika pomažu održati preglednost većih projekata. Na primjer, projekt događaja može obuhvaćati grupe sponzora, govornika, dobavljača, internog osoblja i VIP kontakata.

Povezivanje događaja

Projekti se mogu povezati s događajima organizacije kada je provedba događaja dio šireg operativnog plana.

Primjeri:

• Projekt konferencije povezuje nekoliko sesija događaja.
• Projekt ugostiteljskog partnera povezuje degustacije ili programe za goste uz pozivnicu.
• Projekt zajednice povezuje događaje za članove i naknadno praćenje nakon događaja.

Pri rješavanju problema s ponašanjem događaja ili projekta provjerite karticu projekta i stranicu s pojedinostima događaja.

Vremenska crta projekta

Vremenska crta projekta pomaže podršci i operativnim timovima rekonstruirati cjelokupni tijek projekta. Ovisno o povezanim stavkama, može objediniti kontekst zadataka, zapisnika, prekretnica, događaja, dokumenata i poruka e-pošte.

Često je to najbrži način za odgovor na pitanja poput „Što se dogodilo na ovom projektu?” ili „Zašto je ovaj zadatak izrađen?”

Dopuštenja

Navigacija projektima prikazuje se kada korisnik može izlistati ili čitati projekte. Stvaranje, brisanje i uređivanje projekata te radnje nad recima ovise o dopuštenjima za projekte, vlasništvu tvorca, kontekstu ograničenom na dodijeljene stavke i statusu osobe s administracijskim pravima.

Dokumenti unutar kartica projekta također zahtijevaju dopuštenja za dokumente. Ako projekt postoji, ali kartica dokumenata nedostaje, provjerite dopuštenja za popis/čitanje document.

Uobičajeni scenariji za podršku

Projekt nedostaje

Provjerite aktivnu organizaciju, dopuštenja za projekte, filtar ograničen na dodijeljene stavke, status projekta i nalazi li se korisnik u ispravnom radnom prostoru organizacije.

Sudionik nedostaje

Provjerite je li klijent dodan kao sudionik projekta, a ne samo dodijeljen projektu ili povezan putem zadatka/događaja.

Zadatak ili zapisnik ne prikazuje se u projektu

Provjerite je li zadatak/protokol povezan s projektom ili samo s korisnikom. Stavke na razini prekretnice mogu se prikazivati u prikazima prekretnica i zbirnim prikazima projekta, ovisno o trenutačnoj kartici.

Događaj nije povezan s projektom

Provjerite poveznicu događaja s projektom. Dodjela događaja/korisnika i povezivanje projekta s događajem dvije su različite veze.

Nedostaje kartica dokumenata

Provjerite dopuštenja za dokumente. Pristup projektu sam po sebi ne jamči pristup dokumentima.

Povezani pojmovi: Dokumenti, Zadaci.