Projekt
Projekt ger långvarigt arbete en gemensam operativ struktur. De är avsedda för initiativ med flera intressenter, milstolpar, dokument, evenemang, e-postmeddelanden, protokoll och uppgifter.
Skapa ett projekt och lägga till kontakter
- Öppna Projekt och välj Skapa.
- Ange Namn, välj status och, vid behov, start- och slutdatum. Välj sedan Spara.
- Öppna det sparade projektet och välj Deltagare.
- Välj Lägg till deltagare, välj kontakterna och bekräfta urvalet.
Kontakter som läggs till som Deltagare ingår i projektet. Tilldelade kontakter i projektkonfigurationen är en separat tilldelning som anger vilka som ansvarar för eller har behörighet att arbeta med posten.
Vad projekt används till
Projekt passar för arbete som kräver mer struktur än en enskild uppföljningsuppgift.
Exempel:
- En återkommande evenemangsserie med inbjudna personer, evenemangssidor, dokument, projektuppgifter och nyhetsbrev.
- Ett partnerskap inom hotell- och besöksnäringen med ett företag, beslutsfattare, förslag, möten och uppföljningsuppgifter.
- En destinationskampanj med partnerkontakter, milstolpar, filer och evenemang.
- En intern implementeringsplan med deltagare, milstolpar och operativa protokoll.
- En introduktionsprocess för medlemmar eller sponsorer med uppgifter, dokument och deltagande i evenemang.
Enskilda uppföljningar hör hemma i uppgifter. Arbete med faser, deltagare och gemensamma arbetsmaterial hör hemma i ett projekt.
Projektfält
Projektposter kan innehålla:
- Namn och beskrivning: lokaliserade textfält.
- Startdatum och slutdatum: valfria datum för projektplanering.
- Status: aktivt, slutfört, pausat eller avbrutet.
- Organisation: ägande organisation.
- Skapat av: personen som skapade projektet.
- Tilldelade kunder: kontakter som ansvarar för eller är kopplade till projektet.
- Deltagare och deltagargrupper: kunder med valfria roller, anteckningar och gruppering.
- Milstolpar: ordnade faser eller leveranser.
- Uppgifter och uppgiftsmallar: arbete på projekt- eller milstolpenivå.
- Protokoll: loggar över projektrelaterade interaktioner.
- Dokument: filer som är kopplade till projektet.
- Evenemang: organisationens evenemang som är kopplade till projektet.
- E-postmeddelanden och inkommande e-post: kommunikation som hör samman med projektet.
Projektlista
Projektlistan visar viktiga planeringsfält:
- Namn.
- Status.
- Startdatum.
- Slutdatum.
- Antal deltagare.
Det går även att filtrera till Visa endast tilldelade, vilket är viktigt i arbetsflöden med behörigheter för enbart tilldelade poster.
Flikar i projektvyn
Projektuppgifterna kan innehålla:
- Tidslinje: samlad vy över projektaktiviteten.
- Konfiguration: projektnamn, beskrivning, datum, status och tilldelade kunder.
- Deltagare: kunder som deltar i projektet, inklusive roll och anteckningar.
- Milstolpar: ordnade faser med egen status, datum, tilldelade kunder, uppgifter, mallar och protokoll.
- Uppgifter: projektets uppgiftslista.
- Protokoll: projektets interaktionshistorik.
- Dokument: filer som är kopplade till projektet.
- Evenemang: organisationshändelser som är kopplade till projektet.
- E-post: utgående eller relaterad projektkommunikation.
Flikar visas utifrån behörigheter och tillgänglig projektkontext.
Milstolpar
Milstolpar delar upp projektarbetet i faser. En milstolpe kan innehålla:
- Namn och beskrivning.
- Status.
- Start- och slutdatum.
- Ordning.
- Tilldelade kunder.
- Uppgifter.
- Uppgiftsmallar.
- Protokoll.
Milstolpar passar bra för faser som förberedelse, produktion, uppföljning, granskning, avtal, introduktion eller leverans.
Deltagare och grupper
Projektets deltagare är kunder som är kopplade till projektet. De kan ha:
- Roll.
- Anteckningar.
- Valfri deltagargrupp.
Deltagargrupper gör större projekt mer överskådliga. I ett evenemangsprojekt kan exempelvis sponsorer, talare, leverantörer, intern personal och VIP-kontakter grupperas.
Länka evenemang
Projekt kan länkas till organisationens evenemang när genomförandet av ett evenemang ingår i en bredare operativ plan.
Exempel:
- Ett konferensprojekt länkar flera programpunkter.
- Ett projekt med en hotell- eller restaurangpartner länkar provningar eller gästprogram endast för inbjudna.
- Ett communityprojekt länkar medlemsevenemang och uppföljning efter evenemanget.
Vid felsökning av beteenden mellan evenemang och projekt bör både projektfliken och evenemangets detaljsida kontrolleras.
Projektets tidslinje
Projektets tidslinje hjälper support och drift att återskapa projektets fullständiga händelseförlopp. Beroende på vad som är länkat kan den samla uppgifter, protokoll, milstolpar, evenemang, dokument och e-postkontext.
Det är ofta det snabbaste sättet att besvara frågor som ”Vad hände i det här projektet?” eller ”Varför skapades den här uppgiften?”
Behörigheter
Projektnavigering visas när det går att lista eller läsa projekt. Skapande, borttagning och redigering av projekt samt radåtgärder beror på projektbehörigheter, ägarskap för skaparen, kontexten ”endast tilldelade” och administratörsstatus.
Dokument i projektflikar kräver även dokumentbehörigheter. Om projektet finns men dokumentfliken saknas, kontrollera document listnings- och läsbehörigheter.
Vanliga supportsituationer
Ett projekt saknas
Kontrollera aktiv organisation, projektbehörigheter, filtret ”endast tilldelade”, projektstatus och att personen arbetar i rätt organisationsarbetsyta.
En deltagare saknas
Kontrollera att kunden är kopplad som projektdeltagare, inte bara tilldelad projektet eller länkad via en uppgift eller ett evenemang.
En uppgift eller ett protokoll visas inte i projektet
Kontrollera om uppgiften/protokollet är kopplat till projektet eller endast till en kund. Objekt på milstolpenivå kan visas i milstolpevyer och i projektets aggregerade vyer beroende på vilken flik som är aktiv.
En händelse är inte kopplad till projektet
Kontrollera händelsens projektkoppling. Tilldelning av händelse/kund och koppling mellan projekt och händelse är olika relationer.
Fliken Dokument saknas
Kontrollera dokumentbehörigheterna. Projektåtkomst innebär inte automatiskt åtkomst till dokument.