Projektek
A projektek a hosszabb távú munkákat közös operatív keretbe foglalják. Olyan kezdeményezésekhez készültek, amelyekben több érintett, mérföldkövek, dokumentumok, események, levelek, jegyzőkönyvek és feladatok szerepelnek.
Projekt létrehozása és kapcsolatok hozzáadása
- Nyissa meg a Projektek menüpontot, majd válassza a Létrehozás lehetőséget.
- Adja meg a nevet, válassza ki az állapotot, szükség esetén pedig a kezdő- és záródátumot, majd válassza a Mentés lehetőséget.
- Nyissa meg a mentett projektet, majd válassza a Résztvevők lehetőséget.
- Válassza a Résztvevők hozzáadása lehetőséget, jelölje ki a kapcsolatokat, majd erősítse meg a kiválasztást.
A résztvevőként hozzáadott kapcsolatok a projekt részét képezik. A projektbeállításokban megadott hozzárendelt kapcsolatok ettől különálló hozzárendelést jelentenek, amely meghatározza, kik felelősek a rekordért, illetve kik dolgozhatnak vele.
Mire szolgálnak a projektek
A projektek olyan munkákhoz illenek, amelyek több struktúrát igényelnek egyetlen utánkövetési feladatnál.
Példák:
- Rendszeresen ismétlődő eseménysorozat meghívottakkal, eseményoldalakkal, dokumentumokkal, projektfeladatokkal és hírlevelekkel.
- Vendéglátóipari partnerség egy vállalattal, döntéshozókkal, ajánlatokkal, megbeszélésekkel és utánkövetési feladatokkal.
- Desztinációs kampány partneri kapcsolatokkal, mérföldkövekkel, fájlokkal és eseményekkel.
- Belső megvalósítási terv résztvevőkkel, mérföldkövekkel és operatív jegyzőkönyvekkel.
- Tagok vagy támogatók beléptetési folyamata feladatokkal, dokumentumokkal és eseményeken való részvétellel.
Az egyszeri utánkövetések feladatokhoz tartoznak. A fázisokat, résztvevőket és közösen használt anyagokat magában foglaló munka projekthez tartozik.
Projektmezők
A projektrekordok az alábbi adatokat tartalmazhatják:
- Név és leírás: lokalizált szövegmezők.
- Kezdődátum és záródátum: opcionális projekttervezési dátumok.
- Állapot: aktív, befejezett, felfüggesztett vagy törölt.
- Szervezet: a projekt tulajdonos szervezete.
- Létrehozta: a projektet létrehozó személy.
- Hozzárendelt ügyfelek: a projektért felelős vagy ahhoz kapcsolódó kapcsolatok.
- Résztvevők és résztvevői csoportok: opcionális szerepkörökkel, megjegyzésekkel és csoportosítással rendelkező ügyfelek.
- Mérföldkövek: sorrendbe rendezett fázisok vagy teljesítendő eredmények.
- Feladatok és feladatsablonok: projekt- vagy mérföldkőszintű munka.
- Jegyzőkönyvek: a projekthez kapcsolódó interakciós naplók.
- Dokumentumok: a projekthez kapcsolt fájlok.
- Események: a projekthez kapcsolt szervezeti események.
- Levelek és beérkező e-mailek: a projekthez kapcsolódó kommunikáció.
Projektlista
A projektlista a legfontosabb tervezési mezőket jeleníti meg:
- Név.
- Állapot.
- Kezdődátum.
- Záródátum.
- Résztvevők száma.
A lista a Csak a hozzám rendelteket jelenítse meg szűrővel is szűkíthető, ami fontos a kizárólag hozzárendelésen alapuló jogosultsági folyamatoknál.
Projekt részleteinek lapjai
A projekt részletei az alábbiakat tartalmazhatják:
- Idővonal: a projekttevékenységek kombinált nézete.
- Konfiguráció: projekt neve, leírása, dátumai, állapota és hozzárendelt ügyfelei.
- Résztvevők: a projektben részt vevő ügyfelek, szerepkörrel és megjegyzésekkel.
- Mérföldkövek: rendezett szakaszok saját állapottal, dátumokkal, hozzárendelt ügyfelekkel, feladatokkal, sablonokkal és jegyzőkönyvekkel.
- Feladatok: a projekt feladatlistája.
- Jegyzőkönyvek: a projekttel kapcsolatos interakciók előzményei.
- Dokumentumok: a projekthez kapcsolódó fájlok.
- Események: a projekthez kapcsolódó szervezeti események.
- E-mailek: a projekthez kapcsolódó vagy kimenő kommunikáció.
A lapok a jogosultságok és az elérhető projektkörnyezet alapján jelennek meg.
Mérföldkövek
A mérföldkövek szakaszokra bontják a projektmunkát. Egy mérföldkő többek között a következőket tartalmazhatja:
- Név és leírás.
- Állapot.
- Kezdő- és záródátum.
- Sorrend.
- Hozzárendelt ügyfelek.
- Feladatok.
- Feladatsablonok.
- Jegyzőkönyvek.
A mérföldkövek jól használhatók például az előkészítés, a gyártás, az utókövetés, az ellenőrzés, a szerződéskötés, a bevezetés vagy a teljesítés szakaszainak kezelésére.
Résztvevők és csoportok
A projekt résztvevői a projekthez kapcsolt ügyfelek. A következő adatokkal rendelkezhetnek:
- Szerepkör.
- Megjegyzések.
- Opcionális résztvevői csoport.
A résztvevői csoportok segítenek áttekinthetővé tenni a nagyobb projekteket. Egy rendezvényprojektben például szponzorok, előadók, beszállítók, belső munkatársak és kiemelt kapcsolattartók csoportosíthatók.
Események összekapcsolása
A projektek szervezeti eseményekhez kapcsolhatók, ha az esemény lebonyolítása egy átfogóbb operatív terv része.
Példák:
- Egy konferenciaprojekt több eseményüléshez kapcsolható.
- Egy vendéglátóipari partner projektje meghívásos kóstolókhoz vagy vendégprogramokhoz kapcsolható.
- Egy közösségi projekt a tagok eseményeihez és az esemény utáni utókövetéshez kapcsolható.
Az eseményekkel vagy projektekkel kapcsolatos problémák kivizsgálásakor ellenőrizni kell a projekt lapját és az esemény részletező oldalát is.
Projekt-idővonal
A projekt-idővonal segít az ügyfélszolgálati és operatív csapatoknak rekonstruálni a projekt teljes történetét. A kapcsolatoktól függően egyesítheti a feladatokat, jegyzőkönyveket, mérföldköveket, eseményeket, dokumentumokat és az e-mailekhez kapcsolódó információkat.
Gyakran ez adja a leggyorsabb választ az olyan kérdésekre, mint például: „Mi történt ezzel a projekttel?” vagy „Miért jött létre ez a feladat?”
Jogosultságok
A projektnavigáció akkor jelenik meg, ha a személy jogosult projektek listázására vagy olvasására. A projektek létrehozása, törlése, szerkesztése és a sorok műveletei a projektjogosultságoktól, a létrehozó tulajdonjogától, a csak hozzárendelt elemeket megjelenítő környezettől és az adminisztrátori állapottól függenek.
A projektlapokon található dokumentumokhoz dokumentumjogosultságok is szükségesek. Ha a projekt létezik, de a dokumentumok lap hiányzik, ellenőrizni kell a document listázási/olvasási jogosultságokat.
Gyakori támogatási esetek
Hiányzó projekt
Ellenőrizni kell az aktív szervezetet, a projektjogosultságokat, a csak hozzárendelt elemeket megjelenítő szűrőt, a projekt állapotát, valamint azt, hogy a személy a megfelelő szervezeti munkaterületen van-e.
Hiányzó résztvevő
Ellenőrizni kell, hogy az ügyfél projekt-résztvevőként van-e hozzáadva, nem csupán a projekthez rendelve vagy egy feladaton/eseményen keresztül kapcsolva.
Egy feladat vagy jegyzőkönyv nem jelenik meg a projektben
Ellenőrizze, hogy a feladat/protokoll kapcsolódik-e a projekthez, vagy csak egy ügyfélhez. A mérföldkőszintű elemek a mérföldkőnézetekben és a projekt összesített nézeteiben is megjelenhetnek az aktuális laptól függően.
Egy esemény nem kapcsolódik a projekthez
Ellenőrizze az esemény projekthivatkozását. Az esemény/ügyfél-hozzárendelés és a projekt/esemény-kapcsolat két különböző kapcsolat.
Hiányzik a dokumentumok lap
Ellenőrizze a dokumentumokhoz kapcsolódó jogosultságokat. A projekthez való hozzáférés önmagában nem garantál hozzáférést a dokumentumokhoz.
Kapcsolódó fogalmak: Dokumentumok, Feladatok.