Projecten

Projecten bieden langduriger werk een gedeelde operationele structuur. Ze zijn bedoeld voor initiatieven met meerdere belanghebbenden, mijlpalen, documenten, evenementen, e-mails, protocollen en taken.

Een project aanmaken en contacten toevoegen

1. Projecten openen en Aanmaken selecteren.
2. De Naam invoeren, de status kiezen en indien nodig de begin- en einddatum instellen. Vervolgens Opslaan selecteren.
3. Het opgeslagen project openen en Deelnemers selecteren.
4. Deelnemers toevoegen selecteren, de contacten kiezen en de selectie bevestigen.

Als Deelnemers toegevoegde contacten maken deze deel uit van het project. Toegewezen contacten in de projectconfiguratie vormen een afzonderlijke toewijzing voor personen die verantwoordelijk zijn voor het record of ermee mogen werken.

Waarvoor projecten bedoeld zijn

Projecten zijn geschikt voor werk waarvoor meer structuur nodig is dan één opvolgingstaak.

Voorbeelden:

• Een terugkerende evenementenreeks met genodigden, evenementpagina's, documenten, projecttaken en nieuwsbrieven.
• Een horecapartnerschap met een bedrijf, besluitvormers, voorstellen, vergaderingen en opvolgingstaken.
• Een bestemmingscampagne met partnercontacten, mijlpalen, bestanden en evenementen.
• Een intern implementatieplan met deelnemers, mijlpalen en operationele protocollen.
• Een onboardingproces voor leden of sponsors met taken, documenten en deelname aan evenementen.

Losse opvolgingen horen thuis in taken. Werk met fasen, deelnemers en gedeelde materialen hoort thuis in een project.

Projectvelden

Projectrecords kunnen het volgende bevatten:

• Naam en beschrijving: gelokaliseerde tekstvelden.
• Begindatum en einddatum: optionele planningsdatums voor het project.
• Status: actief, voltooid, gepauzeerd of geannuleerd.
• Organisatie: organisatie waaraan het project toebehoort.
• Aangemaakt door: persoon die het project heeft aangemaakt.
• Toegewezen klanten: contacten die verantwoordelijk zijn voor het project of ermee verbonden zijn.
• Deelnemers en deelnemersgroepen: klanten met optionele rollen, notities en groepsindeling.
• Mijlpalen: geordende fasen of op te leveren resultaten.
• Taken en taaksjablonen: werk op projectniveau of mijlpaalniveau.
• Protocollen: logboeken van projectgerelateerde interacties.
• Documenten: aan het project gekoppelde bestanden.
• Evenementen: aan het project gekoppelde evenementen van de organisatie.
• E-mails en binnenkomende e-mails: communicatie die verband houdt met het project.

Projectlijst

De projectlijst toont belangrijke planningsvelden:

• Naam.
• Status.
• Begindatum.
• Einddatum.
• Aantal deelnemers.

De lijst kan ook worden gefilterd op Alleen toegewezen tonen, wat belangrijk is voor workflows met machtigingen die uitsluitend aan toegewezen personen zijn verleend.

Tabbladen met projectdetails

Projectdetails kunnen het volgende bevatten:

• Tijdlijn: gecombineerde weergave van projectactiviteiten.
• Configuratie: projectnaam, beschrijving, datums, status en toegewezen klanten.
• Deelnemers: klanten die aan het project deelnemen, inclusief rol en notities.
• Mijlpalen: geordende fasen met een eigen status, datums, toegewezen klanten, taken, sjablonen en protocollen.
• Taken: takenlijst van het project.
• Protocollen: interactiegeschiedenis van het project.
• Documenten: aan het project gekoppelde bestanden.
• Gebeurtenissen: organisatiegebeurtenissen die aan het project zijn gekoppeld.
• E-mails: uitgaande of aan het project gerelateerde communicatie.

Tabbladen worden weergegeven op basis van machtigingen en de beschikbare projectcontext.

Mijlpalen

Mijlpalen verdelen projectwerk in fasen. Een mijlpaal kan het volgende bevatten:

• Naam en beschrijving.
• Status.
• Start- en einddatums.
• Volgorde.
• Toegewezen klanten.
• Taken.
• Taaksjablonen.
• Protocollen.

Mijlpalen zijn geschikt voor fasen zoals voorbereiding, productie, opvolging, beoordeling, contract, onboarding of levering.

Deelnemers en groepen

Projectdeelnemers zijn klanten die aan het project zijn gekoppeld. Zij kunnen het volgende hebben:

• Rol.
• Notities.
• Optionele deelnemersgroep.

Deelnemersgroepen helpen om grotere projecten overzichtelijk te houden. Zo kan een evenementenproject sponsors, sprekers, leveranciers, interne medewerkers en VIP-contacten groeperen.

Gebeurtenissen koppelen

Projecten kunnen aan organisatiegebeurtenissen worden gekoppeld wanneer de uitvoering van een evenement deel uitmaakt van een breder operationeel plan.

Voorbeelden:

• Een conferentieproject koppelt verschillende programmasessies.
• Een project met een hospitalitypartner koppelt proeverijen op uitnodiging of gastenprogramma's.
• Een communityproject koppelt ledenevenementen en opvolging na het evenement.

Controleer bij problemen met gebeurtenissen of projecten zowel het projecttabblad als de detailpagina van de gebeurtenis.

Projecttijdlijn

De projecttijdlijn helpt support en operations om het volledige verloop van een project te reconstrueren. Afhankelijk van de gekoppelde informatie kan de tijdlijn taken, protocollen, mijlpalen, gebeurtenissen, documenten en e-mailcontext combineren.

Dit is vaak de snelste manier om vragen te beantwoorden zoals "Wat is er in dit project gebeurd?" of "Waarom is deze taak aangemaakt?"

Machtigingen

Projectnavigatie wordt weergegeven wanneer de gebruiker projecten kan weergeven of lezen. Het aanmaken, verwijderen en bewerken van projecten en rijacties zijn afhankelijk van projectmachtigingen, eigenaarschap van de maker, de context voor uitsluitend toegewezen projecten en de beheerdersstatus.

Voor documenten in projecttabbladen zijn ook documentmachtigingen vereist. Als het project bestaat maar het tabblad Documenten ontbreekt, controleer dan de machtigingen voor het weergeven/lezen van document.

Veelvoorkomende supportsituaties

Een project ontbreekt

Controleer de actieve organisatie, projectmachtigingen, het filter voor uitsluitend toegewezen projecten, de projectstatus en of de gebruiker zich in de juiste organisatiewerkruimte bevindt.

Een deelnemer ontbreekt

Controleer of de klant als projectdeelnemer aan het project is gekoppeld en niet alleen aan het project is toegewezen of via een taak/gebeurtenis is gekoppeld.

Een taak of protocol wordt niet in het project weergegeven

Controleer of de taak/het protocol aan het project is gekoppeld of alleen aan een klant. Items op mijlpaalniveau kunnen in mijlpaalweergaven en geaggregeerde projectweergaven verschijnen, afhankelijk van het huidige tabblad.

Een gebeurtenis is niet aan het project gekoppeld

Controleer de projectkoppeling van de gebeurtenis. De toewijzing van een gebeurtenis aan een klant en de koppeling van een project aan een gebeurtenis zijn verschillende relaties.

Het tabblad Documenten ontbreekt

Controleer de documentrechten. Toegang tot het project biedt niet automatisch toegang tot documenten.

Gerelateerde concepten: Documenten, Taken.