Tapahtumat

Scoutellon tapahtumatyökalut kattavat aikataulutuksen, osallistumisen, operatiiviset hallintatoiminnot, kaupankäyntiin liittyvät lippurakenteet sekä vieraille suunnatut laskeutumissivut tapahtumien löytämistä ja vuorovaikutusta varten.

Tapahtumat yhdistävät CRM:n, vieraille suunnatut verkkosovellukset ja kaupankäynnin. Niitä voidaan käyttää konferensseihin, työpajoihin, vieraanvaraisuustapahtumiin, jäsenkokoontumisiin, kohdeohjelmiin, sisäisiin tilaisuuksiin tai avoimiin elämyksiin.

Keskeiset käsitteet

• Organisaation tapahtuma: Organisaatiokohtainen tapahtumatietue, jota hallitaan /organizations/:id/events.
• Osallistujat: Tiettyyn tapahtumaan liittyvät osallistuja- tai kutsuttutietueet, jotka voidaan haluttaessa yhdistää CRM-asiakkaisiin.
• Asiakkaat: CRM:n laajemmat kontaktitietueet, joihin voi tallentua yhden tapahtuman ylittävää historiaa.
• Laskeutumissivut ja ruudut: Vieraille suunnatut tapahtumasivut, ohjelmat, aluekartat, chatit, arvonnat, äänestykset, verkostoituminen ja muut vuorovaikutusmoduulit.
• Tilaukset ja maksut: Lipunmyynti- tai kassaprosessien luomat kaupankäyntitietueet.
• Sähköpostimallit ja uutiskirjeet: Viestintäkanavat vahvistuksia, muistutuksia, päivityksiä ja jälkiviestintää varten.

Tyypillinen tapahtumatyönkulku

1. Luo tapahtuma aktiiviseen organisaatioon.
2. Lisää päivämäärät, paikka- ja osoitetiedot, tunnisteet, kuvaukset ja vastuuhenkilöt.
3. Määritä osallistujaryhmät, ilmoittautumisasetukset, lipunmyynti tai käyttöoikeussäännöt tarvittaessa.
4. Liitä tapahtumaan laskeutumissivu tai luo sellainen vieraille suunnattuja tietoja ja tapahtumaruutuja varten.
5. Valmistele sähköpostimallit, uutiskirjeet, widgetit tai QR-linkit markkinointia varten.
6. Seuraa tapahtuman aikana osallistujia, sisäänkirjautumista, kysymyksiä, verkostoitumista tai vuorovaikutusmoduuleja.
7. Yhdistä tapahtuman jälkeen seurantatehtävät, pöytäkirjat, asiakirjat ja asiakashistoria CRM:ssä.

Vierasvuorovaikutus

Tapahtumat toimivat parhaiten, kun operatiivinen tietue ja vieraille suunnattu verkkosovellus käyttävät samaa totuuden lähdettä. Julkisella laskeutumissivulla voidaan näyttää:

• Aikataulu- ja sijaintitiedot.
• Aluekartat ja paikat.
• Yhteydenottolomakkeet ja usein kysytyt kysymykset.
• Verkostoitumisen, äänestyksen, tietovisan, arvonnan, chatin tai mediagallerian ruudut.
• Tarjoukset ja sponsorisisällöt.
• Lippumyynnin tai kassatoiminnon aloituspisteet.

Vieraat etenevät selaimessa, kun taas tiimi pitää osallistuja-, sisältö- ja seurantatiedot hallinnassa koontinäytössä.

Tukitarkistukset

Tapahtumien vianmäärityksessä selvitä, liittyykö ongelma organisaation tapahtumatietueeseen, vieraille suunnattuun laskeutumissivuun, osallistuja- ja asiakaslinkitykseen, sähköpostien toimitukseen vai kassatoimintoon. Henkilöllä voi esimerkiksi olla tapahtuman osallistujatietue ilman odotettua CRM-asiakaslinkitystä, tai tilaus voi olla olemassa, vaikka tapahtuman käyttöoikeus vaatisi vielä selvitystä.

Aiheeseen liittyvät käsitteet: Käyttötapaus: tapahtumat, Koontinäyttö: tapahtumat.