Siirry pääsisältöön

Asiakirjat

Asiakirjat-kirjasto tallentaa tiedostot, joiden tulee pysyä lähellä CRM-tietueita ja operatiivista työtä: PDF-tiedostot, sopimukset, tarjoukset, myyntimateriaalit, ruokalistat, aikataulut, toimintaohjeet, puhujatiedostot, toimittajatiedostot, tapahtuma-asiakirjat ja protokollaliitteet.

Reitti: /organizations/:id/documents

Asiakirjan yksityiskohtien reitti: /organizations/:id/documents/:documentId

Asiakirjoja voi esiintyä myös asiakas-, projekti-, tapahtuma-, protokolla- ja virstanpylväskonteksteissa.

Mitä asiakirjatallenne sisältää​

Asiakirja on organisaatiokohtainen tiedostotallenne. Sillä on omat metatietonsa ja linkit ladattuun tiedostoon, mutta se voidaan yhdistää myös muihin CRM-entiteetteihin.

Asiakirjatallenteet voivat sisältää:

  • Nimi: tiedoston näyttönimi.
  • Tiedostolinkki: tallennettu tiedostoviite ja MIME-tyyppi.
  • Organisaatio: omistava organisaatio.
  • Luonut: käyttäjä, joka latasi tai loi sen.
  • Asiakas: valinnainen asiakaslinkki.
  • Projekti: valinnainen projektilinkki.
  • Tapahtuma: valinnainen tapahtumalinkki.
  • Tunnisteet: asiakirjakohtaiset tunnisteet.
  • Määritetyt käyttäjät: sisäiset käyttäjät, jotka vastaavat asiakirjasta tai joilla on oikeus käsitellä sitä.
  • Määritetyt asiakkaat: asiakirjaan yhdistetyt yhteyshenkilöt.
  • Protokollat: asiakirjaan viittaavat vuorovaikutukset.

Asiakirjojen lähteet​

Asiakirjaluettelo voi sisältää useamman kuin yhden lähdetyypin:

  • Asiakirjatallenteet: ensisijaiset CRM-asiakirjakirjaston merkinnät.
  • Laattapohjaiset PDF-tiedostot: vanhat tai laattapohjaiset PDF-tiedostot, jotka näytetään laskeutumissivun/laatan kontekstista, kun asiakirjaluettelo sisältää laattapohjaisia PDF-tiedostoja.

Tämä ero on tärkeä tuessa: laattapohjainen PDF-tiedosto voi linkittää takaisin laskeutumissivulle, paikkaan tai laattaan normaalin asiakirjan yksityiskohtaisen tallenteen sijaan.

Missä asiakirjoja näkyy​

Asiakirjoja voi avata:

  • Organisaation asiakirjakirjastosta.
  • Asiakkaan tietojen asiakirja-välilehdeltä.
  • Projektin asiakirja-välilehdeltä.
  • Tapahtuman tietojen kontekstista.
  • Protokollatiedoista, joihin asiakirja on liitetty.
  • Lähdelinkeistä, kuten laskeutumissivun PDF-laattakontekstista.

Jos tiedosto näkyy yhdessä paikassa mutta ei toisessa, tarkista, mihin entiteettiin se on linkitetty.

Asiakirjojen luominen ja muokkaaminen​

Käyttäjät, joilla on asiakirjojen muokkausoikeus, voivat luoda asiakirjoja lataamalla tiedoston ja määrittämällä metatiedot.

Yleiset muokattavat suhteet:

  • Asiakas.
  • Projekti.
  • Tapahtuma.
  • Tunnisteet.
  • Määritetyt käyttäjät.
  • Määritetyt asiakkaat.

Asiakirjan linkkien muuttaminen voi vaikuttaa siihen, missä se näkyy. Esimerkiksi projektilinkin poistaminen voi poistaa sen projektin asiakirja-välilehdeltä, vaikka asiakirja säilyykin organisaatiokirjastossa.

Asiakirjat ja protokollat​

Protokollat voivat sisältää tiedostoliitteitä. Nämä tiedostot voivat näkyä liittyvinä asiakirjakonteksteina riippuen siitä, miten ne on tallennettu ja linkitetty.

Tämä suhde auttaa selittämään:

  • Kokousmuistiinpanot liitetyillä PDF-tiedostoilla.
  • Sopimukset, jotka on liitetty puheluprotokollaan.
  • Tapahtuma- tai projektiasiakirjat, joihin on viitattu vuorovaikutuksesta.
  • Tiedostot, jotka näkyvät asiakirjan yksityiskohtaisella sivulla protokollaviitteillä.

Asiakirjat ja projektit​

Projektiasiakirjat pitävät toimitusartefaktit yhdessä paikassa. Yleisiä esimerkkejä:

  • Tarjoukset.
  • Sopimukset.
  • Aikataulut.
  • Sponsorimateriaalit.
  • Pohjapiirrokset.
  • Projektikuvaus.
  • Tapahtuman jälkeiset raportit.

Projektiasiakirjojen näkyvyys riippuu edelleen asiakirja-oikeuksista, vaikka käyttäjä voikin avata projektin.

Asiakirjat ja tapahtumat​

Tapahtumiin linkitetyt asiakirjat voivat tukea osallistujatoimintoja, sisäistä suunnittelua tai vierailijoille tarkoitettuja materiaaleja. Esimerkiksi:

  • Nimikylttipohjat.
  • Tapahtumaohjelmat.
  • Lippujen tarkastusohjeet.
  • Puhujatiedostot.
  • Paikkadokumentit.
  • Sisäiset aikataulut.

Tuessa tulisi tarkistaa, onko asiakirja linkitetty itse tapahtumaan, sen projektiin, asiakkaaseen vai protokollaan.

Oikeudet​

Asiakirjojen navigointi ilmestyy, kun käyttäjällä on oikeus listata tai lukea asiakirjoja. Asiakirjojen luominen, muokkaaminen, poistaminen ja määrittäminen riippuu asiakirja-oikeuksista.

Asiakirjojen käyttöoikeutta voidaan myös rajoittaa pelkästään määritettyyn laajuuteen. Tällöin käyttäjä voi nähdä vain hänelle, hänen asiakkaalleen/jäsenkontekstilleen määritetyt asiakirjat tai asiakirjat, jotka on linkitetty tietueisiin, joihin hänellä on pääsy.

Yleisiä tukitilanteita​

Asiakirja puuttuu​

Varmista ensin aktiivinen organisaatio, asiakirjaoikeudet ja pelkästään määritettyyn laajuuteen rajoitettu asiakirjojen käyttö. Vertaa sitten organisaatiokirjastoa suodatettuihin asiakas-, projekti- tai tapahtumavälilehtiin; tyhjennä haku- ja tunnistesuodattimet; ja varmista, onko tiedosto laattapohjainen PDF eikä ensisijainen asiakirja.

Asiakirja näkyy väärässä lähteessä​

Tarkista asiakirjan asiakas-, projekti-, tapahtuma- ja protokollasuhteet. Lähdemerkintä heijastaa usein tarkinta suhdetta, jonka luettelo voi ratkaista.

Käyttäjä ei voi ladata tai muokata asiakirjoja​

Tarkista asiakirja-muokkausoikeus ja onko käyttäjä estetty tai rajoitettu pelkästään määritettyyn laajuuteen.

Laattapohjaista PDF-tiedostoa ei voi muokata kuten normaalia asiakirjaa​

Laattapohjaiset PDF-tiedostot ovat peräisin laskeutumissivu-/laattakontekstista. Avaa liittyvä laskeutumissivu, laatta, paikka tai PDF-laatan konfiguraatio, jos lähde osoittaa sinne.

Liittyvät käsitteet: Asiakkaat, Tapahtumat.