Yhteystiedot

CRM ja toiminnot -osion Yhteystiedot on Scoutellon yhteystietojen hallinnan keskus. Se sisältää henkilöt, yritykset, toimittajat, jäsenet, kumppanit, vieraat, liidit ja muut tahot, joita organisaatio seuraa myyntiä, vieraanvaraisuutta, tapahtumia, jäsenyyksiä, tukea tai operatiivista seurantaa varten. Taustalla oleviin tietueisiin ja reitteihin viitataan myös asiakkaina.

Reitti: /organizations/:id/customers

Asiakkaan tietojen reitti: /organizations/:id/customers/:customerId

Mitä asiakastietue edustaa

Asiakastietue voi olla perinteinen yhteyshenkilö, mutta se voi edustaa myös muita operatiivisia kokonaisuuksia:

• Henkilöä, joka osallistuu tapahtumaan, vastaanottaa uutiskirjeen tai kirjautuu yksityiseen verkkosovellukseen.
• Yritystä tai asiakastiliä siihen liittyvine henkilöineen ja projekteineen.
• Toimittajaa, kumppania, opasta, sponsoria, puhujaa, tapahtumapaikkaa, yhdistyksen jäsentä, vakituista vierasta tai sisäistä sidosryhmää.
• Tietuetta, joka on luotu manuaalisesti, tuotu tiedostosta, kopioitu toisesta sallitusta organisaatiosta, kerätty tai rikastettu tai luotu vieraille tarkoitetulla lomakkeella tai tapahtumaprosessilla.

Asiakas on hyvä aloituspiste tukea varten, koska monet CRM- ja vieraille tarkoitetut prosessit liitetään lopulta siihen.

Tärkeät kentät

Asiakastietueet voivat sisältää seuraavat tiedot:

• Tunnistetiedot: etunimi, sukunimi, titteli, osasto, tehtävänimike, yrityksen nimi, tyyppi ja liitetty käyttäjätili.
• Yhteystiedot: sähköposti, puhelin, toinen puhelin, verkkosivusto, LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube, XING, Bluesky ja muut sosiaalisen median linkit.
• Luokittelu: tyyppi, tila, lähde, tunnisteet, mukautetut kentät, muistiinpanot, kuvaukset ja järjestys.
• Henkilöprofiilin kentät: ikä, syntymäaika, sukupuoli, persoonapronominit, puhutut kielet, kuvat ja profiilin näkyvyysasetukset.
• Organisaatiokonteksti: omistava organisaatio, siihen liittyvä organisaatio, vastuuhenkilöasiakas, rooli, käyttöoikeudet, kutsun hyväksymisen tila ja jäsenen käyttöoikeus.
• Verkostokonteksti: asiakassuhteet, suosittelut, vastuuyhteydet, osallistuminen projekteihin, nimetyt projektit, tapahtumat, kierrokset, aloitussivut, tarjoukset ja uutiskirjeet.
• Viestintäkonteksti: saapuvat sähköpostit, lähettäjänä lähetetyt sähköpostit, henkilökohtainen lähettäjän paikallisosa, yhteyshenkilön sähköposti, sähköpostin allekirjoitus, uutiskirjetilaukset ja sähköpostiviestinnän eston tila.
• Operatiivinen konteksti: tehtävät, pöytäkirjat, asiakirjat, tapahtumaosallistujat, laskut, yhteydenottolomakkeiden lähetykset, tallennetut merkinnät, lyhytlinkit ja aloitussivujen käyttöoikeus.

Kaikki kentät eivät näy kaikissa lomakkeissa. Näkyvyys riippuu asiakkaan tyypistä, käyttöoikeuksista, organisaation asetuksista ja kulloinkin avoinna olevasta välilehdestä.

Tyypit ja tilat

Kojelaudan käyttämät asiakastyypit:

• Henkilö: yksittäinen yhteyshenkilö, vieras, jäsen, osallistuja, tiimin jäsen tai sidosryhmän edustaja.
• Yritys: yritys tai asiakastili.
• Toimittaja: myyjän tai toimittajan yhteyshenkilö.
• Muu: varavaihtoehto tietueille, jotka eivät sovi vakioluokkiin.

CRM-listoissa käytettävät asiakastilat:

• prospect
• first_contact
• proposal_sent
• in_negotiation
• low_confidence
• won
• lost

Tukipalvelun tulee käsitellä näitä tiloja operatiivisina tunnisteina. Ne auttavat tiimejä suodattamaan ja ymmärtämään myyntiputken tai suhteen tilaa, mutta eivät yksinään myönnä käyttöoikeuksia, lähetä sähköposteja tai muuta tapahtumaosallistumista.

Listanäkymät ja suodattimet

Asiakaslista tukee taulukkonäkymää, mobiililistanäkymää ja kanban-tyylisiä näkymiä. Yleisiä listan toimintoja ovat:

• Haku ja sarakesuodatus, mukaan lukien henkilö- ja yrityskonteksti.
• Tilan ja tyypin näyttäminen.
• Päivityksen ajankohdan vaihteluvälin suodatus.
• Ulkoisesti lisättyjen tietueiden näyttäminen.
• Käyttöoikeuksia sisältävien tietueiden näyttäminen.
• Vain nimettyjen tietueiden näyttäminen.
• Joukkovalinta ja joukk muokkaus sallituissa tapauksissa.

Jos käyttäjä ilmoittaa asiakkaan puuttuvan, tarkista aktiivinen organisaatio, käyttöoikeudet, vain nimettyihin tietueisiin rajattu näkymä, hakuteksti, pikas uodattimet, päivämääräsuodatin ja se, onko tietue toisessa organisaatiossa.

Asiakkaiden luominen ja tuominen

Asianmukaiset käyttöoikeudet omaavat käyttäjät voivat luoda asiakkaita manuaalisesti tai tuoda niitä.

Yleisiä aloituspisteitä:

• Luo: luo uusi asiakastietue.
• Tuo tiedostosta: lataa asiakastiedot tiedostojen tuontiprosessin kautta.
• Tuo organisaatiosta: kopioi sallitut tietueet toisesta organisaatiosta.
• Kerää tai tuo liidejä: käytä tietojen keräysprosessia, jos se on käytössä.

Kun henkilötyyppisiä asiakkaita luodaan tai päivitetään, Scoutello voi tuetuissa prosesseissa liittää olemassa olevan käyttäjätilin sähköpostiosoitteen perusteella. Päällekkäisten sähköpostiosoitteiden tarkistus huomioi organisaation, joten tukipalvelun tulee varmistaa organisaatio ennen kuin päällekkäisyyden oletetaan kuuluvan samaan CRM-aineistoon.

Laskentataulukon tuominen

1. Avaa tiedoston tuontitoiminto Yhteystiedot-osiossa. Valitse esimerkki-/mallimenetelmä tai avustettu sarakekartoitus.
2. Lataa XLSX-, XLS- tai CSV-tiedosto. Valitse käytettävä taulukko sekä otsikko- ja tietorivit.
3. Tarkista sarakekartoitus. Kartoita tarvittavat sarakkeet ja merkitse erikseen ohitettavat sarakkeet.
4. Tarkista muokattavat rivit ja pyydä sitten palvelimen tarkistusta.
5. Tarkista validointiongelmat, päällekkäisten sähköpostiosoitteiden osumat, yrityssuhteet ja ehdotetut luodut tai päivitettävät tietueet. Korjaa estyneet rivit ennen vahvistamista.
6. Vahvista tarkistettu tuonti ja tarkista rivikohtaiset tulokset. Jos tuonti keskeytyy, jatka olemassa olevaa tarkistettua tuontia sen uudelleenyritystoiminnolla.

Tiedoston tarkistaminen tai kartoittaminen ei kirjoita sen yhteystietoja järjestelmään. Tuonti ei lähetä kutsuja tai uutiskirjeitä. Päällekkäinen osuma ja käyttöoikeuksia sisältävä tai jäsenenä oleva yhteyshenkilö kuuluvat eri suojausten piiriin; tarkista tuonnin tarkistusnäkymä sen sijaan, että olettaisit jokaisen osuman korvautuvan.

Jos tarkistus vanhenee ennen tuonnin alkamista, tarkista nykyiset rivit uudelleen. Keskeytyneen tuonnin jälkeen noudata näytettyä istunto- tai palautustilaa ja säilytä onnistuneiden rivien tulokset.

Poistaminen ja palauttaminen

Yhteystiedon poistaminen poistaa sen aktiivisesta luettelosta ja siirtää poistettaviksi kelpaavat tietueet Roskakoriin. Avaa Roskakori tarkistaaksesi poistoajan, poistajan ja pysyvän siivouksen määräajan. Palauta tietue ennen siinä näkyvää määräaikaa. Määräajan jälkeen tietue saattaa odottaa siivousta, eikä sitä välttämättä voi enää palauttaa.

Pysyvä poistaminen edellyttää erillistä vahvistusta ja käyttöoikeustarkistusta. Se asettaa tietueen siivousjonoon, eikä sitä voi käsitellä kumottavana arkistointina. Siivousta odottava tai epäonnistunut tila on tutkittava, eikä sitä pidä tulkita palautetuksi yhteystiedoksi.

Jotkin tietueet on suojattu, koska niihin liittyy organisaation jäsenyys tai käyttöoikeuksia. Vahvista tietuetyyppi ja siihen liittyvät käyttöoikeudet ennen kuin lupaat poistaa tai palauttaa tietueen.

Henkilölle hallintapaneelin käyttöoikeuden antaminen

Hallintapaneelin käyttöoikeus annetaan Yhteystiedot-osiossa olevan henkilön kautta. Hallintapaneelin käyttöoikeuden määritys etenee näin:

1. Avaa Yhteystiedot ja valitse Luo yhteystieto.
2. Valitse Henkilö, anna sähköpostiosoite ja tallenna yhteystieto.
3. Avaa tallennetun yhteystiedon Käyttöoikeus-välilehti.
4. Valitse sopiva rooli ja tallenna käyttöoikeusasetukset.
5. Valitse Lähetä kutsu.

Yhteystiedon luominen tai roolin tallentaminen ei lähetä kutsua automaattisesti. Kutsun lähettää vain lopullinen Lähetä kutsu -toiminto. Kuvaa tämä yhtenä yhteystiedon ja käyttöoikeuden määritysprosessina; hallintapaneelin käyttäjät eivät tarvitse erillistä alustatiliä tai sisäistä hallinta-aluetta.

Asiakkaan tietojen välilehdet

Olemassa olevissa asiakastietueissa voi olla useita välilehtiä:

• Yleiskatsaus: yhteystiedon keskeiset tiedot ja pikatoiminnot.
• Lisäasetukset: asiakkaan yksityiskohtaiset lomakekentät ja uutiskirjeen tilausasetukset.
• Suhteet: suorat suhteet muihin asiakkaisiin.
• Suosittelut: kuka suositteli tätä asiakasta ja kenelle tämä asiakas on tehnyt suosittelun.
• Protokollat: asiakkaan vuorovaikutushistoria.
• Asiakirjat: asiakkaaseen liittyvät tiedostot.
• Tehtävät: asiakkaaseen liittyvät seurantatehtävät.
• Sähköpostit: asiakkaan saapuvien ja lähtevien sähköpostien tiedot.
• Tapahtumat: tapahtumiin osallistuminen ja tapahtumalinkit henkilötietueissa.
• Käyttöoikeus: henkilötietueiden profiili-, rooli-, käyttöoikeus- ja verkkosovelluksen käyttöasetukset, jos niitä voi muokata.

Välilehdet näkyvät vain, jos käyttäjällä on tarvittavat roolioikeudet, organisaatiolla on vaadittu moduulikäyttöoikeus ja asiakastyyppi tukee kyseistä välilehteä. Perustason yhteystietojen hallinta on käytettävissä maksuttomassa perustasossa; edistyneet CRM-suhteet, historia ja integraatiot edellyttävät CRM:ää modulaarisissa organisaatioissa.

Pikatoiminnot

Asiakasluetteloissa ja tietosivuilla käyttäjät voivat ehkä:

• Luoda protokollan.
• Luoda tehtävän.
• Kirjoittaa sähköpostin.
• Lisätä asiakkaan uutiskirjeeseen.
• Lisätä asiakkaan tapahtumaan.
• Lisätä asiakkaan projektiin.
• Lisätä suhteen.
• Poistaa ulkoisesti lisätyt merkinnät.
• Muokata tai poistaa valitut asiakkaat joukkona.

Käytettävissä olevat toiminnot riippuvat aktiivisen käyttäjän roolista, estetystä tilasta, asiakastyypistä, organisaation jäsenyydestä ja entiteetin käyttöoikeuksista.

Miten asiakkaat liittyvät muihin moduuleihin

• Protokollat selittävät, mitä asiakkaan kanssa on tapahtunut.
• Tehtävät osoittavat, mitä on vielä tehtävä.
• Asiakirjat sisältävät asiakkaaseen liittyvät tiedostot.
• Projektit näyttävät asiakkaaseen liittyvät pitkäkestoisemmat hankkeet.
• Uutiskirjeet näyttävät tilaus- ja kampanjaluettelon tiedot.
• Sähköposti näyttää keskustelut sekä lähettäjä- ja vastaanottajatiedot.
• Tapahtumat näyttävät kutsut, osallistumisen, liput, ilmoittautumisen tilan ja asiakkaan määritykseen liittyvät tiedot.
• Aloitussivut ja kierrokset voivat käyttää asiakkaan käyttöoikeus- ja määritystietoja yksityisiä tai kohdennettuja käyttökokemuksia varten.

Käyttöoikeuksia koskevat huomautukset

Asiakkaiden sivupalkkivalinta näkyy, kun käyttäjä voi luetteloida tai lukea asiakkaita. Organisaation käyttöoikeudet määrittävät erikseen luonti-, muokkaus-, poisto-, vain määritetyt- ja muut toimintatavat.

Tärkeitä tukipalveluun liittyviä huomioita:

• Vain määritettyihin tietueisiin rajoitetut käyttäjät voivat nähdä ainoastaan tietueet, jotka liittyvät heidän vastuulleen tai heille määritettyyn kontekstiin.
• Käyttäjä voi pystyä lukemaan asiakkaita mutta ei luomaan, muokkaamaan, poistamaan, muokkaamaan joukkona tai tuomaan niitä.
• Käyttöoikeus- ja profiilikentät ovat arkaluonteisia, koska ne voivat vaikuttaa jäsenrooleihin, yksityiseen verkkosovelluksen käyttöön ja julkisissa tai jäsenprofiileissa näkyviin tietoihin.
• Muita hallintatoimintoja voi näkyä, jos nykyinen organisaatiorooli sallii niiden käytön.

Yleisiä tukipalvelutilanteita

Asiakas puuttuu luettelosta

Tarkista:

1. URL-osoitteessa aktiivisena oleva organisaatio.
2. Haku, pikasuodattimet, päivämääräsuodattimet ja vain määritettyihin tietueisiin rajoittava suodatin.
3. Käyttäjän asiakkaita koskevien käyttöoikeuksien laajuus.
4. Kuuluuko asiakas toiseen organisaatioon.
5. Onko tietue lisätty ulkoisesti tai piilotettu suodattimella.
6. Tarkasteleeko käyttäjä projektin, tapahtuman, uutiskirjeen tai tietyn asiakkaan alijoukkoa koko organisaation asiakasluettelon sijaan.

Kaksinkertaista asiakasta ei voi luoda

Tarkista, käyttääkö jokin toinen saman organisaation asiakas jo kyseistä sähköpostiosoitetta. Henkilötyyppiset tietueet voidaan yhdistää käyttäjiin sähköpostiosoitteen perusteella, joten sähköpostiosoitteen yksilöllisyys ja käyttäjäyhteys ovat usein merkityksellisiä.

Välilehti tai toiminto puuttuu

Tarkista välilehteä tai toimintoa koskevat entiteetin käyttöoikeudet. Esimerkiksi puuttuvat protokollat viittaavat yleensä protocol luettelu- tai lukuoikeuksiin; puuttuvat tehtävätoiminnot voivat viitata task luonti- tai muokkausoikeuksiin; puuttuvat asiakirjat viittaavat document luettelu-, luku- tai muokkausoikeuksiin.

Asiakas ei näy uutiskirjeessä, tapahtumassa tai projektissa

Tarkista, onko asiakas määritetty tai tilattu kyseiseen kohteeseen nimenomaisesti, tukeeko asiakastyyppi kyseistä toimintoa ja onko vain määritettyihin tietueisiin rajoittava suodatus käytössä.

Aiheeseen liittyvät käsitteet: Protokollat, Asiakirjat.