Tehtävät
Tehtävät operationalisoivat seurantatoimet, jotka havaitaan protokollissa, asiakas keskusteluissa, projekteissa, virstanpylväissä, tapahtumissa tai saapuneissa sähköposteissa. Ne tukevat omistajuutta ja edistymisen seurantaa ilman täyttä projektia.
Reitti: /organizations/:id/tasks
Tehtäviä voi näkyä myös asiakastiedoissa, projektitiedoissa, virstanpylvästiedoissa, aikajanoissa ja kojelaudan widgeteissä.
Missä tehtävät sopivat
Tehtävät seuraavat konkreettista työtä, joka vaatii omistajan, tilan ja määräpäivän.
Esimerkkejä:
- Soita vieraalle huomenna uudelleen.
- Lähetä tarjous yritysasiakkaalle.
- Valmistele tapahtuma-asiakirjat ennen sisäänkirjautumista.
- Seuraa protokollaa, jossa merkittiin "seuranta tarvitaan".
- Suorita projektin virstanpylvään toimitettava asia.
- Määritä tiimikaveri tarkistamaan asiakirja tai asiakaspyyntö.
- Seuraa vuorotyötä vuorojen tai osastojen välillä.
Tehtävät ovat tarkoituksella kevyitä. Jos työ kasvaa useisiin vaiheisiin, osallistujiin, tapahtumiin, asiakirjoihin ja virstanpylväisiin, käytä projektia ja liitä tehtäviä siihen projektiin.
Tehtäväkentät
Tehtäjätietueet voivat sisältää:
- Nimi: pakollinen otsikko.
- Kuvaus: valinnainen pidempi konteksti.
- Tila: tehtävä, käynnissä, odottaa, valmis tai peruutettu.
- Määräpäivä: päivämäärä/aika seurantaan.
- Vastuuhenkilöt: yksi tai useampi organisaation käyttäjä.
- Asiakas: valinnainen liittyvä asiakas.
- Projekti: valinnainen liittyvä projekti.
- Virstanpylväs: valinnainen liittyvä projektin virstanpylväs.
- Tunnisteet: tehtäväkohtaiset tunnisteet.
- Asiakirjat/tiedostot: tehtävän liitteet.
- Yksityisyys: yksityinen tehtävälippu.
- Kommentit: tehtävän ympärillä oleva keskustelu.
- Protokollat: tehtävään linkitetyt vuorovaikutukset.
Tehtävien tilat
Kojelauta käyttää näitä tehtävien tiloja:
todo: työtä ei ole aloitettu.in_progress: työtä käsitellään aktiivisesti.waiting: estetty tai odottaa toista henkilöä/järjestelmää.completed: valmis.cancelled: ei enää tarvita.
Valmiit tehtävät voidaan piilottaa oletusarvoisesti nykyisestä tehtävänäkymästä riippuen. Jos käyttäjä ei löydä valmista tehtävää, tarkista Näytä valmiit -suodatin.
Näkymät
Tehtävien yleisnäkymä tukee useita tapoja työskennellä:
- Kanban-näkymä: oletusorganisaation tehtävänäkymä työn siirtämiseen tilojen välillä.
- Taulukko/luettelonäkymä: jäsennellyt rivit sarakkeilla, kuten määräpäivä, asiakas, otsikko, tila ja vastuuhenkilöt.
- Kalenterinäkymä: tehtävät järjestettynä päivämäärän mukaan suunnittelua varten.
- Mobiililuettelonäkymä: tiivis toiminnallinen näkymä pienemmillä näytöillä.
Tehtävätiedot voidaan myös upottaa asiakas-, projekti-, virstanpylväs- ja kojelautan widget-konteksteihin.
Suodattimet
Yleisiä tehtäväsuodattimia ovat:
- Näytä valmiit: sisältää valmiit tehtävät nykyisessä näkymässä.
- Näytä liittyvät tehtävät: asiakaskontekstissa ollessa sisältää tehtäviä liittyvistä asiakastietueista.
- Näytä vain määritetyt: rajoittaa tehtävät aktiivisen käyttäjän määrityskontekstiin.
- Haku-, tila-, vastuuhenkilö-, asiakas- ja taulukon sarake suodattimet nykyisestä taulukon kokoonpanosta riippuen.
Jos tuki tutkii puuttuvaa tehtävää, tarkista suodattimet ennen kuin oletat tehtävän poistetuksi.
Tehtäväpohjat
Tehtäväpohjat antavat organisaatioille mahdollisuuden käyttää uudelleen toistuvia seurantakuvioita. Pohja voi määrittää:
- Pohjan nimi.
- Tehtävän nimi ja kuvaus.
- Oletustila.
- Oletusmääräpäivän siirtymä.
- Oletusvastuuhenkilöt.
- Tunnisteet.
- Tiedostot.
- Organisaatio-, projekti- tai virstanpylväskonteksti.
Pohjat ovat hyödyllisiä toistuvissa työnkuluissa, kuten sponsorin perehdyttämisessä, yhteydenottolomakkeen käsittelyssä, tapahtumavaiheiden valmistelussa tai tavallisten puhelun jälkeisten seurantojen luomisessa.
Tehtävien luominen protokollasta
Protokollat voivat luoda tehtäviä vuorovaikutuksen kirjaamisen aikana. Tämä on suositeltava malli, kun tehtävä on suora seurantatoimi tapahtuneelle.
Esimerkki:
- Tiimin jäsen kirjaa kokousprotokollan, jonka tulos on
follow_up_needed. - He lisäävät tehtävän "Lähetä tarkistettu tarjous" määräpäivällä ja vastuuhenkilöllä.
- Protokolla pysyy asiakkaan historiassa, ja tehtävä näkyy tehtävänäkymissä, kunnes se on valmis.
Projektin ja virstanpylvään tehtävät
Tehtävät voidaan linkittää projektiin tai virstanpylvääseen. Tämä antaa tiimeille sekä globaalin tehtäväjonon että projektikohtaisen toimitusseurannan.
- Projektitehtävät näkyvät projektin tehtävävälilehdellä.
- Virstanpylvästehtävät näkyvät virstanpylväskontekstissa.
- Organisaation tehtävänäkymät voivat edelleen näyttää projektitehtäviä, kun käyttöoikeudet ja suodattimet sallivat.
- Tehtäväpohjat voidaan myös rajata projekteihin tai virstanpylväisiin.
Käyttöoikeudet
Tehtävien navigointi ilmestyy, kun käyttäjä voi listata tai lukea tehtäviä. Luominen, muokkaaminen, poistaminen, joukkopoistaminen, pohjat ja rivitoiminnot riippuvat tehtävän käyttöoikeuksista ja käyttäjän tilasta.
Vain määritetyt -käyttäytyminen voi rajoittaa näkyviä tehtäviä:
- Käyttäjälle määritetyt tehtävät.
- Käyttäjän jäsen-/asiakaskontekstiin liittyvät tehtävät.
- Projektin, virstanpylvään tai asiakkaan määrityssuhteiden kautta näkyvät tehtävät.
Yleiset tukitilanteet
Tehtävä puuttuu
Aloita aktiivisesta organisaatiosta ja käyttäjän task käyttöoikeusalueesta, tyhjennä sitten Näytä valmiit ja Näytä vain määritetyt suodattimet. Jos tehtävä ei vieläkään ilmesty, vertaa asiakaskohtaisia, koko organisaation, projektin ja virstanpylvään näkymiä ennen kuin käsittelet sitä poistetuksi.
Käyttäjä ei voi luoda tai muokata tehtävää
Tarkista task luonti/muokkaus käyttöoikeudet, onko käyttäjä estetty ja estävätkö vain määritetyt säännöt valitun asiakkaan/projektin kontekstin muokkaamisen.
Tehtävä ilmestyy ilman asiakasta
Tehtäviä voi olla organisaatio-, projekti- tai virstanpylvästasolla ilman asiakasta. Tämä on odotettavissa yleiselle operatiiviselle työlle.
Kalenterin käyttäytyminen on hämmentävää
Kalenterinäkymä riippuu määräpäivistä. Tehtävät ilman määräpäiviä eivät välttämättä näy päivämääräpohjaisissa kalenteripaikoissa.
Liittyvät käsitteet: Projektit, Protokollat.