Aufgaben

Aufgaben setzen die Nachverfolgung von Aktionen um, die in Protokollen, Kunden­gesprächen, Projekten, Meilen­steinen, Veran­stal­tungen oder eingehenden E-Mails entdeckt wurden. Sie unterstützen die Verantwort­lich­keit und Fortschritts­verfolgung, ohne dass ein vollständiges Projekt erforderlich ist.

Route: /organizations/:id/tasks

Aufgaben können auch innerhalb von Kunden­details, Projekt­details, Meilen­stein­details, Zeit­linien und Dashboard-Widgets angezeigt werden.

Wo Aufgaben hineinpassen

Aufgaben verfolgen konkrete Arbeiten, die einen Verantwort­lichen, einen Status und ein Fälligkeits­datum benötigen.

• Einen Gast morgen zurückrufen.
• Ein Angebot an einen Firmen­kontakt senden.
• Veranstaltungs­unterlagen vor dem Check-in vorbereiten.
• Nachfassen, nachdem ein Protokoll „Nachfassen erforderlich“ markiert hat.
• Eine Projekt­meilen­stein­lieferung abschließen.
• Ein Team­mitglied mit der Überprüfung eines Dokuments oder einer Kunden­anfrage beauftragen.
• Übergabe­arbeiten zwischen Schichten oder Abteilungen verfolgen.

Aufgaben sind bewusst leichtgewichtig. Wenn die Arbeit in mehrere Phasen, Teilnehmer, Veran­stal­tungen, Dokumente und Meilen­steine wächst, verwenden Sie ein Projekt und hängen Sie Aufgaben an dieses Projekt an.

Aufgabenfelder

• Name: erforder­licher Titel.
• Beschreibung: option­aler längerer Kontext.
• Status: zu erledigen, in Bearbeitung, wartend, erledigt oder abgebrochen.
• Fälligkeits­datum: Datum/Uhrzeit für die Nachverfolgung.
• Zugewiesene: ein oder mehrere Organisations­benutzer.
• Kunde: optionaler zugehöriger Kunde.
• Projekt: optionales zugehöriges Projekt.
• Meilen­stein: optionaler zugehöriger Projekt­meilen­stein.
• Tags: aufgaben­spezifische Tags.
• Dokumente/Dateien: Aufgaben­anhänge.
• Datenschutz: privates Aufgaben­kennzeichen.
• Kommentare: Konversation rund um die Aufgabe.
• Protokolle: Interaktionen, die mit der Aufgabe verknüpft sind.

Aufgaben­status

Das Dashboard verwendet diese Aufgaben­status:

• todo: Die Arbeit wurde noch nicht begonnen.
• in_progress: Die Arbeit wird aktiv bearbeitet.
• waiting: Blockiert oder wartet auf eine andere Person/ein anderes System.
• completed: Abgeschlossen.
• cancelled: Wird nicht mehr benötigt.

Abgeschlossene Aufgaben können je nach aktueller Aufgaben­ansicht standard­mäßig ausgeblendet werden. Wenn ein Benutzer eine abgeschlossene Aufgabe nicht finden kann, überprüfen Sie den Filter Abgeschlossene anzeigen.

Ansichten

Die Aufgaben­übersicht unterstützt mehrere Arbeits­weisen:

• Kanban-Ansicht: Standard­mäßige Aufgaben­ansicht der Organisation zum Verschieben von Arbeiten über Status­kategorien hinweg.
• Tabellen-/Listen­ansicht: strukturierte Zeilen mit Spalten wie Fälligkeits­datum, Kunde, Titel, Status und Zugewiesene.
• Kalender­ansicht: Aufgaben, die nach Datum für die Planung angeordnet sind.
• Mobile Listen­ansicht: kompakte Betriebs­ansicht auf kleineren Bildschirmen.

Aufgabendaten können auch in Kunden-, Projekt-, Meilen­stein- und Dashboard-Widget-Kontexten eingebettet werden.

Filter

Häufige Aufgaben­filter umfassen:

• Abgeschlossene anzeigen: schließt abgeschlossene Aufgaben in der aktuellen Ansicht ein.
• Zugehörige Aufgaben anzeigen: schließt im Kunden­kontext Aufgaben aus zugehörigen Kunden­datensätzen ein.
• Nur zugewiesene anzeigen: beschränkt Aufgaben auf den Zuweisungs­kontext des aktiven Benutzers.
• Such-, Status-, Zugewiesenen-, Kunden- und Tabellen­spalten­filter, abhängig von der aktuellen Tabellen­konfiguration.

Wenn der Support eine fehlende Aufgabe untersucht, überprüfen Sie die Filter, bevor Sie davon ausgehen, dass die Aufgabe gelöscht wurde.

Aufgaben­vorlagen

Aufgaben­vorlagen ermöglichen es Organisationen, wieder­kehrende Nachver­folgungs­muster wiederzu­verwenden. Eine Vorlage kann definieren:

• Vorlagen­name.
• Aufgaben­name und -beschreibung.
• Standard­status.
• Standard­fälligkeits­versatz.
• Standard­zugewiesene.
• Tags.
• Dateien.
• Kontext für Organisation, Projekt oder Meilen­stein.

Vorlagen sind nützlich für wieder­holte Arbeits­abläufe wie das Onboarding eines Sponsors, die Bearbeitung von Kontakt­formular­einreichungen, die Vorbereitung von Veranstaltungs­schritten oder die Erstellung standard­mäßiger Nachfass­aktionen nach einem Anruf.

Aufgaben­erstellung aus Protokollen

Protokolle können während der Protokollierung von Interaktionen Aufgaben erstellen. Dies ist das bevorzugte Muster, wenn die Aufgabe eine direkte Nachver­folgung von etwas ist, das passiert ist.

1. Ein Team­mitglied protokolliert ein Besprechungs­protokoll mit dem Ergebnis follow_up_needed.
2. Es wird eine Aufgabe „Überarbeitetes Angebot senden“ mit Fälligkeits­datum und Zugewiesenem hinzugefügt.
3. Das Protokoll verbleibt in der Historie des Kunden, und die Aufgabe wird bis zur Erledigung in den Aufgaben­ansichten angezeigt.

Projekt- und Meilen­stein­aufgaben

Aufgaben können mit einem Projekt oder Meilen­stein verknüpft werden. Dies gibt Teams sowohl eine globale Arbeits­warteschlange als auch projekt­spezifische Liefer­verfolgung.

• Projekt­aufgaben werden im Aufgaben­reiter des Projekts angezeigt.
• Meilen­stein­aufgaben werden im Meilen­stein­kontext angezeigt.
• Organisations­aufgaben­ansichten können Projekt­aufgaben weiterhin anzeigen, wenn Berechtigungen und Filter dies zulassen.
• Aufgaben­vorlagen können auch auf Projekte oder Meilen­steine beschränkt werden.

Berechtigungen

Die Aufgaben­navigation wird angezeigt, wenn der Benutzer Aufgaben auflisten oder lesen kann. Erstellung, Bearbeitung, Löschung, Massen­löschung, Vorlagen und Zeilen­aktionen hängen von den Aufgaben­berechtigungen und dem Benutzer­status ab.

Das Verhalten „Nur zugewiesene“ kann sichtbare Aufgaben einschränken auf:

• Aufgaben, die dem Benutzer zugewiesen sind.
• Aufgaben, die sich auf den Mitglieder-/Kunden­kontext des Benutzers beziehen.
• Aufgaben, die über Projekt-, Meilen­stein- oder Kunden­zuweisungs­beziehungen sichtbar sind.

Häufige Support­szenarien

Eine Aufgabe fehlt

Beginnen Sie mit der aktiven Organisation und dem task-Berechtigungs­umfang des Benutzers, löschen Sie dann die Filter Abgeschlossene anzeigen und Nur zugewiesene anzeigen. Wenn die Aufgabe immer noch nicht angezeigt wird, vergleichen Sie die kunden­spezifischen, organisations­weiten, Projekt- und Meilen­stein­ansichten, bevor Sie sie als gelöscht betrachten.

Ein Benutzer kann keine Aufgabe erstellen oder bearbeiten

Überprüfen Sie die Berechtigungen zum Erstellen/Bearbeiten von task, ob der Benutzer blockiert ist und ob Regeln für nur zugewiesene Personen die Bearbeitung des ausgewählten Kunden-/Projekt­kontexts verhindern.

Eine Aufgabe erscheint ohne Kunden

Aufgaben können auf Organisations-, Projekt- oder Meilen­stein­ebene ohne Kunden existieren. Dies ist für allgemeine operative Arbeiten zu erwarten.

Das Kalender­verhalten ist verwirrend

Die Kalender­ansicht hängt von den Fälligkeits­daten ab. Aufgaben ohne Fälligkeits­daten werden möglicherweise nicht an datums­basierten Kalender­positionen angezeigt.

Verwandte Konzepte: Projekte, Protokolle.