CRM- und Betriebsübersicht

Die Sidebar-Gruppe CRM & Betrieb enthält Kontakte, Protokolle, Verkaufschancen, Aufgaben, Projekte, Dokumente und Kundenrechnungen der Organisation. Die Navigation zu E-Mail und Mailinglisten befindet sich unter Kommunikation; Veranstaltungen sind unter Gästeerlebnisse zu finden. Die zugehörigen Datensätze bleiben mit dem CRM-Kontext verbunden.

Supportteams beginnen in der Regel hier, wenn eine Anfrage eine Person, ein Unternehmen, eine Veranstaltungsteilnahme, eine E-Mail, ein Dokument, eine Aufgabe, eine Newsletter-Zielgruppe oder ein Zustellprojekt betrifft.

Wo dieser Bereich erscheint

Die Kundenverwaltung erscheint im Organisations-Dashboard unter Routen wie:

• /organizations/:id/customers
• /organizations/:id/protocols
• /organizations/:id/tasks
• /organizations/:id/projects
• /organizations/:id/documents
• /organizations/:id/newsletters
• /organizations/:id/inbox
• /organizations/:id/sent-emails
• /organizations/:id/events

Die genauen Links hängen von der aktiven Organisation, der angemeldeten Person, der Rolle und den aktivierten Abonnementmodulen ab. Weitere Informationen enthält der Abschnitt Abonnement. Die kostenlose Basisversion umfasst eine grundlegende Kontaktverwaltung; für erweiterte CRM-, Mailinglisten-, Projekt- und Rechnungsfunktionen gelten separate Modulvoraussetzungen.

CRM-Beziehungsübersicht

flowchart TD
  Customer["Customer contact"] --> Protocol["Protocol interaction"]
  Customer --> Task["Task follow-up"]
  Customer --> Project["Project participation"]
  Project --> Milestone["Milestone"]
  Milestone --> Task
  Milestone --> Protocol
  Protocol --> Document["Document"]
  Project --> Event["Event"]
  Customer --> Newsletter["Newsletter subscription"]
  Email["Inbound or sent email"] --> Customer
  Email --> Project

Module in dieser Kategorie

Kontakte

Kontakte bilden die zentralen CRM-Datensätze. Ein Kontakt kann eine Person, ein Unternehmen, ein Lieferbetrieb oder eine andere erfasste Einheit sein. Datensätze können Profildetails, Tags, Statusangaben, Beziehungen, Empfehlungen, benutzerdefinierte Felder, Adressen, Bilder, verknüpfte Benutzerkonten, Einstellungen zur Profilsichtbarkeit und verbundene Aktivitäten im gesamten CRM enthalten.

Bei Supportanfragen zu einer bestimmten Person, Organisation, E-Mail-Adresse, abonnierenden Person, Veranstaltungsteilnahme oder zugewiesenen Kontaktperson sollte mit dem Kontaktdatensatz begonnen werden.

Protokolle

Protokolle werden als Interaktionsdatensätze gespeichert. Sie dokumentieren Anrufe, Besprechungen, E-Mails, Chats, Demos, Notizen, Entscheidungen, Übergaben und andere Kontaktpunkte.

Protokolle helfen dabei, den Verlauf hinter einem Kontakt, Projekt, einer Aufgabe oder einem Meilenstein zu rekonstruieren.

Aufgaben

Aufgaben stehen für nachgelagerte Arbeiten mit Zuständigkeiten und Fristen. Sie können einem Kontakt, einer Organisation, einem Projekt oder einem Meilenstein zugeordnet sein und Status, Fälligkeitsdatum, zuständige Person, Anhang, Kommentar und Datenschutzkontext enthalten.

Bei der Frage „Wer ist für den nächsten Schritt zuständig?“ sollten die Aufgaben geprüft werden. Bei der Frage „Warum gibt es diese Aufgabe?“ sind das zugehörige Protokoll oder die Projektzeitleiste relevant.

Projekte

Projekte bündeln länger laufende Arbeiten mit mehreren Beteiligten, Phasen, Veranstaltungen oder gemeinsam genutzten Ergebnissen. Ein Projekt kann Teilnehmende, Gruppen für Teilnehmende, Meilensteine, Aufgaben, Aufgabenvorlagen, Protokolle, Dokumente, verknüpfte Veranstaltungen, E-Mails, eingehende E-Mails und zugewiesene Kontakte enthalten.

Dokumente

Dokumente sind auf Organisationsebene verwaltete Dateien, die mit Kontakten, Projekten, Veranstaltungen, Protokollen, Tags, zugewiesenen Benutzenden oder zugewiesenen Kontakten verknüpft sind. Die Dokumentbibliothek kann außerdem ältere Kachel-PDFs anzeigen, sofern diese konfiguriert sind.

Hier ist nach der Datei hinter einem Vertrag, Angebot, PDF-Kachel, Protokollanhang, Projektmaterial oder Veranstaltungsdokument zu suchen.

Newsletter

Newsletter organisieren Abonnierendenlisten und CRM-gesteuerte Kommunikationszielgruppen. Ein Newsletter kann abonnierende Personen, zugewiesene Kontakte, zugehörige Veranstaltungen und Kontaktformulare enthalten.

Der Newsletter-Kontext erklärt, warum ein Kontakt in einer Kampagnenzielgruppe erscheint, warum eine abonnierende Person noch ausstehend ist oder sich abgemeldet hat und wie CRM-Listen mit der Kommunikation verbunden sind.

E-Mail

E-Mail umfasst den Posteingang der Organisation, das Archiv, die Spam-Ansicht und gesendete E-Mails. Eingehende E-Mails können mit Kontakten, verantwortlichen Kontakten, Projekten, Tags und Anhängen verknüpft werden. Gesendete E-Mails helfen dabei, ausgehende Kommunikation und Zustellprobleme zu überprüfen.

Der E-Mail-Kontext sollte geprüft werden, wenn ein Kontakt angibt, dass eine Nachricht empfangen, archiviert, als Spam markiert oder zurückgewiesen wurde, von der falschen absendenden Person verschickt wurde oder im erwarteten Datensatz fehlt.

Veranstaltungen der Organisation

Veranstaltungen, die über Gästeerlebnisse erreicht werden, sind Veranstaltungen der Organisation und nicht die globale Veranstaltungsliste für Plattformmitarbeitende. Zu den CRM-bezogenen Veranstaltungsfunktionen gehören Kontaktzuweisungen, Teilnehmende, Einladungen, Ticketing, Dokumente, Newsletter, verknüpfte Landingpages, Projektverknüpfungen und der Teilnahmestatus.

Die Veranstaltungsseite verbindet einen Kontakt mit Anmeldung, Einladungen, Check-in, Tickets, Veranstaltungsnewslettern und der Projektabwicklung.

Berechtigungen und Sichtbarkeit

Elemente werden ausgeblendet, wenn die Organisationsrolle nicht über die erforderlichen entity:action:scope-Berechtigungspaare verfügt, die unter Berechtigungen beschrieben sind, oder wenn ein erforderliches Modul nicht verfügbar ist. Der Modulzugriff und die Rollenberechtigungen werden separat geprüft.

Die wichtigsten CRM-Entitäten sind:

• customer
• protocol
• task
• project
• document
• newsletter
• email
• event

Bei den meisten Sidebar-Links prüft das Dashboard, ob die angemeldete Person die entsprechende Entität auflisten oder lesen darf. Auf einigen Seiten werden zusätzlich Erstell-, Bearbeitungs- oder Löschberechtigungen geprüft, bevor Schaltflächen, Zeilenaktionen, Massenaktionen oder Formularelemente angezeigt werden.

Bereiche mit Zugriff nur auf zugewiesene Datensätze können beeinflussen, welche Datensätze erscheinen. Für den Support bedeutet dies, dass zwei Personen in derselben Organisation unterschiedliche Zeilen sehen können, obwohl beide dasselbe Modul öffnen können.

Häufige Supportprüfungen

1. Bestätigen, dass die aktive Organisations-ID in der URL korrekt ist.
2. Rolle und Berechtigungen der betreffenden Person für das betroffene Modul bestätigen.
3. Prüfen, ob das Problem die Sichtbarkeit der Navigation, die Sichtbarkeit von Datensätzen oder die Verfügbarkeit von Aktionen betrifft.
4. Offensichtliche Filter wie Suche, Status, „Nur zugewiesene“, „Abgeschlossene anzeigen“, Archiv/Spam oder Datumsbereich entfernen.
5. Den Kontaktdatensatz öffnen und die zugehörigen Tabs für Protokolle, Aufgaben, Dokumente, E-Mails, Ereignisse, Newsletter, Zugriff, Beziehungen und Empfehlungen prüfen.
6. Bei Fragen zu Projekten die Projektzeitleiste sowie die Projekt-Tabs für Teilnehmende, Meilensteine, Aufgaben, Protokolle, Dokumente, Ereignisse und E-Mails öffnen.
7. Bei Fragen zu E-Mails und Newslettern den E-Mail-/Abonnementkontext des Kontakts sowie die E-Mail-Ansichten der Organisation prüfen.

Support-Vokabular

• Kontakt: Kontakt- oder CRM-Datensatz. Kann eine Person, ein Unternehmen, ein Lieferbetrieb oder eine andere Entität sein.
• Mitglied: Eine Konto-/Kontaktbeziehung innerhalb einer Organisation, die in der Regel über Rollen und Berechtigungen gesteuert wird.
• Protokoll: Erfasste Interaktion oder Aktivität im Zusammenhang mit Kontakten und Projekten.
• Aufgabe: Nachzuverfolgendes Arbeitselement mit Status, zuständigen Personen und Fälligkeitsdatum.
• Nur zugewiesene: Berechtigungsumfang, der die sichtbaren Datensätze auf Datensätze beschränkt, die mit dem Konto- oder Mitgliedskontext verknüpft sind.
• Extern hinzugefügt: Kontaktdatensätze, die über externe oder für Gäste zugängliche Abläufe erstellt wurden, beispielsweise über Formulare oder Importe, statt manuell durch das interne Team erfasst zu werden.

Verwandte Konzepte: CRM-Produktsäule, Kunden.