CRM-orientierte Teams

CRM-orientierte Teams nutzen Scoutello, wenn Kundenwissen und tägliche Abläufe neben gästeorientierten Erlebnissen bestehen müssen. In derselben Organisation lassen sich Landingpages, Touren, Veranstaltungen, Newsletter, Postfächer, Kontaktformulare und interne Nachverfolgung aus einem einzigen Arbeitsbereich heraus verwalten.

Das CRM von Scoutello wurde für operative Teams entwickelt, die mehr als Pipeline-Phasen benötigen. Kontaktdatensätze bleiben eng mit Kommunikation, Aufgaben, Projekten, Protokollen, Dokumenten, Newslettern und Veranstaltungen verknüpft. So lässt sich der Verlauf hinter einer Person oder Organisation nachvollziehen.

Für wen eignet sich das?

Dieser Anwendungsfall eignet sich für Teams, die über Tabellen hinausgewachsen sind, aber Kontakte, E-Mails, Veranstaltungen, Projekte und Gästeinhalte nicht auf separate Tools verteilen möchten.

• Teams im Gastgewerbe können Gäste, Unternehmen, Partner, Serviceanfragen, Übergabeaufgaben, aufenthaltsbezogene Notizen und den Kontext wiederkehrender Gäste nachverfolgen.
• Veranstaltungsorganisationen können eingeladene Personen, Teilnehmende, Kundenzuordnungen, Check-in-Kontext, Tickets, Newsletter, Projektplanung, Dokumente und Nachverfolgungsaufgaben verwalten.
• Verbände und Gemeinschaften können Mitglieder, Rollen, private Zugriffsrechte, Empfehlungen, Newsletter, interne Veranstaltungen und den Kommunikationsverlauf verwalten.
• Tourismus- und Destinationsteams können Partnerorganisationen, Lieferbetriebe, Guides, Dokumente, Angebote, Veranstaltungen und operative Aufgaben mit derselben Organisation verknüpfen, die Gästeerlebnisse veröffentlicht.
• Vertriebs-, Partnerschafts- und Supportteams können Interessierte, Ansprechpersonen, Angebote, Demos, Dateien, Aufgaben und den Kommunikationsverlauf nachverfolgen, ohne Daten zwischen Systemen zu exportieren.

Zentrale Aufgaben

Den vollständigen Kontext jedes Datensatzes erhalten

Ein Kontaktdatensatz kann Profilfelder, Status, Tags, Notizen, verknüpfte Benutzerkonten, Empfehlungen, Newsletter-Abonnements, Veranstaltungsteilnahmen, E-Mails, Dokumente, Protokolle und offene Aufgaben zusammenführen.

Dadurch wird der Datensatz für Supportmitarbeitende besonders nützlich, weil sich Fragen beantworten lassen wie:

• Um welche Person oder welches Unternehmen handelt es sich?
• Welche Organisation ist für den Datensatz zuständig?
• Welche Tags, Statusangaben und Zuordnungen erklären, warum der Datensatz in einer gefilterten Liste erscheint?
• Was ist zuletzt passiert?
• Welche Aufgaben sind noch offen?
• Welche Veranstaltungen, Newsletter, Projekte oder Dokumente sind verknüpft?

Gespräche in Nachverfolgung umwandeln

Protokolle halten fest, was in Anrufen, Besprechungen, E-Mails, Notizen, Chats, Demos oder anderen Interaktionen passiert ist. Aufgaben zeigen, was als Nächstes geschehen muss. Beim Erfassen eines Protokolls kann ein Team sofort zugehörige Aufgaben erstellen. So werden Entscheidungen und Zusagen als sichtbare Arbeit erfasst.

Das unterstützt Übergaben wie:

1. Eine Person am Empfang erfasst ein Gästeproblem als Protokoll.
2. Eine Nachverfolgungsaufgabe wird der zuständigen Person zugewiesen.
3. Ein Dokument oder eine E-Mail wird dem Datensatz angehängt.
4. Die nächste Schicht sieht den Kontext, ohne private Postfächer durchsuchen zu müssen.

Länger laufende Vorhaben mit Projekten verwalten

Projekte eignen sich, wenn sich die Arbeit über mehrere Personen, Meilensteine, Veranstaltungen oder Dokumente erstreckt. Sie bieten länger laufenden Vorhaben einen gemeinsamen Ort für Teilnehmende, Aufgaben, Protokolle, E-Mails, Dateien und Veranstaltungskontext.

Beispiele:

• Eine Veranstaltungsreihe für Unternehmen mit eingeladenen Personen, Newslettern, Ticketing, Projektmeilensteinen und Nachbereitung.
• Eine Partnerschaft im Gastgewerbe mit mehreren Kontakten, Angeboten, unterzeichneten Dokumenten, wiederkehrenden Aufgaben und Besprechungsnotizen.
• Eine Destinationskampagne, die Veranstaltungen, Inhalte der Web-App, Partnerkontakte und operative Freigaben verbindet.

Mit aktuellen CRM-Daten kommunizieren

Newsletter und E-Mail sind Teil des CRM-Kontexts, weil Teams mit denselben Kontakten kommunizieren können, die sie auch operativ verwalten.

• Newsletterlisten können CRM-Abonnements und Zuordnungen wiederverwenden, statt auf einzelne CSV-Exporte angewiesen zu sein.
• Eingehende E-Mails können Kontakten und Projekten zugeordnet werden.
• Der Verlauf gesendeter E-Mails ermöglicht Support- und Betriebsteams zu prüfen, welche Nachrichten das System verlassen haben.
• E-Mail-Kontext kann neben Protokollen, Aufgaben und Projektdatensätzen angezeigt werden.

Gästeerlebnis und operative Abläufe verbinden

Scoutello ist besonders stark, wenn das öffentliche Erlebnis und die interne Nachverfolgung dieselbe zentrale Datenquelle nutzen. Ein Kontaktformular, eine Veranstaltungsanmeldung, eine Newsletter-Anmeldung, der Zugriff auf eine Landingpage oder ein Datensatz zu einer Veranstaltungsteilnahme kann Teil des CRM-Kontexts werden.

So kann ein Team eine Web-App oder ein Veranstaltungserlebnis veröffentlichen und zugleich den operativen Verlauf bewahren, der für die anschließende Betreuung erforderlich ist.

Beispielabläufe

Nachverfolgung im Gastgewerbe

1. Ein wiederkehrender Gast oder Unternehmenskontakt ist als Kontakt erfasst.
2. Das Team erstellt ein Protokoll zu einem Anruf, einer Aufenthaltsnotiz oder einer Serviceanfrage.
3. Für die zuständige Person wird eine Aufgabe erstellt.
4. Dokumente wie Angebote, Speisekarten oder Vereinbarungen werden angehängt.
5. Der Kontakt kann später einem Newsletter, einer Veranstaltung oder einem Projekt hinzugefügt werden, ohne den bisherigen Verlauf zu verlieren.

Veranstaltungsabläufe

1. Kontakte werden importiert, manuell erstellt oder durch eine Anmeldung angelegt.
2. Die Veranstaltungsorganisation weist Kontakte einer Veranstaltung oder einem Projekt zu.
3. Newsletter und gesendete E-Mails kommunizieren Aktualisierungen.
4. Teilnehmendenstatus, Ticketing, Check-in und Dokumente bleiben miteinander verknüpft.
5. Protokolle und Aufgaben nach der Veranstaltung erfassen Feedback, nächste Schritte und Supportanliegen.

Mitglieder- oder Gemeinschaftsverwaltung

1. Mitglieder sind Kontaktdatensätze, die mit Benutzerkonten oder Rollen verknüpft sind.
2. Zugriffseinstellungen legen fest, welche privaten Bereiche der Web-App oder Organisation genutzt werden können.
3. Newsletter, Veranstaltungen, Aufgaben und Protokolle halten die Organisation über die Aktivitäten der Mitglieder auf dem Laufenden.
4. Beziehungen und Empfehlungen zeigen, wie Personen innerhalb der Gemeinschaft miteinander verbunden sind.

Was Supportmitarbeitende zuerst prüfen sollten

• Organisation aktiv bestätigen. CRM-Datensätze sind organisationsbezogen.
• Benutzerrolle und Berechtigungsumfang für customer, protocol, task, project, document, newsletter, email oder event bestätigen.
• Den Kontaktdatensatz öffnen, wenn sich das Problem auf eine Person, ein Unternehmen, ein Abonnement, eine teilnehmende Person, eine Veranstaltung oder eine E-Mail-Absenderadresse bezieht.
• Prüfen, ob der Datensatz nur zugewiesenen Personen vorbehalten, extern hinzugefügt, mit einer Benutzer-ID verknüpft oder über ein Projekt, eine Veranstaltung, einen Newsletter, ein Dokument oder eine eingehende E-Mail verbunden ist.
• Zwischen fehlender Navigation und fehlenden Daten unterscheiden. Fehlende Navigation weist in der Regel auf Berechtigungen hin; fehlende Zeilen können auf Filter, den Bereich „Nur zugewiesene“, die Suche, einen archivierten oder als Spam markierten Status oder eine abweichende Organisation hinweisen.

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