Zum Hauptinhalt springen

Dokumente

Die Dokumente-Bibliothek speichert Dateien, die nah an CRM-Datensätzen und operativen Arbeiten bleiben sollen: PDFs, Verträge, Angebote, Werbematerialien, Menüs, Zeitpläne, SOPs, Referentendateien, Lieferantendateien, Veranstaltungsdokumente und Protokollanhänge.

Route: /organizations/:id/documents

Detailroute für Dokumente: /organizations/:id/documents/:documentId

Dokumente können auch in Kunden-, Projekt-, Veranstaltungs-, Protokoll- und Meilenstein-Kontexten erscheinen.

Was ein Dokument-Datensatz speichert​

Ein Dokument ist ein organisationsbezogener Dateidatensatz. Es hat eigene Metadaten und Links zur hochgeladenen Datei, kann aber auch mit anderen CRM-Entitäten verbunden sein.

Dokument-Datensätze können enthalten:

  • Name: Anzeigename für die Datei.
  • Dateilink: Gespeicherter Dateireferenz und MIME-Typ.
  • Organisation: Besitzenende Organisation.
  • Erstellt von: Benutzer, der es hochgeladen oder erstellt hat.
  • Kunde: Optionale Kundenverknüpfung.
  • Projekt: Optionale Projektverknüpfung.
  • Veranstaltung: Optionale Veranstaltungsverknüpfung.
  • Tags: Dokumentenspezifische Tags.
  • Zugewiesene Benutzer: Interne Benutzer, die für das Dokument verantwortlich sind oder damit arbeiten dürfen.
  • Zugewiesene Kunden: Kontakte, die mit dem Dokument verbunden sind.
  • Protokolle: Interaktionen, die auf das Dokument verweisen.

Dokumentenquellen​

Die Dokumentenliste kann mehr als einen Quelltyp enthalten:

  • Dokument-Datensätze: Erstklassige CRM-Dokumentenbibliotheks-Einträge.
  • Tile-PDFs: Veraltete oder kachelbasierte PDF-Dateien, die aus dem Web-App-/Tile-Kontext stammen, wenn die Dokumentenliste Tile-PDFs enthält.

Diese Unterscheidung ist im Support wichtig: Ein Tile-PDF kann auf eine Web-App, einen Ort oder eine Kachel verweisen und nicht auf einen normalen Dokumentendetail-Datensatz.

Wo Dokumente erscheinen​

Dokumente können geöffnet werden von:

  • Organisations-Dokumentenbibliothek.
  • Kunden-Detail-Dokumenten-Tab.
  • Projekt-Dokumenten-Tab.
  • Veranstaltungs-Detail-Kontext.
  • Protokolldetails, bei denen ein Dokument angehängt wurde.
  • Quellenlinks wie der PDF-Tile-Kontext der Web-App.

Wenn eine Datei an einem Ort, aber nicht an einem anderen erscheint, überprüfen Sie, mit welcher Entität sie verknüpft ist.

Dokumente erstellen und bearbeiten​

Benutzer mit Dokumenten-Bearbeitungsberechtigung können Dokumente erstellen, indem sie eine Datei hochladen und Metadaten zuweisen.

Häufig bearbeitbare Beziehungen:

  • Kunde.
  • Projekt.
  • Veranstaltung.
  • Tags.
  • Zugewiesene Benutzer.
  • Zugewiesene Kunden.

Das Ändern von Dokumentverknüpfungen kann beeinflussen, wo es erscheint. Beispielsweise kann das Entfernen der Projektverknüpfung dazu führen, dass es aus dem Projekt-Dokumenten-Tab entfernt wird, während das Dokument in der Organisationsbibliothek verbleibt.

Dokumente und Protokolle​

Protokolle können Dateianhänge enthalten. Diese Dateien können als zugehöriger Dokumentenkontext erscheinen, je nachdem, wie sie gespeichert und verknüpft wurden.

Diese Beziehung hilft zu erklären:

  • Besprechungsnotizen mit angehängten PDFs.
  • Verträge, die an ein Anrufprotokoll angehängt sind.
  • Veranstaltungs- oder Projektdokumente, auf die aus einer Interaktion verwiesen wird.
  • Dateien, die auf einer Dokumentendetailseite mit Protokollreferenzen erscheinen.

Dokumente und Projekte​

Projektdokumente halten Lieferartefakte an einem Ort. Häufige Beispiele:

  • Angebote.
  • Vereinbarungen.
  • Zeitpläne.
  • Sponsoren-Assets.
  • Grundrisse.
  • Projektbriefings.
  • Berichte nach der Veranstaltung.

Die Sichtbarkeit von Projektdokumenten hängt weiterhin von den document-Berechtigungen ab, auch wenn der Benutzer das Projekt öffnen kann.

Dokumente und Veranstaltungen​

Veranstaltungsbezogene Dokumente können Teilnehmeroperationen, interne Planung oder gästefreundliche Materialien unterstützen. Zum Beispiel:

  • Namensschildvorlagen.
  • Veranstaltungspläne.
  • Ticketanweisungen.
  • Referentendateien.
  • Veranstaltungsortdokumente.
  • Interne Ablaufpläne.

Der Support sollte prüfen, ob das Dokument mit der Veranstaltung selbst, ihrem Projekt, einem Kunden oder einem Protokoll verknüpft ist.

Berechtigungen​

Die Dokumentennavigation erscheint, wenn der Benutzer Dokumente auflisten oder lesen kann. Das Erstellen, Bearbeiten, Löschen und Zuweisen von Dokumenten hängt von den document-Berechtigungen ab.

Der Dokumentenzugriff kann auch durch den Geltungsbereich "nur zugewiesen" eingeschränkt sein. In diesem Fall kann ein Benutzer nur Dokumente sehen, die ihm zugewiesen sind, seinem Kunden-/Mitgliedskontext zugewiesen sind oder über Datensätze verknüpft sind, auf die er zugreifen darf.

Häufige Support-Szenarien​

Ein Dokument fehlt​

Überprüfen Sie zuerst die aktive Organisation, die Dokumentenberechtigungen und den Geltungsbereich "nur zugewiesen" für Dokumente. Vergleichen Sie dann die Organisationsbibliothek mit gefilterten Kunden-, Projekt- oder Veranstaltungs-Tabs; löschen Sie Such- und Tag-Filter; und bestätigen Sie, ob die Datei ein Tile-PDF und kein erstklassiges Dokument ist.

Ein Dokument erscheint unter der falschen Quelle​

Überprüfen Sie die Kunden-, Projekt-, Veranstaltungs- und Protokollbeziehungen des Dokuments. Die Quellenbezeichnung spiegelt oft die spezifischste Beziehung wider, die die Liste auflösen kann.

Ein Benutzer kann keine Dokumente hochladen oder bearbeiten​

Überprüfen Sie die document-Bearbeitungsberechtigung und ob der Benutzer durch den Geltungsbereich "nur zugewiesen" blockiert oder eingeschränkt ist.

Ein Tile-PDF kann nicht wie ein normales Dokument bearbeitet werden​

Tile-PDFs stammen aus dem Web-App-/Tile-Kontext. Öffnen Sie die zugehörige Web-App, Kachel, den Ort oder die PDF-Tile-Konfiguration, wenn die Quelle dorthin verweist.

Verwandte Konzepte: Kunden, Veranstaltungen.