Veranstaltungen, Konferenzen und Workshops
Scoutello unterstützt Veranstaltende bei öffentlichen oder nur auf Einladung zugänglichen Veranstaltungen, die sowohl ein Portal für Teilnehmende als auch die dahinterliegenden Abläufe benötigen. Teams können mehrsprachige Agenden, Karten, Interaktionselemente, Ticket- oder Einladungsabläufe, Check-in-Informationen und optional assistenzgestützte Hilfe veröffentlichen.
Diese Seite dient als kurzer Leitfaden, um Scoutello-Module rund um eine Veranstaltung zu kombinieren.
Für wen ist das gedacht?
Dieser Anwendungsfall eignet sich für Teams, die sowohl die Interaktion mit Gästen als auch operative Abläufe steuern müssen:
- Konferenzen und Fachmessen.
- Workshops und Schulungsprogramme.
- Veranstaltungen im Gastgewerbe oder an Reisezielen.
- Verbandssitzungen und Treffen von Mitgliedern.
- Öffentliche Programme mit Registrierung, Ticketing oder Check-in.
Zu erledigende Aufgaben
Veranstaltungsteams benötigen in der Regel Folgendes:
- Schnell ein mobiles Portal für Teilnehmende veröffentlichen.
- Zeitpläne, Veranstaltungsorte, FAQs und Kontaktmöglichkeiten ohne native App verfügbar machen.
- Teilnehmende, Einladungen, Tickets und Kontaktkontext verwalten.
- Teilnehmende mit Interaktionselementen wie Chat, Networking, Abstimmungen, Quizzen, Verlosungen, Galerien oder Lageplänen einbinden.
- Nach der Veranstaltung mithilfe von CRM-Aufgaben, Protokollen, Newslettern und Projekten nachfassen.
Scoutello-Bausteine
| Bedarf | Scoutello-Oberfläche |
|---|---|
| Veranstaltungsorganisation | Organisationsveranstaltungen in der Seitenleiste der Kundenverwaltung. |
| Portal für Teilnehmende | Landingpages mit Kacheln für Veranstaltung, Lageplan, FAQ, Chatroom, Networking, Abstimmungen, Verlosung und Medien. |
| Ticketing und Zahlungen | Bestellungen, Widgets, Preisstufen und Checkout-Abläufe für Veranstaltungen, sofern konfiguriert. |
| Kommunikation | Mailvorlagen, Newsletter, versendete E-Mails und CRM-E-Mail-Kontext. |
| Nachbereitung | Kontakte, Projekte, Aufgaben, Protokolle und Dokumente. |
Beispielablauf
- Die Organisationsveranstaltung erstellen und die wichtigsten Veranstaltungsdaten festlegen.
- Eine Landingpage für das Portal der Teilnehmenden erstellen.
- Veranstaltungsspezifische Kacheln hinzufügen: Agenda, Veranstaltungsorte, Lageplan, FAQs, Networking, Abstimmungen, Verlosung oder Chatroom.
- Ticketing, Widgets oder Registrierung konfigurieren, wenn die Veranstaltung Zahlungen oder einen kontrollierten Zugang erfordert.
- Einladungen oder Aktualisierungen über Newsletter und Mailvorlagen versenden.
- Während der Veranstaltung den Teilnehmendenstatus, Check-in-Informationen, Fragen oder Interaktionselemente nutzen.
- Nach der Veranstaltung Folgeaufgaben und Protokolle für die relevanten Kontakte oder das Projekt erstellen.
Prüfungen bei Supportfällen
Wenn etwas nicht funktioniert, zunächst feststellen, welche Ebene für das Problem zuständig ist: Veranstaltungsdatensatz, Verknüpfung zwischen Teilnehmenden und Kontakten, Kachel der Landingpage, Widget oder Checkout, E-Mail-Zustellung oder CRM-Nachbereitung. Probleme bei Veranstaltungen betreffen häufig mehrere Bildschirme. Daher sollte vor einer Datenänderung zunächst die Zuständigkeit geklärt werden.
Verwandte Konzepte: Product: events, Dashboard: organization events.