Veranstaltungen, Konferenzen & Workshops
Scoutello unterstützt Organisatoren, die öffentliche oder nur auf Einladung zugängliche Veranstaltungen durchführen und sowohl ein Teilnehmerportal als auch die dahinterliegende Verwaltung benötigen. Teams können mehrsprachige Agenden, Karten, Engagement-Kacheln, Ticket- oder Einladungsabläufe, Check-in-Kontext und optional unterstützte Hilfe veröffentlichen.
Nutzen Sie diese Seite als kurzes Handbuch, um Scoutello-Module rund um eine Veranstaltung zu kombinieren.
Für wen ist das gedacht?
Dieser Anwendungsfall eignet sich für Teams, die sowohl Gästebindung als auch operative Kontrolle benötigen:
- Konferenzen und Messen.
- Workshops und Schulungsprogramme.
- Veranstaltungen im Gastgewerbe oder Destination Events.
- Verbandstagungen und Mitgliedertreffen.
- Öffentliche Programme mit Registrierung, Ticketverkauf oder Check-in.
Zu erledigende Aufgaben
Veranstaltungsteams müssen in der Regel:
- Schnell ein mobiles Teilnehmer-Hub veröffentlichen.
- Zeitpläne, Orte, FAQs und Kontaktwege ohne native App verfügbar halten.
- Teilnehmer, Einladungen, Tickets und Kundenkontext verwalten.
- Teilnehmer mit Interaktionskacheln wie Chat, Networking, Abstimmungen, Quiz, Verlosungen, Galerien oder Geländeplänen einbinden.
- Nach der Veranstaltung über CRM-Aufgaben, Protokolle, Newsletter und Projekte nachfassen.
Scoutello Bausteine
| Bedarf | Scoutello Oberfläche |
|---|---|
| Veranstaltungsbetrieb | Organisationsevents in der Seitenleiste des Kundenmanagements. |
| Teilnehmerportal | Web-Apps mit Kacheln für Veranstaltung, Geländeplan, FAQ, Chatraum, Networking, Abstimmungen, Verlosungen, Quiz und Medien. |
| Ticketverkauf und Zahlungen | Bestellungen, Widgets, Preisstufen und Checkout-Abläufe für Veranstaltungen, wo konfiguriert. |
| Kommunikation | E-Mail-Vorlagen, Newsletter, gesendete E-Mails und E-Mail-Kontext im CRM. |
| Nachverfolgung | Kunden, Projekte, Aufgaben, Protokolle und Dokumente. |
Beispiel-Workflow
- Erstellen Sie das Organisationsevent und definieren Sie die wichtigsten Veranstaltungsmetadaten.
- Erstellen Sie eine Web-App für das Teilnehmerportal.
- Fügen Sie veranstaltungsspezifische Kacheln hinzu: Agenda, Orte, Geländeplan, FAQs, Networking, Abstimmungen, Verlosungen oder Chatraum.
- Konfigurieren Sie Ticketverkauf, Widgets oder Registrierung, falls die Veranstaltung Handel oder kontrollierten Zugang erfordert.
- Senden Sie Einladungen oder Updates über Newsletter und E-Mail-Vorlagen.
- Nutzen Sie während der Veranstaltung Teilnehmerstatus, Check-in-Kontext, Fragen oder Engagement-Kacheln.
- Erstellen Sie nach der Veranstaltung Nachfass-Aufgaben und Protokolle für die relevanten Kunden oder Projekte.
Support-Prüfungen
Wenn etwas schiefgeht, identifizieren Sie, welche Ebene das Problem verursacht: Veranstaltungseintrag, Teilnehmer-/Kundenverbindung, Web-App-Kachel, Widget/Checkout, E-Mail-Zustellung oder CRM-Nachverfolgung. Veranstaltungsprobleme überschneiden sich oft über verschiedene Bildschirme hinweg. Beginnen Sie daher mit der Zuständigkeit, bevor Sie Daten ändern.
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