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Events

Die Event-Funktionen von Scoutello decken Terminplanung, Teilnahme, operative Steuerung, ticketbasierte Commerce-Strukturen sowie Landingpage-Erlebnisse für Gäste zur Orientierung und Interaktion ab.

Events verbinden CRM, Web-Apps für Gäste und Commerce. Sie eignen sich für Konferenzen, Workshops, Hospitality-Veranstaltungen, Treffen von Mitgliedern, Veranstaltungsprogramme an Reisezielen, interne Veranstaltungen oder öffentliche Erlebnisse.

Zentrale Konzepte​

  • Organisationsevent: Der auf die Organisation bezogene Event-Datensatz, der über /organizations/:id/events verwaltet wird.
  • Teilnehmende: Datensätze von Teilnehmenden oder eingeladenen Personen, die einem bestimmten Event zugeordnet und optional mit CRM-Kontaktdatensätzen verknüpft sind.
  • Kontakte: Die übergeordneten CRM-Kontaktdatensätze, die eine Historie über einzelne Events hinaus enthalten können.
  • Landingpages und Kacheln: Für Gäste sichtbare Eventseiten, Tagesordnungen, Lagepläne, Chats, Verlosungen, Abstimmungen, Networking- und weitere Interaktionsmodule.
  • Bestellungen und Zahlungen: Commerce-Datensätze, die durch Ticketing- oder Checkout-Prozesse erstellt werden.
  • Mailvorlagen und Newsletter: Kommunikationsbereiche für Bestätigungen, Erinnerungen, Aktualisierungen und Nachfassaktionen.

Typischer Event-Workflow​

  1. Das Event innerhalb der aktiven Organisation erstellen.
  2. Termine, Orts- und Adressangaben, Tags, Beschreibungen und verantwortliche Personen hinzufügen.
  3. Teilnehmendengruppen, Anmeldeeinstellungen, Ticketing oder Zugriffsregeln konfigurieren, sofern relevant.
  4. Eine Landingpage für Informationen für Gäste und Event-Kacheln verknüpfen oder erstellen.
  5. Mailvorlagen, Newsletter, Widgets oder QR-Links für die Bewerbung vorbereiten.
  6. Während des Events Teilnehmende, Check-in, Fragen, Networking oder Interaktionsmodule überwachen.
  7. Nach dem Event Folgeaufgaben, Protokolle, Dokumente und Kundenhistorie im CRM verknüpfen.

Interaktion für Gäste​

Events funktionieren am besten, wenn der operative Datensatz und die Web-App für Gäste dieselbe Datenquelle verwenden. Eine öffentliche Landingpage kann Folgendes anzeigen:

  • Termin- und Ortsinformationen.
  • Lagepläne und Orte.
  • Kontaktformulare und häufig gestellte Fragen.
  • Kacheln für Networking, Abstimmungen, Quizze, Verlosungen, Chatrooms oder Mediengalerien.
  • Angebote und Inhalte von Sponsoringkontakten.
  • Einstiege für Ticketing oder Checkout.

Gäste bewegen sich browserbasiert durch den Ablauf, während das Team den Kontext zu Teilnehmenden, Inhalten und Nachfassaktionen im Dashboard verwaltet.

Support-Prüfungen​

Bei der Fehlerbehebung für Events sollte zunächst geprüft werden, ob das Problem den Organisationsevent-Datensatz, die Landingpage für Gäste, die Verknüpfung zwischen teilnehmender Person und Kontakt, den Mailversand oder den Checkout betrifft. So kann beispielsweise ein Datensatz für eine teilnehmende Person bei einem Event vorhanden sein, ohne dass die erwartete CRM-Kontaktverknüpfung besteht. Ebenso kann eine Bestellung existieren, während der Eventzugriff noch untersucht werden muss.

Verwandte Konzepte: Use case: events, Dashboard: events.