E-Mail-Vorlagen
E-Mail-Vorlagen bieten wiederverwendbare HTML- und Rich-Content-Layouts für die Veranstaltungskommunikation. Sie sind unter /organizations/:id/mail-templates verfügbar, wenn für die aktuelle Rolle die Berechtigung zum Auflisten oder Lesen von Veranstaltungen besteht.
Sie sorgen für einheitliche Bestätigungen, Erinnerungen, operative Updates und manuell versendete Nachrichten. Die Vorlage ist nicht die Zielgruppe selbst, sondern die wiederverwendbare Layout- und Textgrundlage, die von Veranstaltungs- oder E-Mail-Workflows verwendet werden kann.
Wann eine Vorlage erstellt werden sollte
Eine E-Mail-Vorlage sollte erstellt oder aktualisiert werden, wenn:
- Veranstaltungsbestätigungen einen markengerechten Header, Footer oder rechtliche Hinweise benötigen.
- Erinnerungs-E-Mails dieselbe Struktur für mehrere Veranstaltungen verwenden sollen.
- Ein Team manuell versendete Nachrichten an die automatisierte Veranstaltungskommunikation anpassen möchte.
- Der Support ein kontrolliertes Nachrichtenformat anstelle einmaliger Freitexte benötigt.
Prüfung vor dem produktiven Einsatz
Vor der produktiven Verwendung einer Vorlage sollten die aktive Organisation, die Vorlagensprache, der Fallback-Text und die Links zu den Zielveranstaltungen geprüft werden. Rechtliche Hinweise, das Abmeldeverhalten und die Absenderidentität sollten durch den konfigurierten E-Mail-Versand abgedeckt sein. Testsendungen sollten in mobilen E-Mail-Clients korrekt dargestellt werden.
Berechtigungen und Sichtbarkeit
In der Seitenleiste werden E-Mail-Vorlagen nur für Personen angezeigt, die Veranstaltungen auflisten oder lesen können. Auch wenn eine Person CRM-E-Mails verwalten darf, aber keinen Zugriff auf Veranstaltungseinstellungen hat, wird diese Seite möglicherweise nicht angezeigt. Fehlenden Zugriff sollte zunächst als Frage der Rollenkonfiguration behandelt werden, bevor von einem fehlerhaften Pfad ausgegangen wird.
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