Úkoly

Úkoly operacionalizují následné kroky zjištěné v protokolech, konverzacích se zákazníky, projektech, milnících, událostech nebo příchozí poště. Podporují zodpovědnost a sledování pokroku, aniž by vyžadovaly plnohodnotný projekt.

Cesta: /organizations/:id/tasks

Úkoly se mohou také zobrazovat v detailech zákazníka, projektu, milníku, v časových osách a na ovládacích panelech.

Kde úkoly zapadají

Úkoly sledují konkrétní práci, která potřebuje vlastníka, stav a termín splnění.

Příklady:

• Zavolat hostovi zpět zítra.
• Poslat návrh firemnímu kontaktu.
• Připravit dokumenty k události před odbavením.
• Navázat kontakt po protokolu označeném „vyžaduje následný krok“.
• Dokončit dodávku milníku projektu.
• Přiřadit kolegovi revizi dokumentu nebo požadavku zákazníka.
• Sledovat předávku práce mezi směnami nebo odděleními.

Úkoly jsou záměrně odlehčené. Pokud se práce rozroste do více fází, účastníků, událostí, dokumentů a milníků, použijte projekt a připojte k němu úkoly.

Pole úkolu

Záznamy úkolů mohou obsahovat:

• Název: povinný název.
• Popis: volitelný delší kontext.
• Stav: k vyřízení, probíhá, čeká, dokončeno, nebo zrušeno.
• Termín splnění: datum/čas pro následný krok.
• Přiřazení: jeden nebo více uživatelů organizace.
• Zákazník: volitelný související zákazník.
• Projekt: volitelný související projekt.
• Milník: volitelný související milník projektu.
• Štítky: štítky specifické pro úkol.
• Dokumenty/soubory: přílohy úkolu.
• Soukromí: příznak soukromého úkolu.
• Komentáře: konverzace kolem úkolu.
• Protokoly: interakce spojené s úkolem.

Stavy úkolů

Ovládací panel používá tyto stavy úkolů:

• todo: práce nezačala.
• in_progress: práce je aktivně řešena.
• waiting: zablokováno nebo čeká na jinou osobu/systém.
• completed: dokončeno.
• cancelled: již není potřeba.

Dokončené úkoly mohou být ve výchozím nastavení skryty v závislosti na aktuálním zobrazení úkolů. Pokud uživatel nemůže najít dokončený úkol, zkontrolujte filtr Zobrazit dokončené.

Zobrazení

Přehled úkolů podporuje více způsobů práce:

• Kanban zobrazení: výchozí zobrazení úkolů organizace pro přesun práce mezi stavy.
• Tabulkové/seznamové zobrazení: strukturované řádky se sloupci, jako je termín splnění, zákazník, název, stav a přiřazení.
• Kalendářní zobrazení: úkoly uspořádané podle data pro plánování.
• Mobilní seznamové zobrazení: kompaktní provozní zobrazení na menších obrazovkách.

Data úkolů lze také vložit do kontextu zákazníka, projektu, milníku a widgetů na ovládacím panelu.

Filtry

Běžné filtry úkolů zahrnují:

• Zobrazit dokončené: zahrnuje dokončené úkoly v aktuálním zobrazení.
• Zobrazit související úkoly: v kontextu zákazníka zahrnuje úkoly z příbuzných záznamů zákazníka.
• Zobrazit pouze přiřazené: omezuje úkoly na kontext přiřazení aktivního uživatele.
• Vyhledávání, stav, přiřazení, zákazník a filtry sloupců tabulky v závislosti na aktuální konfiguraci tabulky.

Pokud podpora zkoumá chybějící úkol, zkontrolujte filtry, než předpokládáte, že byl úkol smazán.

Šablony úkolů

Šablony úkolů umožňují organizacím znovu používat opakující se vzory následných kroků. Šablona může definovat:

• Název šablony.
• Název a popis úkolu.
• Výchozí stav.
• Výchozí posun termínu splnění.
• Výchozí přiřazené osoby.
• Štítky.
• Soubory.
• Kontext organizace, projektu nebo milníku.

Šablony jsou užitečné pro opakující se pracovní postupy, jako je onboardingu sponzora, zpracování odeslaných kontaktních formulářů, příprava kroků události nebo vytváření standardních následných kroků po hovoru.

Vytváření úkolů z protokolů

Protokoly mohou vytvářet úkoly během zaznamenávání interakcí. Toto je preferovaný vzor, když je úkol přímým následným krokem něčeho, co se stalo.

Příklad:

1. Kolega zaznamená protokol schůzky s výsledkem follow_up_needed.
2. Přidá úkol „Poslat upravenou nabídku“ s termínem splnění a přiřazením.
3. Protokol zůstává v historii zákazníka a úkol se zobrazuje v zobrazeních úkolů, dokud není dokončen.

Úkoly projektu a milníku

Úkoly lze propojit s projektem nebo milníkem. To týmům poskytuje jak globální frontu práce, tak sledování dodávek specifických pro projekt.

• Úkoly projektu se zobrazují na kartě úkolů projektu.
• Úkoly milníku se zobrazují v kontextu milníku.
• Zobrazení úkolů organizace mohou stále zobrazovat projektové úkoly, pokud to oprávnění a filtry dovolují.
• Šablony úkolů lze také omezit na projekty nebo milníky.

Oprávnění

Navigace k úkolům se zobrazí, když uživatel může seznamovat nebo číst úkoly. Vytváření, úpravy, mazání, hromadné mazání, šablony a akce na řádcích závisí na oprávněních k úkolům a stavu uživatele.

Chování pouze přiřazených může omezit viditelné úkoly na:

• Úkoly přiřazené uživateli.
• Úkoly související s kontextem člena/zákazníka uživatele.
• Úkoly viditelné prostřednictvím vztahů přiřazení projektu, milníku nebo zákazníka.

Běžné scénáře podpory

Chybí úkol

Začněte s aktivní organizací a rozsahem oprávnění uživatele k task, poté vymažte filtry Zobrazit dokončené a Zobrazit pouze přiřazené. Pokud se úkol stále nezobrazuje, porovnejte zobrazení specifická pro zákazníka, celoorganizační, projektová a milníková zobrazení, než jej budete považovat za smazaný.

Uživatel nemůže vytvořit nebo upravit úkol

Zkontrolujte oprávnění k vytváření/úpravám task, zda je uživatel zablokován a zda pravidla pouze přiřazených nebrání úpravě vybraného kontextu zákazníka/projektu.

Úkol se objeví bez zákazníka

Úkoly mohou existovat na úrovni organizace, projektu nebo milníku bez zákazníka. To je očekávané pro obecnou provozní práci.

Chování kalendáře je matoucí

Kalendářní zobrazení závisí na termínech splnění. Úkoly bez termínů splnění se nemusí zobrazovat na pozicích v kalendáři založených na datech.

Související koncepty: Projekty, Protokoly.