Attività

Le Attività rendono operative le azioni di follow-up scoperte in protocolli, conversazioni con i clienti, progetti, traguardi, eventi o email in entrata. Supportano la responsabilità e il monitoraggio dei progressi senza richiedere un progetto completo.

Percorso: /organizations/:id/tasks

Le attività possono anche apparire all'interno dei dettagli del cliente, dei dettagli del progetto, dei dettagli del traguardo, delle timeline e dei widget della dashboard.

Dove si inseriscono le Attività

Le attività tracciano il lavoro concreto che necessita di un responsabile, uno stato e una data di scadenza.

Esempi:

• Richiamare un ospite domani.
• Inviare una proposta a un contatto aziendale.
• Preparare i documenti dell'evento prima del check-in.
• Effettuare un follow-up dopo un protocollo contrassegnato come "follow-up necessario".
• Completare un deliverable di un traguardo di progetto.
• Assegnare a un collega la revisione di un documento o di una richiesta del cliente.
• Tracciare il lavoro di passaggio tra turni o reparti.

Le attività sono volutamente leggere. Se il lavoro si sviluppa in più fasi, partecipanti, eventi, documenti e traguardi, utilizzare un progetto e allegare attività a quel progetto.

Campi delle Attività

I record delle attività possono contenere:

• Nome: titolo obbligatorio.
• Descrizione: contesto opzionale più lungo.
• Stato: da fare, in corso, in attesa, completato o annullato.
• Data di scadenza: data/ora per il follow-up.
• Assegnatari: uno o più utenti dell'organizzazione.
• Cliente: cliente correlato opzionale.
• Progetto: progetto correlato opzionale.
• Traguardo: traguardo di progetto correlato opzionale.
• Tag: tag specifici dell'attività.
• Documenti/file: allegati dell'attività.
• Privacy: flag attività privata.
• Commenti: conversazione attorno all'attività.
• Protocolli: interazioni collegate all'attività.

Stati delle Attività

La dashboard utilizza questi stati delle attività:

• todo: il lavoro non è iniziato.
• in_progress: il lavoro è attivamente in gestione.
• waiting: bloccato o in attesa di un'altra persona/sistema.
• completed: terminato.
• cancelled: non più necessario.

Le attività completate possono essere nascoste per impostazione predefinita a seconda della vista attività corrente. Se un utente non riesce a trovare un'attività completata, controllare il filtro Mostra completate.

Viste

La panoramica delle attività supporta molteplici modi di lavorare:

• Vista Kanban: vista predefinita delle attività dell'organizzazione per spostare il lavoro tra gli stati.
• Vista Tabella/elenco: righe strutturate con colonne come data di scadenza, cliente, titolo, stato e assegnatari.
• Vista Calendario: attività disposte per data per la pianificazione.
• Vista elenco mobile: vista operativa compatta su schermi più piccoli.

I dati delle attività possono anche essere incorporati nei contesti di cliente, progetto, traguardo e widget della dashboard.

Filtri

Filtri comuni per le attività includono:

• Mostra completate: include le attività completate nella vista corrente.
• Mostra attività correlate: quando si è all'interno di un contesto cliente, include le attività dai record cliente correlati.
• Mostra solo assegnate: limita le attività al contesto di assegnazione dell'utente attivo.
• Ricerca, stato, assegnatario, cliente e filtri per colonna della tabella a seconda della configurazione della tabella corrente.

Se il supporto sta indagando su un'attività mancante, controllare i filtri prima di presumere che l'attività sia stata eliminata.

Modelli di Attività

I modelli di attività consentono alle organizzazioni di riutilizzare schemi di follow-up ricorrenti. Un modello può definire:

• Nome del modello.
• Nome e descrizione dell'attività.
• Stato predefinito.
• Offset di scadenza predefinito.
• Assegnatari predefiniti.
• Tag.
• File.
• Contesto di organizzazione, progetto o traguardo.

I modelli sono utili per flussi di lavoro ripetuti come l'onboarding di uno sponsor, la gestione delle richieste del modulo di contatto, la preparazione delle fasi di un evento o la creazione di follow-up standard post-chiamata.

Creazione di Attività da Protocolli

I protocolli possono creare attività durante la registrazione delle interazioni. Questo è il modello preferito quando l'attività è un follow-up diretto di qualcosa che è accaduto.

Esempio:

1. Un collega registra un protocollo di riunione con esito follow_up_needed.
2. Aggiunge un'attività "Invia offerta rivista" con una data di scadenza e un assegnatario.
3. Il protocollo rimane nella cronologia del cliente e l'attività appare nelle viste delle attività fino al completamento.

Attività di Progetto e Traguardo

Le attività possono essere collegate a un progetto o a un traguardo. Ciò fornisce ai team sia una coda di lavoro globale che un monitoraggio specifico della consegna del progetto.

• Le attività di progetto appaiono nella scheda attività del progetto.
• Le attività di traguardo appaiono nel contesto del traguardo.
• Le viste delle attività dell'organizzazione possono comunque mostrare le attività di progetto quando le autorizzazioni e i filtri lo consentono.
• I modelli di attività possono anche essere limitati a progetti o traguardi.

Autorizzazioni

La navigazione delle attività appare quando l'utente può elencare o leggere le attività. La creazione, la modifica, l'eliminazione, l'eliminazione in blocco, i modelli e le azioni di riga dipendono dalle autorizzazioni delle attività e dallo stato dell'utente.

Il comportamento "solo assegnate" può limitare le attività visibili a:

• Attività assegnate all'utente.
• Attività correlate al contesto membro/cliente dell'utente.
• Attività visibili tramite relazioni di assegnazione di progetto, traguardo o cliente.

Scenari di Supporto Comuni

Un'attività è mancante

Inizia con l'organizzazione attiva e l'ambito delle autorizzazioni task dell'utente, quindi cancella i filtri Mostra completate e Mostra solo assegnate. Se l'attività non appare ancora, confronta le viste specifiche del cliente, a livello di organizzazione, di progetto e di traguardo prima di considerarla eliminata.

Un utente non può creare o modificare un'attività

Controlla le autorizzazioni di creazione/modifica task, se l'utente è bloccato e se le regole "solo assegnate" impediscono la modifica del contesto cliente/progetto selezionato.

Un'attività appare senza un cliente

Le attività possono esistere a livello di organizzazione, progetto o traguardo senza un cliente. Questo è previsto per il lavoro operativo generale.

Il comportamento del calendario è confuso

La vista calendario dipende dalle date di scadenza. Le attività senza date di scadenza potrebbero non apparire nelle posizioni del calendario basate sulla data.

Concetti correlati: Progetti, Protocolli.