Zadania
Zadania realizują działania następcze odkryte w protokołach, rozmowach z klientami, projektach, kamieniach milowych, wydarzeniach lub wiadomościach e-mail. Wspierają one odpowiedzialność i śledzenie postępów bez konieczności tworzenia pełnego projektu.
Trasa: /organizations/:id/tasks
Zadania mogą również pojawiać się w szczegółach klienta, szczegółach projektu, szczegółach kamienia milowego, osiach czasu i widżetach pulpitu nawigacyjnego.
Gdzie pasują zadania
Zadania śledzą konkretną pracę, która wymaga właściciela, statusu i terminu.
Przykłady:
- Oddzwonić do gościa jutro.
- Wysłać propozycję do kontaktu firmowego.
- Przygotować dokumenty wydarzenia przed odprawą.
- Skontaktować się po protokole oznaczonym jako „wymagane dalsze działania”.
- Ukończyć dostarczany element kamienia milowego projektu.
- Przypisać członka zespołu do przeglądu dokumentu lub prośby klienta.
- Śledzić przekazanie pracy między zmianami lub działami.
Zadania są celowo lekkie. Jeśli praca rozrośnie się do wielu faz, uczestników, wydarzeń, dokumentów i kamieni milowych, użyj projektu i dołącz do niego zadania.
Pola zadań
Rekordy zadań mogą zawierać:
- Nazwa: wymagany tytuł.
- Opis: opcjonalny dłuższy kontekst.
- Status: do zrobienia, w toku, oczekujące, ukończone lub anulowane.
- Termin: data/godzina kontaktu.
- Osoby przypisane: jeden lub więcej użytkowników organizacji.
- Klient: opcjonalny powiązany klient.
- Projekt: opcjonalny powiązany projekt.
- Kamień milowy: opcjonalny powiązany kamień milowy projektu.
- Tagi: tagi specyficzne dla zadania.
- Dokumenty/pliki: załączniki do zadania.
- Prywatność: flaga prywatnego zadania.
- Komentarze: rozmowa wokół zadania.
- Protokoły: interakcje powiązane z zadaniem.
Statusy zadań
Pulpit nawigacyjny używa następujących statusów zadań:
todo: praca nie została rozpoczęta.in_progress: praca jest aktywnie realizowana.waiting: zablokowane lub oczekujące na inną osobę/system.completed: zakończone.cancelled: niepotrzebne.
Ukończone zadania mogą być domyślnie ukryte w zależności od bieżącego widoku zadań. Jeśli użytkownik nie może znaleźć ukończonego zadania, sprawdź filtr Pokaż ukończone.
Widoki
Przegląd zadań obsługuje wiele sposobów pracy:
- Widok Kanban: domyślny widok zadań organizacji do przenoszenia pracy między statusami.
- Widok tabeli/listy: uporządkowane wiersze z kolumnami, takimi jak termin, klient, tytuł, status i osoby przypisane.
- Widok kalendarza: zadania ułożone według daty do planowania.
- Widok listy mobilnej: kompaktowy widok operacyjny na mniejszych ekranach.
Dane zadań mogą być również osadzone w kontekstach klienta, projektu, kamienia milowego i widżetów pulpitu nawigacyjnego.
Filtry
Typowe filtry zadań obejmują:
- Pokaż ukończone: uwzględnia ukończone zadania w bieżącym widoku.
- Pokaż powiązane zadania: w kontekście klienta uwzględnia zadania z powiązanych rekordów klienta.
- Pokaż tylko przypisane: ogranicza zadania do kontekstu przypisania aktywnego użytkownika.
- Wyszukiwanie, status, osoba przypisana, klient i filtry kolumn tabeli w zależności od bieżącej konfiguracji tabeli.
Jeśli pomoc techniczna bada brakujące zadanie, sprawdź filtry, zanim założysz, że zadanie zostało usunięte.
Szablony zadań
Szablony zadań pozwalają organizacjom ponownie wykorzystywać powtarzające się wzorce działań następczych. Szablon może definiować:
- Nazwa szablonu.
- Nazwa i opis zadania.
- Domyślny status.
- Domyślne przesunięcie terminu.
- Domyślne osoby przypisane.
- Tagi.
- Pliki.
- Kontekst organizacji, projektu lub kamienia milowego.
Szablony są przydatne w powtarzalnych przepływach pracy, takich jak wdrażanie sponsora, obsługa zgłoszeń z formularza kontaktowego, przygotowywanie kroków wydarzenia lub tworzenie standardowych działań następczych po rozmowie.
Tworzenie zadań z protokołów
Protokoły mogą tworzyć zadania podczas logowania interakcji. Jest to preferowany wzorzec, gdy zadanie jest bezpośrednim działaniem następczym po czymś, co się wydarzyło.
Przykład:
- Członek zespołu loguje protokół spotkania z wynikiem
follow_up_needed. - Dodaje zadanie „Wyślij poprawioną ofertę” z terminem i osobą przypisaną.
- Protokół pozostaje w historii klienta, a zadanie pojawia się w widokach zadań do momentu ukończenia.
Zadania projektowe i kamieni milowych
Zadania można powiązać z projektem lub kamieniem milowym. Daje to zespołom zarówno globalną kolejkę pracy, jak i śledzenie dostarczania specyficzne dla projektu.
- Zadania projektowe pojawiają się w zakładce zadań projektu.
- Zadania kamieni milowych pojawiają się w kontekście kamienia milowego.
- Widoki zadań organizacji nadal mogą wyświetlać zadania projektowe, gdy pozwalają na to uprawnienia i filtry.
- Szablony zadań można również ograniczyć do projektów lub kamieni milowych.
Uprawnienia
Nawigacja po zadaniach pojawia się, gdy użytkownik może listować lub odczytywać zadania. Tworzenie, edytowanie, usuwanie, masowe usuwanie, szablony i akcje wierszy zależą od uprawnień do zadań i stanu użytkownika.
Zachowanie „tylko przypisane” może ograniczyć widoczne zadania do:
- Zadań przypisanych do użytkownika.
- Zadań związanych z kontekstem członka/klienta użytkownika.
- Zadań widocznych poprzez relacje przypisania do projektu, kamienia milowego lub klienta.
Typowe scenariusze wsparcia
Brak zadania
Zacznij od aktywnej organizacji i zakresu uprawnień task użytkownika, a następnie wyczyść filtry Pokaż ukończone i Pokaż tylko przypisane. Jeśli zadanie nadal się nie pojawia, porównaj widoki specyficzne dla klienta, ogólnokrajowe, projektowe i kamieni milowych, zanim uznasz je za usunięte.
Użytkownik nie może utworzyć ani edytować zadania
Sprawdź uprawnienia do tworzenia/edycji task, czy użytkownik nie jest zablokowany i czy zasady „tylko przypisane” nie uniemożliwiają edycji wybranego kontekstu klienta/projektu.
Zadanie pojawia się bez klienta
Zadania mogą istnieć na poziomie organizacji, projektu lub kamienia milowego bez klienta. Jest to oczekiwane w przypadku ogólnej pracy operacyjnej.
Zachowanie kalendarza jest mylące
Widok kalendarza zależy od terminów. Zadania bez terminów mogą nie pojawiać się w pozycjach kalendarza opartych na datach.