Tareas
Las Tareas operacionalizan los seguimientos descubiertos en protocolos, conversaciones con clientes, proyectos, hitos, eventos o correos electrónicos entrantes. Permiten el seguimiento de la propiedad y el progreso sin requerir un proyecto completo.
Ruta: /organizations/:id/tasks
Las tareas también pueden aparecer dentro de los detalles del cliente, detalles del proyecto, detalles del hito, líneas de tiempo y widgets del panel.
Dónde encajan las tareas
Las tareas rastrean el trabajo concreto que necesita un propietario, un estado y una fecha de vencimiento.
Ejemplos:
- Llamar a un invitado mañana.
- Enviar una propuesta a un contacto corporativo.
- Preparar documentos del evento antes del check-in.
- Hacer seguimiento después de un protocolo marcado como "seguimiento necesario".
- Completar una entrega de hito de proyecto.
- Asignar a un compañero de equipo la revisión de un documento o una solicitud de cliente.
- Rastrear el trabajo de traspaso entre turnos o departamentos.
Las tareas son intencionalmente ligeras. Si el trabajo se expande a múltiples fases, participantes, eventos, documentos e hitos, utilice un proyecto y adjunte tareas a ese proyecto.
Campos de Tarea
Los registros de tareas pueden contener:
- Nombre: título obligatorio.
- Descripción: contexto opcional más extenso.
- Estado: pendiente, en curso, en espera, completado o cancelado.
- Fecha de vencimiento: fecha/hora para el seguimiento.
- Asignados: uno o más usuarios de la organización.
- Cliente: cliente relacionado opcional.
- Proyecto: proyecto relacionado opcional.
- Hito: hito de proyecto relacionado opcional.
- Etiquetas: etiquetas específicas de la tarea.
- Documentos/archivos: adjuntos de la tarea.
- Privacidad: indicador de tarea privada.
- Comentarios: conversación en torno a la tarea.
- Protocolos: interacciones vinculadas a la tarea.
Estados de Tarea
El panel utiliza estos estados de tarea:
todo: el trabajo no ha comenzado.in_progress: el trabajo se está gestionando activamente.waiting: bloqueado o esperando a otra persona/sistema.completed: terminado.cancelled: ya no es necesario.
Las tareas completadas se pueden ocultar por defecto según la vista de tareas actual. Si un usuario no puede encontrar una tarea completada, revise el filtro Mostrar completadas.
Vistas
La vista general de tareas admite múltiples formas de trabajar:
- Vista Kanban: vista de tareas de organización predeterminada para mover el trabajo entre estados.
- Vista de tabla/lista: filas estructuradas con columnas como fecha de vencimiento, cliente, título, estado y asignados.
- Vista de calendario: tareas organizadas por fecha para la planificación.
- Vista de lista móvil: vista operativa compacta en pantallas más pequeñas.
Los datos de las tareas también se pueden incrustar en contextos de clientes, proyectos, hitos y widgets del panel.
Filtros
Los filtros comunes de tareas incluyen:
- Mostrar completadas: incluye tareas completadas en la vista actual.
- Mostrar tareas relacionadas: cuando se está dentro del contexto de un cliente, incluye tareas de registros de clientes relacionados.
- Mostrar solo asignadas: limita las tareas al contexto de asignación del usuario activo.
- Filtros de búsqueda, estado, asignado, cliente y columnas de tabla según la configuración de tabla actual.
Si el soporte está investigando una tarea faltante, revise los filtros antes de asumir que la tarea fue eliminada.
Plantillas de Tareas
Las plantillas de tareas permiten a las organizaciones reutilizar patrones de seguimiento recurrentes. Una plantilla puede definir:
- Nombre de la plantilla.
- Nombre y descripción de la tarea.
- Estado predeterminado.
- Desplazamiento de fecha de vencimiento predeterminado.
- Asignados predeterminados.
- Etiquetas.
- Archivos.
- Contexto de organización, proyecto o hito.
Las plantillas son útiles para flujos de trabajo repetidos, como la incorporación de un patrocinador, el manejo de envíos de formularios de contacto, la preparación de pasos de eventos o la creación de seguimientos estándar posteriores a la llamada.
Creación de Tareas a partir de Protocolos
Los protocolos pueden crear tareas durante el registro de interacciones. Este es el patrón preferido cuando la tarea es un seguimiento directo de algo que sucedió.
Ejemplo:
- Un compañero de equipo registra un protocolo de reunión con el resultado
follow_up_needed. - Agrega una tarea "Enviar oferta revisada" con una fecha de vencimiento y un asignado.
- El protocolo permanece en el historial del cliente y la tarea aparece en las vistas de tareas hasta que se completa.
Tareas de Proyecto y Hito
Las tareas se pueden vincular a un proyecto o hito. Esto proporciona a los equipos tanto una cola de trabajo global como un seguimiento de entrega específico del proyecto.
- Las tareas del proyecto aparecen en la pestaña de tareas del proyecto.
- Las tareas del hito aparecen en el contexto del hito.
- Las vistas de tareas de la organización aún pueden mostrar tareas del proyecto cuando los permisos y filtros lo permiten.
- Las plantillas de tareas también se pueden delimitar a proyectos o hitos.
Permisos
La navegación de tareas aparece cuando el usuario puede listar o leer tareas. La creación, edición, eliminación, eliminación masiva, plantillas y acciones de fila dependen de los permisos de tareas y el estado del usuario.
El comportamiento de solo asignados puede limitar las tareas visibles a:
- Tareas asignadas al usuario.
- Tareas relacionadas con el contexto de miembro/cliente del usuario.
- Tareas visibles a través de relaciones de asignación de proyectos, hitos o clientes.
Escenarios Comunes de Soporte
Falta una tarea
Comience con la organización activa y el ámbito de permiso de tarea del usuario, luego borre los filtros Mostrar completadas y Mostrar solo asignadas. Si la tarea aún no aparece, compare las vistas específicas del cliente, de toda la organización, del proyecto y del hito antes de considerarla eliminada.
Un usuario no puede crear o editar una tarea
Verifique los permisos de creación/edición de tarea, si el usuario está bloqueado y si las reglas de solo asignados impiden editar el contexto de cliente/proyecto seleccionado.
Una tarea aparece sin un cliente
Las tareas pueden existir a nivel de organización, proyecto o hito sin un cliente. Esto es esperado para el trabajo operativo general.
El comportamiento del calendario es confuso
La vista de calendario depende de las fechas de vencimiento. Las tareas sin fechas de vencimiento pueden no aparecer en posiciones de calendario basadas en fechas.
Conceptos relacionados: Proyectos, Protocolos.