Sarcini

Sarcini pun în aplicare urmărirea descoperită în protocoale, conversații cu clienții, proiecte, etape importante, evenimente sau e-mailuri primite. Acestea susțin responsabilitatea și urmărirea progresului fără a necesita un proiect complet.

Rută: /organizations/:id/tasks

Sarcinile pot apărea, de asemenea, în detaliile clientului, detaliile proiectului, detaliile etapei importante, cronologii și widgeturi de pe tabloul de bord.

Unde se încadrează sarcinile

Sarcinile urmăresc activități concrete care necesită un responsabil, un statut și o dată scadentă.

Exemple:

• Sunați un oaspete înapoi mâine.
• Trimiteți o propunere unui contact corporativ.
• Pregătiți documentele evenimentului înainte de check-in.
• Urmăriți după un protocol marcat cu „necesită urmărire”.
• Finalizați o livrabilă a etapei importante a proiectului.
• Atribuiți unui coleg de echipă revizuirea unui document sau a unei solicitări a clientului.
• Urmăriți activitatea de predare între schimburi sau departamente.

Sarcinile sunt intenționat ușoare. Dacă activitatea se extinde în mai multe faze, participanți, evenimente, documente și etape importante, utilizați un proiect și atașați sarcini la acel proiect.

Câmpuri de sarcină

Înregistrările sarcinilor pot conține:

• Nume: titlu obligatoriu.
• Descriere: context opțional mai lung.
• Statut: de făcut, în curs, în așteptare, finalizat sau anulat.
• Data scadentă: dată/oră pentru urmărire.
• Responsabili: unul sau mai mulți utilizatori ai organizației.
• Client: client asociat opțional.
• Proiect: proiect asociat opțional.
• Etapă importantă: etapă importantă a proiectului asociată opțional.
• Etichete: etichete specifice sarcinii.
• Documente/fișiere: atașamente ale sarcinii.
• Confidențialitate: indicator de sarcină privată.
• Comentarii: conversație în jurul sarcinii.
• Protocoale: interacțiuni legate de sarcină.

Stări ale sarcinii

Tabloul de bord utilizează aceste stări ale sarcinii:

• todo: activitatea nu a început.
• in_progress: activitatea este gestionată activ.
• waiting: blocat sau în așteptarea altei persoane/sistem.
• completed: finalizat.
• cancelled: nu mai este necesar.

Sarcinile finalizate pot fi ascunse implicit, în funcție de vizualizarea curentă a sarcinilor. Dacă un utilizator nu poate găsi o sarcină finalizată, verificați filtrul Afișare finalizate.

Vizualizări

Prezentarea generală a sarcinilor acceptă mai multe moduri de lucru:

• Vizualizare Kanban: vizualizarea implicită a sarcinilor organizației pentru mutarea activității între stări.
• Vizualizare tabel/listă: rânduri structurate cu coloane precum data scadentă, client, titlu, statut și responsabili.
• Vizualizare calendar: sarcini aranjate după dată pentru planificare.
• Vizualizare listă mobilă: vizualizare operațională compactă pe ecrane mai mici.

Datele sarcinilor pot fi, de asemenea, încorporate în contexte de client, proiect, etapă importantă și widgeturi de pe tabloul de bord.

Filtre

Filtrele comune pentru sarcini includ:

• Afișare finalizate: include sarcinile finalizate în vizualizarea curentă.
• Afișare sarcini asociate: atunci când vă aflați într-un context de client, include sarcini din înregistrări de clienți asociate.
• Afișare doar atribuite: limitează sarcinile la contextul de atribuire al utilizatorului activ.
• Căutare, statut, responsabil, client și filtre de coloane de tabel, în funcție de configurația curentă a tabelului.

Dacă suportul investighează o sarcină lipsă, verificați filtrele înainte de a presupune că sarcina a fost ștearsă.

Șabloane de sarcini

Șabloanele de sarcini permit organizațiilor să reutilizeze modele recurente de urmărire. Un șablon poate defini:

• Numele șablonului.
• Numele și descrierea sarcinii.
• Statutul implicit.
• Decalajul implicit al datei scadente.
• Responsabili impliciti.
• Etichete.
• Fișiere.
• Contextul organizației, proiectului sau etapei importante.

Șabloanele sunt utile pentru fluxuri de lucru repetate, cum ar fi integrarea unui sponsor, gestionarea trimiterilor formularelor de contact, pregătirea etapelor evenimentului sau crearea de urmăriri standard post-apel.

Crearea sarcinilor din protocoale

Protocoalele pot crea sarcini în timpul înregistrării interacțiunilor. Acesta este modelul preferat atunci când sarcina este o urmărire directă a ceva ce s-a întâmplat.

Exemplu:

1. Un coleg de echipă înregistrează un protocol de întâlnire cu rezultatul follow_up_needed.
2. Adaugă o sarcină „Trimite oferta revizuită” cu o dată scadentă și un responsabil.
3. Protocolul rămâne în istoricul clientului, iar sarcina apare în vizualizările sarcinilor până la finalizare.

Sarcini de proiect și de etapă importantă

Sarcinile pot fi legate de un proiect sau de o etapă importantă. Acest lucru oferă echipelor atât o coadă de lucru globală, cât și urmărirea livrărilor specifice proiectului.

• Sarcinile proiectului apar în fila sarcini a proiectului.
• Sarcinile etapei importante apar în contextul etapei importante.
• Vizualizările sarcinilor organizației pot afișa în continuare sarcini de proiect atunci când permisiunile și filtrele permit.
• Șabloanele de sarcini pot fi, de asemenea, limitate la proiecte sau etape importante.

Permisiuni

Navigarea sarcinilor apare atunci când utilizatorul poate lista sau citi sarcini. Crearea, editarea, ștergerea, ștergerea în masă, șabloanele și acțiunile pe rând depind de permisiunile sarcinilor și de starea utilizatorului.

Comportamentul „doar atribuit” poate limita sarcinile vizibile la:

• Sarcini atribuite utilizatorului.
• Sarcini legate de contextul de membru/client al utilizatorului.
• Sarcini vizibile prin relații de atribuire de proiect, etapă importantă sau client.

Scenarii comune de suport

O sarcină lipsește

Începeți cu organizația activă și cu domeniul de aplicare al permisiunii task a utilizatorului, apoi ștergeți filtrele Afișare finalizate și Afișare doar atribuite. Dacă sarcina tot nu apare, comparați vizualizările specifice clientului, la nivel de organizație, de proiect și de etapă importantă înainte de a o considera ștearsă.

Un utilizator nu poate crea sau edita o sarcină

Verificați permisiunile de creare/editare a task, dacă utilizatorul este blocat și dacă regulile „doar atribuit” împiedică editarea contextului de client/proiect selectat.

O sarcină apare fără un client

Sarcinile pot exista la nivel de organizație, proiect sau etapă importantă fără un client. Acest lucru este de așteptat pentru activitatea operațională generală.

Comportamentul calendarului este confuz

Vizualizarea calendarului depinde de datele scadente. Sarcinile fără date scadente s-ar putea să nu apară în poziții de calendar bazate pe dată.

Concepte asociate: Proiecte, Protocoale.