Dokumenty
Knihovna Dokumenty ukládá soubory, které by měly zůstat blízko záznamů CRM a provozní práce: PDF, smlouvy, nabídky, propagační materiály, jízdní řády, SOP, soubory řečníků, soubory dodavatelů, dokumenty událostí a přílohy protokolů.
Trasa: /organizations/:id/documents
Trasa detailu dokumentu: /organizations/:id/documents/:documentId
Dokumenty se mohou také zobrazovat v kontextech zákazníka, projektu, události, protokolu a milníku.
Co obsahuje záznam dokumentu
Dokument je záznam souboru v rozsahu organizace. Má vlastní metadata a odkazy na nahraný soubor, ale může být také propojen s jinými CRM entitami.
Záznamy dokumentů mohou obsahovat:
- Název: zobrazovaný název souboru.
- Odkaz na soubor: uložený odkaz na soubor a MIME typ.
- Organizace: vlastník organizace.
- Vytvořil: uživatel, který jej nahrál nebo vytvořil.
- Zákazník: volitelný odkaz na zákazníka.
- Projekt: volitelný odkaz na projekt.
- Událost: volitelný odkaz na událost.
- Štítky: štítky specifické pro dokument.
- Přiřazení uživatelé: interní uživatelé zodpovědní za dokument nebo oprávnění k práci s ním.
- Přiřazení zákazníci: kontakty propojené s dokumentem.
- Protokoly: interakce, které odkazují na dokument.
Zdroje dokumentů
Seznam dokumentů může zahrnovat více než jeden typ zdroje:
- Záznamy dokumentů: prvotřídní položky knihovny dokumentů CRM.
- PDF dlaždic: starší nebo dlaždicové soubory PDF zobrazené z kontextu vstupní stránky/dlaždice, pokud seznam dokumentů obsahuje PDF dlaždic.
Tento rozdíl je důležitý v podpoře: PDF dlaždice může odkazovat zpět na vstupní stránku, místo nebo dlaždici, nikoli na běžný záznam detailu dokumentu.
Kde se dokumenty zobrazují
Dokumenty lze otevřít z:
- Knihovna dokumentů organizace.
- Karta dokumentů v detailu zákazníka.
- Karta dokumentů v projektu.
- Kontext detailu události.
- Detaily protokolu, kde byl dokument připojen.
- Odkazy na zdroje, jako je kontext PDF dlaždice vstupní stránky.
Pokud se soubor zobrazuje na jednom místě, ale ne na jiném, zkontrolujte, ke které entitě je propojen.
Vytváření a úpravy dokumentů
Uživatelé s oprávněním k úpravě dokumentů mohou vytvářet dokumenty nahráním souboru a přiřazením metadat.
Běžné upravitelné vztahy:
- Zákazník.
- Projekt.
- Událost.
- Štítky.
- Přiřazení uživatelé.
- Přiřazení zákazníci.
Změna odkazů dokumentu může ovlivnit, kde se zobrazuje. Například odstranění odkazu na projekt může odstranit dokument z karty dokumentů projektu, zatímco dokument zůstane v knihovně organizace.
Dokumenty a protokoly
Protokoly mohou obsahovat přílohy souborů. Tyto soubory se mohou zobrazit jako související kontext dokumentu v závislosti na tom, jak byly uloženy a propojeny.
Tento vztah pomáhá vysvětlit:
- Poznámky ze schůzek s připojenými soubory PDF.
- Smlouvy připojené k protokolu hovoru.
- Dokumenty událostí nebo projektů odkazované z interakce.
- Soubory, které se zobrazují na stránce s detaily dokumentu s odkazy na protokoly.
Dokumenty a projekty
Dokumenty projektu udržují dodací artefakty na jednom místě. Běžné příklady:
- Nabídky.
- Dohody.
- Plány.
- Sponzorské materiály.
- Půdorysy.
- Zadání projektu.
- Zprávy po události.
Viditelnost dokumentů projektu stále závisí na oprávněních k dokumentům, i když uživatel může projekt otevřít.
Dokumenty a události
Dokumenty propojené s událostmi mohou podporovat operace účastníků, interní plánování nebo materiály pro hosty. Například:
- Šablony štítků jmen.
- Programy událostí.
- Pokyny k prodeji vstupenek.
- Soubory řečníků.
- Dokumenty místa konání.
- Interní harmonogramy.
Podpora by měla zkontrolovat, zda je dokument propojen se samotnou událostí, jejím projektem, zákazníkem nebo protokolem.
Oprávnění
Navigace k dokumentům se zobrazí, když uživatel může seznam dokumentů zobrazit nebo číst. Vytváření, úpravy, mazání a přiřazování dokumentů závisí na oprávněních k dokumentům.
Přístup k dokumentům může být také omezen rozsahem pouze přiřazených. V takovém případě může uživatel vidět pouze dokumenty přiřazené jemu, přiřazené jeho zákazníkovi/členskému kontextu nebo propojené prostřednictvím záznamů, ke kterým má přístup.
Běžné scénáře podpory
Chybí dokument
Nejprve ověřte aktivní organizaci, oprávnění k dokumentům a rozsah pouze přiřazených dokumentů. Poté porovnejte knihovnu organizace s filtrovanými kartami zákazníka, projektu nebo události; vymažte filtry vyhledávání a štítků; a potvrďte, zda je soubor PDF dlaždice, nikoli prvotřídní dokument.
Dokument se zobrazuje pod nesprávným zdrojem
Zkontrolujte vztahy dokumentu k zákazníkovi, projektu, události a protokolu. Popisek zdroje často odráží nejpřesnější vztah, který seznam dokáže vyřešit.
Uživatel nemůže nahrávat ani upravovat dokumenty
Zkontrolujte oprávnění k úpravě dokumentů a zda uživatel není blokován nebo omezen rozsahem pouze přiřazených.
PDF dlaždice nelze upravovat jako běžný dokument
PDF dlaždice pocházejí z kontextu vstupní stránky/dlaždice. Otevřete související vstupní stránku, dlaždici, místo nebo konfiguraci PDF dlaždice, pokud na ni odkazuje zdroj.