タスク
タスクは、プロトコル、顧客との会話、プロジェクト、マイルストーン、イベント、または受信メールで見つかったフォローアップを具体化します。これらは、完全なプロジェクトを必要とせずに、担当者と進捗状況の追跡をサポートします。
ルート: /organizations/:id/tasks
タスクは、顧客の詳細、プロジェクトの詳細、マイルストーンの詳細、タイムライン、およびダッシュボードウィジェット内にも表示されることがあります。
タスクの配置場所
タスクは、担当者、ステータス、期日が設定された具体的な作業を追跡します。
例:
- 明日、ゲストに電話をかけ直す。
- 法人担当者に提案書を送付する。
- チェックイン前にイベント書類を準備する。
- 「フォローアップが必要」とマークされたプロトコルに従ってフォローアップする。
- プロジェクトのマイルストーン成果物を完成させる。
- 同僚に書類または顧客リクエストのレビューを割り当てる。
- シフト間または部署間の引き継ぎ作業を追跡する。
タ スクは意図的に軽量化されています。作業が複数のフェーズ、参加者、イベント、ドキュメント、マイルストーンに及ぶ場合は、プロジェクトを使用し、そのプロジェクトにタスクをアタッチしてください。
タスクフィールド
タスクレコードには以下を含めることができます:
- 名前: 必須のタイトル。
- 説明: オプションの長いコンテキスト。
- ステータス: 未着手、進行中、待機中、完了、キャンセル済み。
- 期日: フォローアップの日時。
- 担当者: 1人以上の組織ユーザー。
- 顧客: オプションの関連顧客。
- プロジェクト: オプションの関連プロジェクト。
- マイルストーン: オプションの関連プロジェクトマイルストーン。
- タグ: タスク固有のタグ。
- ドキュメント/ファイル: タスクの添付ファイル。
- プライバシー: プライベートタスクフラグ。
- コメント: タスクに関する会話。
- プロトコル: タスクにリンクされたインタラクション。
タスクステータス
ダッシュボードでは、これらのタスクステータスが使用されます:
todo: 作業は開始されていません。in_progress: 作業は積極的に処理中です。waiting: ブロックされているか、他の人/システムを待っています。completed: 完了しました。cancelled: 不要になりました。
完了したタスクは、現在のタスクビューによってはデフォルトで非表示にされることがあります。ユーザーが完了したタスクを見つけられない場合は、完了を表示フィルターを確認してください。
ビュー
タスク概要は、複数の作業方法をサポートしています:
- カンバンビュー: ステータス間で作業を移動するためのデフォルトの組織タスクビュー。
- テーブル/リストビュー: 期日、顧客、タイトル、ステータス、担当者などの列を持つ構造化された行。
- カレンダービュー: 計画のために日付別に配置されたタスク。
- モバイルリストビュー: 小さな画面でのコンパクトなオペレーションビュー。
タスクデータは、顧客、プロジェクト、マイルストーン、およびダッシュボードウィジェットのコンテキストに埋め込むこともできます。
フィルター
一般的なタスクフィルターには以下が含まれます:
- 完了を表示: 現在のビューに完了したタスクを含めます。
- 関連タスクを表示: 顧客コンテキスト内にある場合、関連する顧客レコードからのタスクを含めます。
- 担当のみ表示: アクティブユーザーの割り当てコンテキストにタスクを制限します。
- 現在のテーブル構成に応じて、検索、ステータス、担当者、顧客、およびテーブル列のフィルター。
サポート担当者がタスクが見つからない問題を調査している場合は、タスクが削除されたと仮定する前にフィルターを確認してください。
タスクテンプレート
タスクテンプレートを使用すると、組織は繰り返し発生するフォローアップパターンを再利用できます。テンプレートは以下を定義できます:
- テンプレート名。
- タスク名と説明。
- デフォルトステータス。
- デフォルトの期日オフセット。
- デフォルトの担当者。
- タグ。
- ファイル。
- 組織、プロジェクト、またはマイルストーンのコンテキスト。
テンプ レートは、スポンサーのオンボーディング、問い合わせフォーム送信の処理、イベントステップの準備、または標準的な通話後フォローアップの作成などの繰り返しワークフローに役立ちます。
プロトコルからのタスク作成
プロトコルは、インタラクションログ中にタスクを作成できます。これは、タスクが実際に発生したことへの直接的なフォローアップである場合に推奨されるパターンです。
例:
- チームメンバーが、結果が
follow_up_neededの会議プロトコルをログに記録します。 - 期日と担当者を指定して、「改訂版オファーを送付」というタスクを追加します。
- プロトコルは顧客の履歴に残ります。タスクは完了するまでタスクビューに表示されます。
プロジェクトおよびマイルストーンのタスク
タスクはプロジェクトまたはマイルストーンにリンクできます。これにより、チームはグローバルな作業キューとプロジェクト固有の配信追跡の両方を持つことができます。
- プロジェクトタスクは、プロジェクトのタスクタブに表示されます。
- マイルストーンタスクは、マイルストーンコンテキストに表示されます。
- 組織のタスクビューでは、権限とフィルターが許可する場合、プロジェクトタスクを表示し続けることができます。
- タスクテンプレートは、プロジェクトまたはマイルストーンにスコープすることもできます。
権限
ユーザーがタスクをリストまたは読み取ることができる場合に、タスクナビゲーションが表示されます。作成、編集、削除、一括削除、テンプレート、および行アクションは、タスクの権限とユーザーの状態によって異なります。
担当者のみの動作は、表示されるタスクを以下に制限できます:
- ユーザーに割り当てられたタスク。
- ユーザーのメンバー/顧客コンテキストに関連するタスク。
- プロジェクト、マイルストーン、または顧客の割り当て関係を通じて表示されるタスク。
一般的なサポートシナリオ
タスクが見つからない
アクティブな組織とユーザーの task 権限スコープから開始し、完了を表示 および 担当のみ表示 フィルターをクリアします。タスクがそれでも表示されない場合は、顧客固有、組織全体、プロジェクト、およびマイルストーンビューを比較してから、削除されたと見なしてください。
ユーザーがタスクを作成または編集できない
task の作成/編集権限、ユーザーがブロックされているかどうか、および担当者のみのルールが選択した顧客/プロジェクトコンテキストの編集を妨げているかどうかを確認してください。
顧客なしでタスクが表示される
タスクは、顧客なしで組織、プロジェクト、またはマイルストーンレベルで存在できます。これは、一般的なオペレーション作業としては想定内です。
カレンダーの動作が分かりにく い
カレンダービューは期日に依存します。期日のないタスクは、日付ベースのカレンダー位置に表示されない場合があります。