Úlohy

Úlohy operationalizujú následné kroky zistené v protokoloch, konverzáciách so zákazníkmi, projektoch, míľnikoch, udalostiach alebo prichádzajúcich e-mailoch. Podporujú zodpovednosť a sledovanie pokroku bez potreby plnohodnotného projektu.

Cesta: /organizations/:id/tasks

Úlohy sa môžu zobrazovať aj v rámci detailov zákazníka, detailov projektu, detailov míľnika, časových osí a widgetov na prístrojovej doske.

Kam úlohy zapadajú

Úlohy sledujú konkrétnu prácu, ktorá potrebuje vlastníka, stav a dátum splnenia.

Príklady:

• Zajtra zavolať hosťovi späť.
• Poslať návrh firemnému kontaktu.
• Pripraviť dokumenty k udalosti pred registráciou.
• Následne skontaktovať po protokole označenom ako „potrebná následná kontrola“.
• Dokončiť dodávku míľnika projektu.
• Priradiť kolegovi kontrolu dokumentu alebo požiadavky zákazníka.
• Sledovať odovzdávanie práce medzi smenami alebo oddeleniami.

Úlohy sú zámerne nenáročné. Ak sa práca rozrastie do viacerých fáz, účastníkov, udalostí, dokumentov a míľnikov, použite projekt a k tomuto projektu priraďte úlohy.

Polia úloh

Záznamy úloh môžu obsahovať:

• Názov: povinný titul.
• Popis: voliteľný dlhší kontext.
• Stav: na vybavenie, v procese, čakanie, dokončené alebo zrušené.
• Dátum splnenia: dátum/čas pre následnú kontrolu.
• Priradení: jeden alebo viacerí používatelia organizácie.
• Zákazník: voliteľný súvisiaci zákazník.
• Projekt: voliteľný súvisiaci projekt.
• Míľnik: voliteľný súvisiaci míľnik projektu.
• Štítky: štítky špecifické pre úlohu.
• Dokumenty/súbory: prílohy úloh.
• Súkromie: príznak súkromnej úlohy.
• Komentáre: konverzácia okolo úlohy.
• Protokoly: interakcie prepojené s úlohou.

Stavy úloh

Prístrojová doska používa tieto stavy úloh:

• todo: práca sa nezačala.
• in_progress: práca sa aktívne rieši.
• waiting: zablokované alebo čaká na inú osobu/systém.
• completed: dokončené.
• cancelled: už nie je potrebné.

Dokončené úlohy môžu byť predvolene skryté v závislosti od aktuálneho zobrazenia úloh. Ak používateľ nemôže nájsť dokončenú úlohu, skontrolujte filter Zobraziť dokončené.

Zobrazenia

Prehľad úloh podporuje viacero spôsobov práce:

• Kanban zobrazenie: predvolené zobrazenie úloh organizácie na presúvanie práce medzi stavmi.
• Tabuľkové/zoznamové zobrazenie: štruktúrované riadky so stĺpcami ako dátum splnenia, zákazník, názov, stav a priradení.
• Kalendárne zobrazenie: úlohy usporiadané podľa dátumu na plánovanie.
• Mobilné zobrazenie zoznamu: kompaktné prevádzkové zobrazenie na menších obrazovkách.

Údaje o úlohách môžu byť tiež vložené do kontextov zákazníka, projektu, míľnika a widgetov na prístrojovej doske.

Filtre

Bežné filtre úloh zahŕňajú:

• Zobraziť dokončené: zahrnie dokončené úlohy do aktuálneho zobrazenia.
• Zobraziť súvisiace úlohy: v kontexte zákazníka zahrnie úlohy zo súvisiacich záznamov zákazníka.
• Zobraziť iba priradené: obmedzí úlohy na kontext priradenia aktívneho používateľa.
• Vyhľadávanie, stav, priradený, zákazník a filtre stĺpcov tabuľky v závislosti od aktuálnej konfigurácie tabuľky.

Ak podpora skúma chýbajúcu úlohu, predpokladajte, že úloha bola odstránená, skontrolujte filtre.

Šablóny úloh

Šablóny úloh umožňujú organizáciám opätovne používať opakujúce sa vzory následných krokov. Šablóna môže definovať:

• Názov šablóny.
• Názov a popis úlohy.
• Predvolený stav.
• Predvolený posun splatnosti.
• Predvolení priradení.
• Štítky.
• Súbory.
• Kontext organizácie, projektu alebo míľnika.

Šablóny sú užitočné pre opakujúce sa pracovné postupy, ako je napríklad onboarding sponzora, spracovanie odoslaných formulárov, príprava krokov udalosti alebo vytváranie štandardných následných krokov po hovore.

Vytváranie úloh z protokolov

Protokoly môžu vytvárať úlohy počas zaznamenávania interakcií. Toto je preferovaný vzor, keď je úloha priamym následným krokom niečoho, čo sa stalo.

Príklad:

1. Kolega zaznamená protokol stretnutia s výsledkom follow_up_needed.
2. Pridá úlohu „Poslať upravenú ponuku“ s dátumom splnenia a priradeným.
3. Protokol zostáva v histórii zákazníka a úloha sa zobrazuje v zobrazeniach úloh, kým nie je dokončená.

Úlohy projektu a míľnika

Úlohy môžu byť prepojené s projektom alebo míľnikom. Týmto tímom poskytuje globálny front práce aj sledovanie dodávok špecifických pre projekt.

• Úlohy projektu sa zobrazujú na karte úloh projektu.
• Úlohy míľnika sa zobrazujú v kontexte míľnika.
• Zobrazenia úloh organizácie môžu stále zobrazovať úlohy projektu, ak to povolenia a filtre umožňujú.
• Šablóny úloh môžu byť tiež obmedzené na projekty alebo míľniky.

Povolenia

Navigácia úloh sa zobrazí, keď používateľ môže vypísať alebo čítať úlohy. Vytváranie, úprava, mazanie, hromadné mazanie, šablóny a akcie riadkov závisia od povolení úloh a stavu používateľa.

Správanie iba pre priradených môže obmedziť viditeľné úlohy na:

• Úlohy priradené používateľovi.
• Úlohy súvisiace s kontextom člena/zákazníka používateľa.
• Úlohy viditeľné prostredníctvom vzťahov priradenia projektu, míľnika alebo zákazníka.

Bežné scenáre podpory

Chýba úloha

Začnite s aktívnou organizáciou a rozsahom povolenia task používateľa, potom vymažte filtre Zobraziť dokončené a Zobraziť iba priradené. Ak sa úloha stále nezobrazuje, porovnajte zobrazenia špecifické pre zákazníka, celopodnikové, projektové a míľnikové pred tým, ako ju budete považovať za odstránenú.

Používateľ nemôže vytvoriť alebo upraviť úlohu

Skontrolujte povolenia na vytváranie/úpravu úloh, či používateľ nie je zablokovaný a či pravidlá iba pre priradených nebránia úprave vybraného kontextu zákazníka/projektu.

Úloha sa zobrazuje bez zákazníka

Úlohy môžu existovať na úrovni organizácie, projektu alebo míľnika bez zákazníka. Toto je očakávané pre všeobecnú prevádzkovú prácu.

Správanie kalendára je mätúce

Kalendárne zobrazenie závisí od dátumov splnenia. Úlohy bez dátumov splnenia sa nemusia zobrazovať na pozíciách v kalendári založených na dátumoch.

Súvisiace koncepty: Projekty, Protokoly.