Задачи

Задачи операционализируют последующие действия, обнаруженные в протоколах, разговорах с клиентами, проектах, этапах, событиях или входящих письмах. Они поддерживают ответственность и отслеживание прогресса без необходимости полного управления проектом.

Маршрут: /organizations/:id/tasks

Задачи также могут отображаться внутри сведений о клиенте, проекта, этапа, временных шкал и виджетов панели мониторинга.

Где задачи вписываются в общую картину

Задачи отслеживают конкретные работы, которые требуют владельца, статуса и срока выполнения.

• Позвонить гостю завтра.
• Отправить предложение корпоративному контакту.
• Подготовить документы для мероприятия перед регистрацией.
• Связаться после протокола с пометкой «требуется последующее действие».
• Завершить результат этапа проекта.
• Назначить коллегу для проверки документа или запроса клиента.
• Отслеживать передачу работы между сменами или отделами.

Задачи намеренно сделаны легковесными. Если работа разрастается до нескольких фаз, участников, событий, документов и этапов, используйте проект и привяжите к нему задачи.

Поля задачи

Записи задач могут содержать:

• Название: обязательный заголовок.
• Описание: необязательный более подробный контекст.
• Статус: к выполнению, в процессе, ожидание, выполнено или отменено.
• Срок выполнения: дата/время для последующего действия.
• Исполнители: один или несколько пользователей организации.
• Клиент: необязательный связанный клиент.
• Проект: необязательный связанный проект.
• Этап: необязательный связанный этап проекта.
• Теги: теги, специфичные для задачи.
• Документы/файлы: вложения к задаче.
• Конфиденциальность: флаг приватной задачи.
• Комментарии: обсуждение вокруг задачи.
• Протоколы: взаимодействия, связанные с задачей.

Статусы задач

Панель мониторинга использует следующие статусы задач:

• todo: работа не начата.
• in_progress: работа активно выполняется.
• waiting: заблокировано или ожидание другого человека/системы.
• completed: завершено.
• cancelled: больше не требуется.

Завершенные задачи могут быть скрыты по умолчанию в зависимости от текущего представления задач. Если пользователь не может найти завершенную задачу, проверьте фильтр Показать завершенные.

Представления

Обзор задач поддерживает несколько способов работы:

• Канбан-представление: представление задач организации по умолчанию для перемещения работ между статусами.
• Табличное/списочное представление: структурированные строки с такими столбцами, как срок выполнения, клиент, название, статус и исполнители.
• Календарное представление: задачи, упорядоченные по дате для планирования.
• Мобильное списочное представление: компактное операционное представление на небольших экранах.

Данные задач также могут быть встроены в контекст клиента, проекта, этапа и виджетов панели мониторинга.

Фильтры

Общие фильтры задач включают:

• Показать завершенные: включает завершенные задачи в текущем представлении.
• Показать связанные задачи: при работе в контексте клиента включает задачи из связанных записей клиентов.
• Показать только назначенные: ограничивает задачи контекстом назначения активного пользователя.
• Фильтры поиска, статуса, исполнителя, клиента и столбцов таблицы в зависимости от текущей конфигурации таблицы.

Если служба поддержки расследует пропавшую задачу, проверьте фильтры, прежде чем предполагать, что задача была удалена.

Шаблоны задач

Шаблоны задач позволяют организациям повторно использовать повторяющиеся шаблоны последующих действий. Шаблон может определять:

• Название шаблона.
• Название и описание задачи.
• Статус по умолчанию.
• Смещение срока выполнения по умолчанию.
• Исполнители по умолчанию.
• Теги.
• Файлы.
• Контекст организации, проекта или этапа.

Шаблоны полезны для повторяющихся рабочих процессов, таких как онбординг спонсора, обработка заявок из контактной формы, подготовка этапов мероприятия или создание стандартных последующих действий после звонка.

Создание задач из протоколов

Протоколы могут создавать задачи во время логирования взаимодействия. Это предпочтительный шаблон, когда задача является прямым последующим действием после произошедшего.

1. Коллега регистрирует протокол встречи с результатом follow_up_needed.
2. Он добавляет задачу «Отправить пересмотренное предложение» с указанием срока выполнения и исполнителя.
3. Протокол остается в истории клиента, а задача отображается в представлениях задач до завершения.

Задачи проекта и этапа

Задачи могут быть связаны с проектом или этапом. Это дает командам как глобальную очередь работ, так и отслеживание выполнения конкретных проектов.

• Задачи проекта отображаются на вкладке задач проекта.
• Задачи этапа отображаются в контексте этапа.
• Представления задач организации по-прежнему могут отображать задачи проекта, если это позволяют разрешения и фильтры.
• Шаблоны задач также могут быть ограничены проектами или этапами.

Разрешения

Навигация по задачам отображается, когда пользователь может просматривать или читать задачи. Создание, редактирование, удаление, массовое удаление, шаблоны и действия в строке зависят от разрешений на задачи и состояния пользователя.

Поведение «только назначенные» может ограничивать видимые задачи следующими способами:

• Задачи, назначенные пользователю.
• Задачи, связанные с контекстом участника/клиента пользователя.
• Задачи, видимые через отношения назначения проекта, этапа или клиента.

Распространенные сценарии поддержки

Задача отсутствует

Начните с активной организации и области действия разрешения пользователя на задачи, затем очистите фильтры Показать завершенные и Показать только назначенные. Если задача по-прежнему не отображается, сравните представления для конкретного клиента, общеорганизационные, проектные и этапы, прежде чем считать ее удаленной.

Пользователь не может создать или отредактировать задачу

Проверьте разрешения на создание/редактирование задач, заблокирован ли пользователь, и не мешают ли правила «только назначенные» редактированию выбранного контекста клиента/проекта.

Задача появляется без клиента

Задачи могут существовать на уровне организации, проекта или этапа без клиента. Это ожидаемо для общей операционной работы.

Поведение календаря сбивает с толку

Календарное представление зависит от сроков выполнения. Задачи без сроков выполнения могут не отображаться в позициях календаря, основанных на дате.

Связанные концепции: Проекты, Протоколы.