Taken

Taken operationaliseren opvolgingen die zijn ontdekt in protocollen, klantgesprekken, projecten, mijlpalen, evenementen of inkomende e-mail. Ze ondersteunen eigenaarschap en voortgangsregistratie zonder dat een volledig project vereist is.

Route: /organizations/:id/tasks

Taken kunnen ook verschijnen binnen klantdetails, projectdetails, mijlpaaldetails, tijdlijnen en dashboardwidgets.

Waar Taken Passen

Taken registreren concreet werk dat een eigenaar, status en vervaldatum nodig heeft.

Voorbeelden:

• Bel een gast morgen terug.
• Stuur een voorstel naar een zakelijke contactpersoon.
• Bereid evenementdocumenten voor vóór het inchecken.
• Volg op na een protocol met de markering "opvolging nodig".
• Voltooi een projectmijlpaal-levering.
• Wijs een teamgenoot toe om een document of klantverzoek te beoordelen.
• Registreer overdrachtsactiviteiten tussen diensten of afdelingen.

Taken zijn bewust lichtgewicht. Als het werk uitgroeit tot meerdere fasen, deelnemers, evenementen, documenten en mijlpalen, gebruik dan een project en koppel taken aan dat project.

Taakvelden

Taakrecords kunnen bevatten:

• Naam: verplichte titel.
• Beschrijving: optionele langere context.
• Status: te doen, bezig, wachtend, voltooid of geannuleerd.
• Vervaldatum: datum/tijd voor opvolging.
• Toegewezenen: een of meer organisatiegebruikers.
• Klant: optionele gerelateerde klant.
• Project: optioneel gerelateerd project.
• Mijlpaal: optionele gerelateerde projectmijlpaal.
• Tags: taakspecifieke tags.
• Documenten/bestanden: taakbijlagen.
• Privacy: privé-taakvlag.
• Opmerkingen: gesprek rond de taak.
• Protocollen: interacties gekoppeld aan de taak.

Taakstatussen

Het dashboard gebruikt deze taakstatussen:

• todo: werk is nog niet gestart.
• in_progress: werk wordt actief afgehandeld.
• waiting: geblokkeerd of wachtend op een andere persoon/systeem.
• completed: voltooid.
• cancelled: niet langer nodig.

Voltooide taken kunnen standaard worden verborgen, afhankelijk van de huidige taakweergave. Als een gebruiker een voltooide taak niet kan vinden, controleer dan het filter Voltooide tonen.

Weergaven

Het taakoverzicht ondersteunt meerdere manieren van werken:

• Kanbanweergave: standaard organisatie-taakweergave voor het verplaatsen van werk tussen statussen.
• Tabel/lijstweergave: gestructureerde rijen met kolommen zoals vervaldatum, klant, titel, status en toegewezenen.
• Agendaweergave: taken gerangschikt op datum voor planning.
• Mobiele lijstweergave: compacte operationele weergave op kleinere schermen.

Taakgegevens kunnen ook worden ingebed in klant-, project-, mijlpaal- en dashboardwidgetcontexten.

Filters

Veelvoorkomende taakfilters zijn:

• Voltooide tonen: bevat voltooide taken in de huidige weergave.
• Gerelateerde taken tonen: binnen een klantcontext, bevat taken van gerelateerde klantrecords.
• Alleen toegewezen tonen: beperkt taken tot de toewijzingscontext van de actieve gebruiker.
• Zoek-, status-, toegewezenen-, klant- en tabelkolomfilters, afhankelijk van de huidige tabelconfiguratie.

Als de ondersteuning onderzoek doet naar een ontbrekende taak, controleer dan de filters voordat u aanneemt dat de taak is verwijderd.

Taaksjablonen

Taaksjablonen stellen organisaties in staat om terugkerende opvolgpatronen te hergebruiken. Een sjabloon kan definiëren:

• Sjabloonnaam.
• Taaknaam en beschrijving.
• Standaardstatus.
• Standaardvervaldatum-offset.
• Standaardtoegewezenen.
• Tags.
• Bestanden.
• Organisatie-, project- of mijlpaalcontext.

Sjablonen zijn nuttig voor herhaalde workflows, zoals het onboarden van een sponsor, het verwerken van inzendingen van contactformulieren, het voorbereiden van evenementstappen of het maken van standaard opvolgingen na een gesprek.

Taken Maken Vanuit Protocollen

Protocollen kunnen taken maken tijdens het loggen van interacties. Dit is het voorkeurspatroon wanneer de taak een directe opvolging is van iets dat is gebeurd.

Voorbeeld:

1. Een teamgenoot logt een vergaderprotocol met uitkomst follow_up_needed.
2. Ze voegen een taak "Herziene aanbieding verzenden" toe met een vervaldatum en toegewezen persoon.
3. Het protocol blijft in de geschiedenis van de klant en de taak verschijnt in taakweergaven totdat deze is voltooid.

Project- en Mijlpaaltaken

Taken kunnen worden gekoppeld aan een project of mijlpaal. Dit geeft teams zowel een wereldwijde werkqueue als projectspecifieke leveringsregistratie.

• Projecttaken verschijnen in het project-taaktabblad.
• Mijlpaaltaken verschijnen in de mijlpaalcontext.
• Organisatie-taakweergaven kunnen nog steeds projecttaken tonen wanneer de machtigingen en filters dit toelaten.
• Taaksjablonen kunnen ook worden afgebakend tot projecten of mijlpalen.

Machtigingen

Taaknavigatie verschijnt wanneer de gebruiker taken kan weergeven of lezen. Het maken, bewerken, verwijderen, bulkverwijderen, sjablonen en rijacties zijn afhankelijk van taakmachtigingen en de gebruikersstatus.

Alleen-toegewezen gedrag kan zichtbare taken beperken tot:

• Taken toegewezen aan de gebruiker.
• Taken gerelateerd aan de leden-/klantcontext van de gebruiker.
• Taken zichtbaar via project-, mijlpaal- of klanttoewijzingsrelaties.

Veelvoorkomende Ondersteuningsscenario's

Een taak ontbreekt

Begin met de actieve organisatie en de task machtigingsscope van de gebruiker, wis vervolgens de filters Voltooide tonen en Alleen toegewezen tonen. Als de taak nog steeds niet verschijnt, vergelijk dan de klant-specifieke, organisatie-brede, project- en mijlpaalweergaven voordat u deze als verwijderd beschouwt.

Een gebruiker kan geen taak maken of bewerken

Controleer de task aanmaak/bewerkingsmachtigingen, of de gebruiker is geblokkeerd, en of alleen-toegewezen regels het bewerken van de geselecteerde klant/projectcontext verhinderen.

Een taak verschijnt zonder klant

Taken kunnen op organisatie-, project- of mijlpaalniveau bestaan zonder klant. Dit is verwacht voor algemeen operationeel werk.

Agenda-gedrag is verwarrend

De agendaweergave is afhankelijk van vervaldatums. Taken zonder vervaldatums verschijnen mogelijk niet op datumgebaseerde agendaplaatsen.

Gerelateerde concepten: Projecten, Protocollen.