Завдання

Завдання втілюють у життя подальші дії, виявлені в протоколах, розмовах з клієнтами, проєктах, етапах, подіях або вхідних електронних листах. Вони підтримують відповідальність та відстеження прогресу без необхідності повноцінного проєкту.

Маршрут: /organizations/:id/tasks

Завдання також можуть з'являтися всередині деталей клієнта, деталей проєкту, деталей етапу, часових шкал та віджетів панелі інструментів.

Де розміщуються завдання

Завдання відстежують конкретну роботу, яка потребує відповідального, статусу та терміну виконання.

Приклади:

• Зателефонувати гостю завтра.
• Надіслати пропозицію корпоративному контакту.
• Підготувати документи для події перед реєстрацією.
• Зв'язатися після протоколу з позначкою "потрібен подальший зв'язок".
• Завершити результат етапу проєкту.
• Призначити колегу для перегляду документа або запиту клієнта.
• Відстежувати передачу роботи між змінами або відділами.

Завдання навмисно зроблені легкими. Якщо робота розростається до кількох фаз, учасників, подій, документів та етапів, використовуйте проєкт і прив'яжіть до нього завдання.

Поля завдання

Записи завдань можуть містити:

• Назва: обов'язковий заголовок.
• Опис: необов'язковий довший контекст.
• Статус: до виконання, у процесі, очікування, завершено або скасовано.
• Термін виконання: дата/час для подальшого зв'язку.
• Виконавці: один або кілька користувачів організації.
• Клієнт: необов'язковий пов'язаний клієнт.
• Проєкт: необов'язковий пов'язаний проєкт.
• Етап: необов'язковий пов'язаний етап проєкту.
• Теги: специфічні для завдання теги.
• Документи/файли: вкладення до завдання.
• Приватність: прапорець приватного завдання.
• Коментарі: обговорення навколо завдання.
• Протоколи: взаємодії, пов'язані із завданням.

Статуси завдань

Панель інструментів використовує такі статуси завдань:

• todo: робота не розпочата.
• in_progress: робота активно виконується.
• waiting: заблоковано або очікується на іншу особу/систему.
• completed: завершено.
• cancelled: більше не потрібно.

Завершені завдання можуть бути приховані за замовчуванням залежно від поточного вигляду завдань. Якщо користувач не може знайти завершене завдання, перевірте фільтр Показати завершені.

Вигляди

Огляд завдань підтримує кілька способів роботи:

• Kanban-вигляд: стандартний вигляд завдань організації для переміщення роботи між статусами.
• Таблиця/список: структуровані рядки зі стовпцями, такими як термін виконання, клієнт, назва, статус та виконавці.
• Календарний вигляд: завдання, розташовані за датою для планування.
• Мобільний вигляд списку: компактний операційний вигляд на менших екранах.

Дані завдань також можуть бути вбудовані в контексти клієнта, проєкту, етапу та віджетів панелі інструментів.

Фільтри

Поширені фільтри завдань включають:

• Показати завершені: включає завершені завдання в поточний вигляд.
• Показати пов'язані завдання: у контексті клієнта включає завдання з пов'язаних записів клієнтів.
• Показати тільки призначені: обмежує завдання контекстом призначення активного користувача.
• Пошук, статус, виконавець, клієнт та фільтри стовпців таблиці залежно від поточної конфігурації таблиці.

Якщо служба підтримки розслідує відсутнє завдання, перевірте фільтри, перш ніж припускати, що завдання було видалено.

Шаблони завдань

Шаблони завдань дозволяють організаціям повторно використовувати шаблони повторюваних подальших дій. Шаблон може визначати:

• Назва шаблону.
• Назва та опис завдання.
• Статус за замовчуванням.
• Зміщення терміну виконання за замовчуванням.
• Виконавці за замовчуванням.
• Теги.
• Файли.
• Контекст організації, проєкту або етапу.

Шаблони корисні для повторюваних робочих процесів, таких як онбординг спонсора, обробка надходжень з контактної форми, підготовка етапів подій або створення стандартних подальших дій після дзвінка.

Створення завдань з протоколів

Протоколи можуть створювати завдання під час реєстрації взаємодії. Це кращий шаблон, коли завдання є прямим продовженням чогось, що сталося.

Приклад:

1. Колега реєструє протокол зустрічі з результатом follow_up_needed.
2. Він додає завдання "Надіслати переглянуту пропозицію" з терміном виконання та виконавцем.
3. Протокол залишається в історії клієнта, а завдання з'являється у виглядах завдань до завершення.

Завдання проєкту та етапу

Завдання можна прив'язати до проєкту або етапу. Це дає командам як глобальну чергу роботи, так і відстеження виконання специфічне для проєкту.

• Завдання проєкту з'являються на вкладці завдань проєкту.
• Завдання етапу з'являються в контексті етапу.
• Організаційні вигляди завдань все ще можуть показувати проєктні завдання, якщо дозволяють дозволи та фільтри.
• Шаблони завдань також можуть бути обмежені проєктами або етапами.

Дозволи

Навігація завданнями з'являється, коли користувач може переглядати список або читати завдання. Створення, редагування, видалення, масове видалення, шаблони та дії в рядку залежать від дозволів на завдання та стану користувача.

Поведінка "тільки призначені" може обмежувати видимі завдання до:

• Завдань, призначених користувачеві.
• Завдань, пов'язаних з контекстом члена команди/клієнта користувача.
• Завдань, видимих через зв'язки призначення проєкту, етапу або клієнта.

Поширені сценарії підтримки

Відсутнє завдання

Почніть з активної організації та області дозволів користувача на task, потім очистіть фільтри Показати завершені та Показати тільки призначені. Якщо завдання все ще не з'являється, порівняйте специфічні для клієнта, загальноорганізаційні, проєктні та етапні вигляди, перш ніж вважати його видаленим.

Користувач не може створити або редагувати завдання

Перевірте дозволи на створення/редагування task, чи не заблоковано користувача, і чи не обмежують правила "тільки призначені" редагування вибраного контексту клієнта/проєкту.

Завдання з'являється без клієнта

Завдання можуть існувати на рівні організації, проєкту або етапу без клієнта. Це очікується для загальної операційної роботи.

Поведінка календаря заплутана

Календарний вигляд залежить від термінів виконання. Завдання без термінів виконання можуть не з'являтися в позиціях календаря, заснованих на даті.

Пов'язані концепції: Проєкти, Протоколи.