Перейти до основного вмісту

Документи

Бібліотека Документи зберігає файли, які мають бути поруч із записами CRM та операційною роботою: PDF-файли, контракти, пропозиції, рекламні матеріали, меню, розклади, СОП, файли доповідачів, файли постачальників, документи подій та вкладення протоколів.

Маршрут: /organizations/:id/documents

Маршрут деталей документа: /organizations/:id/documents/:documentId

Документи також можуть з'являтися в контексті клієнтів, проєктів, подій, протоколів та етапів.

Що зберігає запис документа​

Документ — це запис файлу в межах організації. Він має власні метадані та посилання на завантажений файл, але також може бути пов'язаний з іншими сутностями CRM.

Записи документів можуть містити:

  • Назва: відображувана назва файлу.
  • Посилання на файл: збережене посилання на файл та MIME-тип.
  • Організація: організація-власник.
  • Створено: користувач, який завантажив або створив його.
  • Клієнт: необов'язкове посилання на клієнта.
  • Проєкт: необов'язкове посилання на проєкт.
  • Подія: необов'язкове посилання на подію.
  • Теги: теги, специфічні для документа.
  • Призначені користувачі: внутрішні користувачі, відповідальні за документ або яким дозволено з ним працювати.
  • Призначені клієнти: контакти, пов'язані з документом.
  • Протоколи: взаємодії, що посилаються на документ.

Джерела документів​

Список документів може включати більше одного типу джерела:

  • Записи документів: першочергові записи бібліотеки документів CRM.
  • PDF-файли плиток: застарілі або плиточні PDF-файли, що відображаються з контексту цільової сторінки/плитки, коли список документів включає PDF-файли плиток.

Це розходження має значення для підтримки: PDF-файл плитки може посилатися на цільову сторінку, місце або плитку, а не на звичайний запис деталей документа.

Де з'являються документи​

Документи можна відкрити з:

  • Бібліотеки документів організації.
  • вкладки документів деталей клієнта.
  • вкладки документів проєкту.
  • Контексту деталей події.
  • Деталей протоколу, де було вкладено документ.
  • Посилань на джерела, таких як контекст плитки PDF цільової сторінки.

Якщо файл з'являється в одному місці, але не в іншому, перевірте, з якою сутністю він пов'язаний.

Створення та редагування документів​

Користувачі з дозволом на редагування документів можуть створювати документи, завантажуючи файл та призначаючи метадані.

Поширені редаговані зв'язки:

  • Клієнт.
  • Проєкт.
  • Подія.
  • Теги.
  • Призначені користувачі.
  • Призначені клієнти.

Зміна посилань документа може вплинути на те, де він з'являється. Наприклад, видалення посилання на проєкт може видалити його з вкладки документів проєкту, тоді як документ залишиться в бібліотеці організації.

Документи та протоколи​

Протоколи можуть містити вкладення файлів. Ці файли можуть відображатися як пов'язаний контекст документа залежно від того, як вони були збережені та пов'язані.

Цей зв'язок допомагає пояснити:

  • Примітки до зустрічей із вкладеними PDF-файлами.
  • Контракти, вкладені до протоколу дзвінка.
  • Документи подій або проєктів, на які посилається взаємодія.
  • Файли, що з'являються на сторінці деталей документа з посиланнями на протокол.

Документи та проєкти​

Документи проєкту зберігають артефакти доставки в одному місці. Поширені приклади:

  • Пропозиції.
  • Угоди.
  • Розклади.
  • Матеріали спонсора.
  • Плани поверхів.
  • Брифінги проєкту.
  • Звіти після події.

Видимість документів проєкту все ще залежить від дозволів на документ, навіть якщо користувач може відкрити проєкт.

Документи та події​

Документи, пов'язані з подіями, можуть підтримувати операції для учасників, внутрішнє планування або матеріали для гостей. Наприклад:

  • Шаблони бейджів.
  • Програми подій.
  • Інструкції з придбання квитків.
  • Файли доповідачів.
  • Документи місця проведення.
  • Внутрішні плани проведення.

Підтримка повинна перевірити, чи пов'язаний документ із самою подією, її проєктом, клієнтом або протоколом.

Дозволи​

Навігація документа з'являється, коли користувач може переглядати список або читати документи. Створення, редагування, видалення та призначення документів залежать від дозволів на документ.

Доступ до документів також може бути обмежений сферою дії "тільки призначені". У такому випадку користувач може бачити лише документи, призначені йому, призначені його клієнту/учаснику або пов'язані через записи, до яких йому дозволено доступ.

Поширені сценарії підтримки​

Документ відсутній​

Спочатку перевірте активну організацію, дозволи на документи та сферу дії "тільки призначені" для документів. Потім порівняйте бібліотеку організації з відфільтрованими вкладками клієнта, проєкту або події; очистіть фільтри пошуку та тегів; і підтвердьте, чи є файл PDF плитки, а не повноцінний документ.

Документ з'являється під неправильним джерелом​

Перевірте зв'язки документа з клієнтом, проєктом, подією та протоколом. Мітка джерела часто відображає найконкретніший зв'язок, який може визначити список.

Користувач не може завантажувати або редагувати документи​

Перевірте дозвіл на редагування документ та чи заблокований користувач або обмежений сферою дії "тільки призначені".

PDF-файл плитки не можна редагувати як звичайний документ​

PDF-файли плиток походять з контексту цільової сторінки/плитки. Відкрийте пов'язану цільову сторінку, плитку, місце або конфігурацію плитки PDF, якщо джерело вказує туди.

Пов'язані концепції: Клієнти, Події.