Kontakty

Obszar Kontakty w sekcji CRM i operacje jest centrum zarządzania kontaktami w Scoutello. Zawiera osoby, firmy, dostawców, członków, partnerów, gości, leady i inne podmioty, które organizacja śledzi na potrzeby sprzedaży, obsługi gości, wydarzeń, członkostw, wsparcia lub dalszych działań operacyjnych. Powiązane rekordy i trasy są również nazywane klientami.

Trasa: /organizations/:id/customers

Trasa szczegółów klienta: /organizations/:id/customers/:customerId

Co reprezentuje rekord klienta

Rekord klienta może być klasycznym kontaktem, ale może też reprezentować bardziej operacyjne pojęcia:

• Osobę uczestniczącą w wydarzeniu, otrzymującą newsletter lub logującą się do prywatnej aplikacji internetowej.
• Firmę lub konto powiązane z osobami i projektami.
• Dostawcę, partnera, przewodnika, sponsora, prelegenta, miejsce wydarzenia, członka stowarzyszenia, stałego gościa lub wewnętrzną osobę zainteresowaną.
• Rekord utworzony ręcznie, zaimportowany z pliku, skopiowany z innej uprawnionej organizacji, zebrany lub wzbogacony albo wygenerowany przez formularz skierowany do gości lub proces obsługi wydarzenia.

Klient jest najlepszym punktem wyjścia do obsługi, ponieważ wiele procesów CRM i procesów skierowanych do gości ostatecznie zostaje z nim powiązanych.

Ważne pola

Rekordy klientów mogą zawierać:

• Tożsamość: imię, nazwisko, tytuł, dział, stanowisko, nazwa firmy, typ, powiązane konto użytkownika.
• Dane kontaktowe: adres e-mail, telefon, drugi telefon, strona internetowa, LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube, XING, Bluesky i inne linki do mediów społecznościowych.
• Klasyfikacja: typ, status, źródło, tagi, pola niestandardowe, notatki, opisy i kolejność.
• Dane profilu osobowego: wiek, data urodzenia, płeć, zaimki, używane języki, obrazy i ustawienia widoczności profilu.
• Kontekst organizacji: organizacja posiadająca rekord, powiązana organizacja, odpowiedzialny klient, rola, uprawnienia, stan zaproszenia/akceptacji oraz dostęp członkowski.
• Kontekst sieci: relacje z klientami, polecenia, powiązania „odpowiedzialny za”, udział w projektach, przypisane projekty, wydarzenia, wycieczki, strony docelowe, oferty i newslettery.
• Kontekst komunikacji: przychodzące wiadomości e-mail, wysłane wiadomości z daną osobą jako nadawcą, lokalna część osobistego adresu nadawcy, adres e-mail kontaktu, podpis e-mail, subskrypcje newsletterów i stan rezygnacji z wiadomości e-mail.
• Kontekst operacyjny: zadania, protokoły, dokumenty, uczestnicy wydarzeń, faktury, zgłoszenia z formularzy kontaktowych, zapisane wpisy, krótkie linki i dostęp do stron docelowych.

Nie każde pole jest widoczne w każdym formularzu. Widoczność zależy od typu klienta, uprawnień, konfiguracji organizacji i bieżącej karty.

Typy i statusy

Typy klientów używane przez panel:

• Osoba: pojedynczy kontakt, gość, członek, uczestnik, członek zespołu lub osoba zainteresowana.
• Firma: firma lub konto klienta.
• Dostawca: kontakt dostawcy.
• Inny: typ zapasowy dla rekordów, które nie pasują do standardowych kategorii.

Statusy klientów używane na listach CRM:

• prospect
• first_contact
• proposal_sent
• in_negotiation
• low_confidence
• won
• lost

Wsparcie powinno traktować te statusy jako etykiety operacyjne. Pomagają zespołom filtrować rekordy i rozumieć stan procesu lub relacji, ale same nie nadają dostępu, nie wysyłają wiadomości e-mail ani nie zmieniają udziału w wydarzeniu.

Widoki list i filtry

Lista klientów obsługuje widok tabeli, widok listy na urządzeniach mobilnych oraz widoki w stylu kanban. Typowe elementy sterujące listą obejmują:

• Wyszukiwanie i filtrowanie kolumn, w tym kontekstu osoby i firmy.
• Wyświetlanie statusu i typu.
• Filtrowanie według zakresu daty ostatniej aktualizacji.
• Wyświetlanie rekordów dodanych z zewnątrz.
• Wyświetlanie rekordów z uprawnieniami.
• Wyświetlanie wyłącznie przypisanych rekordów.
• Zaznaczanie zbiorcze i edycję zbiorczą, jeśli są dozwolone.

Jeśli ktoś zgłasza, że brakuje klienta, sprawdź aktywną organizację, uprawnienia, zakres obejmujący tylko przypisane rekordy, wyszukiwany tekst, szybkie filtry, filtr daty oraz to, czy rekord istnieje w innej organizacji.

Tworzenie i importowanie klientów

Osoby z odpowiednimi uprawnieniami mogą tworzyć klientów ręcznie lub ich importować.

Typowe punkty wejścia:

• Utwórz: utwórz nowy rekord klienta.
• Importuj z pliku: prześlij dane klientów w ramach procesu importu pliku.
• Importuj z organizacji: skopiuj dozwolone rekordy z innej organizacji.
• Zbieraj/importuj leady: użyj procesu pozyskiwania danych, jeśli jest włączony.

Podczas tworzenia lub aktualizowania klientów typu „osoba” Scoutello może w obsługiwanych procesach powiązać istniejące konto użytkownika na podstawie adresu e-mail. Sprawdzanie duplikatów adresów e-mail uwzględnia organizację, dlatego przed uznaniem, że duplikat należy do tego samego zbioru danych CRM, należy sprawdzić organizację.

Import arkusza kalkulacyjnego

1. Otwórz akcję importu pliku w sekcji Kontakty. Wybierz metodę z przykładowym plikiem/szablonem albo wspomagane mapowanie kolumn.
2. Prześlij plik XLSX, XLS lub CSV. Wybierz arkusz oraz wiersze nagłówków i danych, które mają zostać użyte.
3. Sprawdź mapowanie kolumn. Przypisz przydatne kolumny i wyraźnie pomiń kolumny, których nie należy importować.
4. Sprawdź edytowalne wiersze, a następnie poproś serwer o ich weryfikację.
5. Sprawdź problemy z walidacją, dopasowania według zduplikowanych adresów e-mail, relacje z firmami oraz proponowane utworzenia i aktualizacje. Popraw zablokowane wiersze przed zatwierdzeniem.
6. Zatwierdź zweryfikowany import i sprawdź wyniki dla poszczególnych wierszy. W przypadku przerwanego importu użyj opcji ponowienia, aby kontynuować istniejący zweryfikowany import.

Weryfikacja lub mapowanie pliku nie zapisuje jego kontaktów. Importowanie nie wysyła zaproszeń ani wiadomości newsletterowych. Dopasowanie duplikatu oraz kontakt z dostępem lub członkostwem podlegają innym zabezpieczeniom; sprawdź wyniki weryfikacji zamiast zakładać, że każde dopasowanie zostanie nadpisane.

Jeśli weryfikacja wygaśnie przed rozpoczęciem importu, ponownie sprawdź bieżące wiersze. Po przerwanym imporcie postępuj zgodnie z wyświetlanym stanem sesji lub odzyskiwania i zachowaj wyniki pomyślnie przetworzonych wierszy.

Usuwanie i przywracanie

Usunięcie kontaktu usuwa go z aktywnej listy i umieszcza kwalifikujące się rekordy w Koszu. Otwórz Kosz, aby sprawdzić czas usunięcia, osobę usuwającą oraz termin trwałego usunięcia. Przywróć rekord przed wyświetlonym terminem; po jego upływie rekord może oczekiwać na usunięcie i nie będzie już można go przywrócić.

Trwałe usunięcie wymaga osobnego potwierdzenia i sprawdzenia uprawnień. Zleca ono proces czyszczenia i nie należy traktować go jako archiwizacji możliwej do cofnięcia. Status oczekiwania na czyszczenie lub niepowodzenia należy zbadać, a nie interpretować jako przywrócenie kontaktu.

Niektóre rekordy są chronione, ponieważ zawierają informacje o członkostwie w organizacji lub dostępie. Przed obietnicą usunięcia lub przywrócenia potwierdź typ rekordu oraz powiązany dostęp.

Nadawanie osobie dostępu do pulpitu

Nadawanie dostępu do pulpitu rozpoczyna się od osoby w sekcji Kontakty. Proces wygląda następująco:

1. Otwórz Kontakty i wybierz Utwórz kontakt.
2. Wybierz Osoba, wprowadź adres e-mail i zapisz kontakt.
3. Otwórz kartę Dostęp w zapisanym kontakcie.
4. Wybierz odpowiednią rolę i zapisz ustawienia dostępu.
5. Wybierz Wyślij zaproszenie.

Utworzenie kontaktu ani zapisanie roli nie powoduje automatycznego wysłania zaproszenia. Zaproszenie wysyła dopiero końcowa czynność Wyślij zaproszenie. Przedstawiaj to jako jeden proces obejmujący kontakt i dostęp; użytkownicy pulpitu nie potrzebują osobnego konta platformy ani wewnętrznego obszaru administracyjnego.

Karty szczegółów klienta

Istniejące rekordy klientów mogą zawierać wiele kart:

• Przegląd: najważniejsze informacje o kontakcie i szybkie czynności.
• Zaawansowane: szczegółowe pola formularza klienta i ustawienia subskrypcji newslettera.
• Relacje: bezpośrednie relacje z innymi klientami.
• Polecenia: kto polecił tego klienta oraz kogo polecił ten klient.
• Protokoły: historia interakcji z klientem.
• Dokumenty: pliki powiązane z klientem.
• Zadania: działania następcze powiązane z klientem.
• E-maile: kontekst wiadomości przychodzących i wychodzących dotyczących klienta.
• Wydarzenia: udział w wydarzeniach i powiązania z wydarzeniami w przypadku rekordów osób.
• Dostęp: ustawienia profilu, roli, uprawnień i dostępu do aplikacji internetowej dla rekordów osób, jeśli można je edytować.

Karty są wyświetlane tylko wtedy, gdy użytkownik ma odpowiednie uprawnienia wynikające z roli, organizacja ma dostęp do wymaganego modułu, a typ klienta obsługuje daną kartę. Podstawowe zarządzanie kontaktami pozostaje dostępne w bezpłatnej wersji podstawowej; zaawansowane relacje CRM, historia i integracje wymagają CRM w organizacjach korzystających z modułów.

Szybkie czynności

Na listach klientów i stronach szczegółów użytkownicy mogą mieć możliwość:

• Utworzenia protokołu.
• Utworzenia zadania.
• Napisania wiadomości e-mail.
• Dodania klienta do newslettera.
• Dodania klienta do wydarzenia.
• Dodania klienta do projektu.
• Dodania relacji.
• Usunięcia flag dodanych zewnętrznie.
• Zbiorczej edycji lub usunięcia wybranych klientów.

Dostępne czynności zależą od roli aktywnego użytkownika, stanu blokady, typu klienta, członkostwa w organizacji oraz uprawnień do encji.

Jak klienci łączą się z innymi modułami

• Protokoły wyjaśniają, co wydarzyło się w relacji z klientem.
• Zadania pokazują, co należy jeszcze zrobić.
• Dokumenty przechowują pliki związane z klientem.
• Projekty pokazują długoterminowe inicjatywy z udziałem klienta.
• Newslettery pokazują kontekst subskrypcji i list kampanii.
• E-mail pokazuje rozmowy oraz kontekst nadawcy i odbiorcy.
• Wydarzenia pokazują zaproszenia, udział, bilety, stan odprawy oraz kontekst przypisanego klienta.
• Strony docelowe i wycieczki mogą wykorzystywać rekordy dostępu i przypisania klienta do obsługi prywatnych lub kierowanych do określonych osób doświadczeń.

Informacje o uprawnieniach

Pozycja klientów na pasku bocznym jest wyświetlana, gdy użytkownik może wyświetlać listę klientów lub odczytywać ich dane. Możliwość tworzenia, edytowania, usuwania i ograniczenia dostępu tylko do przypisanych rekordów jest kontrolowana osobno przez uprawnienia organizacji.

Ważne informacje dla wsparcia:

• Użytkownicy z dostępem tylko do przypisanych rekordów mogą widzieć wyłącznie rekordy powiązane z kontekstem odpowiedzialności lub przypisania.
• Użytkownik może mieć możliwość odczytu danych klientów, ale nie ich tworzenia, edytowania, usuwania, zbiorczej edycji ani importowania.
• Pola dostępu i profilu są wrażliwe, ponieważ mogą wpływać na role członków, prywatny dostęp do aplikacji internetowej oraz informacje wyświetlane w profilach publicznych lub członkowskich.
• Dodatkowe elementy sterujące mogą być dostępne, gdy pozwala na to rola użytkownika w bieżącej organizacji.

Typowe scenariusze wsparcia

Klienta brakuje na liście

Sprawdź:

1. Aktywną organizację w adresie URL.
2. Wyszukiwanie, szybkie filtry, filtry daty oraz filtr dostępu tylko do przypisanych rekordów.
3. Zakres uprawnień użytkownika do klientów.
4. Czy klient należy do innej organizacji.
5. Czy rekord został dodany zewnętrznie lub ukryty przez filtr.
6. Czy użytkownik przegląda podzbiór klientów dotyczący projektu, wydarzenia, newslettera lub konkretnego klienta zamiast pełnej listy klientów organizacji.

Nie można utworzyć zduplikowanego klienta

Sprawdź, czy inny klient w tej samej organizacji używa już tego adresu e-mail. Rekordy typu osoba mogą być łączone z użytkownikami na podstawie adresu e-mail, dlatego często znaczenie mają unikalność adresu e-mail i powiązanie z użytkownikiem.

Brakuje karty lub czynności

Sprawdź uprawnienia do encji związane z daną kartą lub czynnością. Na przykład brak protokołów zwykle wskazuje na uprawnienia listowania/odczytu protocol; brak czynności związanych z zadaniami może wskazywać na uprawnienia tworzenia/edycji task; brak dokumentów wskazuje na uprawnienia listowania/odczytu/edycji document.

Klient nie pojawia się w newsletterze, wydarzeniu ani projekcie

Sprawdź, czy klient został bezpośrednio przypisany lub zapisany, czy typ klienta jest obsługiwany w danym procesie oraz czy aktywny jest filtr dostępu tylko do przypisanych rekordów.

Powiązane pojęcia: Protokoły, Dokumenty.