Przejdź do głównej zawartości

Dokumenty

Biblioteka Dokumenty przechowuje pliki, które powinny być blisko rekordów CRM i pracy operacyjnej: pliki PDF, umowy, oferty, materiały promocyjne, menu, harmonogramy, SOP, pliki prelegentów, pliki dostawców, dokumenty wydarzeń i załączniki protokołów.

Trasa: /organizations/:id/documents

Trasa szczegółów dokumentu: /organizations/:id/documents/:documentId

Dokumenty mogą również pojawiać się w kontekstach klientów, projektów, wydarzeń, protokołów i kamieni milowych.

Co przechowuje rekord dokumentu​

Dokument to rekord pliku w zakresie organizacji. Posiada własne metadane i linki do przesłanego pliku, ale może być również połączony z innymi encjami CRM.

Rekordy dokumentów mogą zawierać:

  • Nazwa: nazwa wyświetlana pliku.
  • Link do pliku: odniesienie do przechowywanego pliku i typ MIME.
  • Organizacja: organizacja właściciela.
  • Utworzone przez: użytkownik, który go przesłał lub utworzył.
  • Klient: opcjonalne powiązanie z klientem.
  • Projekt: opcjonalne powiązanie z projektem.
  • Wydarzenie: opcjonalne powiązanie z wydarzeniem.
  • Tagi: tagi specyficzne dla dokumentu.
  • Przypisani użytkownicy: wewnętrzni użytkownicy odpowiedzialni za dokument lub mający do niego dostęp.
  • Przypisani klienci: kontakty powiązane z dokumentem.
  • Protokoły: interakcje, które odwołują się do dokumentu.

Źródła dokumentów​

Lista dokumentów może zawierać więcej niż jeden typ źródła:

  • Rekordy dokumentów: wpisy w bibliotece dokumentów CRM pierwszej klasy.
  • Pliki PDF kafelków: starsze pliki PDF lub pliki PDF oparte na kafelkach, wyświetlane z kontekstu strony docelowej/kafelka, gdy lista dokumentów zawiera pliki PDF kafelków.

To rozróżnienie ma znaczenie w obsłudze: plik PDF kafelka może linkować z powrotem do strony docelowej, miejsca lub kafelka, a nie do zwykłego rekordu szczegółów dokumentu.

Gdzie pojawiają się dokumenty​

Dokumenty można otwierać z:

  • Biblioteki dokumentów organizacji.
  • Zakładki dokumentów klienta.
  • Zakładki dokumentów projektu.
  • Kontekstu szczegółów wydarzenia.
  • Szczegółów protokołu, do których dokument został dołączony.
  • Linków źródłowych, takich jak kontekst kafelka PDF strony docelowej.

Jeśli plik pojawia się w jednym miejscu, a nie w innym, sprawdź, z którą encją jest powiązany.

Tworzenie i edycja dokumentów​

Użytkownicy z uprawnieniami do edycji dokumentów mogą tworzyć dokumenty, przesyłając plik i przypisując metadane.

Typowe edytowalne relacje:

  • Klient.
  • Projekt.
  • Wydarzenie.
  • Tagi.
  • Przypisani użytkownicy.
  • Przypisani klienci.

Zmiana linków dokumentu może wpłynąć na to, gdzie się pojawia. Na przykład usunięcie linku projektu może usunąć go z zakładki dokumentów projektu, podczas gdy dokument pozostanie w bibliotece organizacji.

Dokumenty i protokoły​

Protokoły mogą zawierać załączniki plików. Te pliki mogą pojawiać się jako powiązany kontekst dokumentu, w zależności od sposobu ich przechowywania i powiązania.

Ta relacja pomaga wyjaśnić:

  • Notatki ze spotkań z załączonymi plikami PDF.
  • Umowy dołączone do protokołu rozmowy.
  • Dokumenty wydarzeń lub projektów, do których odwołuje się interakcja.
  • Pliki, które pojawiają się na stronie szczegółów dokumentu z odniesieniami do protokołów.

Dokumenty i projekty​

Dokumenty projektowe przechowują artefakty dostarczania w jednym miejscu. Typowe przykłady:

  • Oferty.
  • Umowy.
  • Harmonogramy.
  • Materiały sponsora.
  • Plany pięter.
  • Briefy projektowe.
  • Raporty po wydarzeniu.

Widoczność dokumentów projektu nadal zależy od uprawnień document, nawet jeśli użytkownik może otworzyć projekt.

Dokumenty i wydarzenia​

Dokumenty powiązane z wydarzeniami mogą wspierać operacje uczestników, planowanie wewnętrzne lub materiały dla gości. Na przykład:

  • Szablony etykiet z imionami.
  • Programy wydarzeń.
  • Instrukcje dotyczące biletów.
  • Pliki prelegentów.
  • Dokumenty dotyczące miejsca.
  • Wewnętrzne arkusze przebiegu.

Obsługa powinna sprawdzić, czy dokument jest powiązany z samym wydarzeniem, jego projektem, klientem czy protokołem.

Uprawnienia​

Nawigacja po dokumentach pojawia się, gdy użytkownik może listować lub odczytywać dokumenty. Tworzenie, edycja, usuwanie i przypisywanie dokumentów zależy od uprawnień document.

Dostęp do dokumentów może być również ograniczony zakresem „tylko przypisane”. W takim przypadku użytkownik może widzieć tylko dokumenty przypisane do niego, przypisane do jego klienta/członka lub powiązane za pośrednictwem rekordów, do których ma dostęp.

Typowe scenariusze wsparcia​

Brak dokumentu​

Najpierw zweryfikuj aktywną organizację, uprawnienia do dokumentów i zakres „tylko przypisane” dokumentów. Następnie porównaj bibliotekę organizacji z filtrowanymi zakładkami klienta, projektu lub wydarzenia; wyczyść filtry wyszukiwania i tagów; oraz potwierdź, czy plik jest plikiem PDF kafelka, a nie dokumentem pierwszej klasy.

Dokument pojawia się pod niewłaściwym źródłem​

Sprawdź relacje dokumentu z klientem, projektem, wydarzeniem i protokołem. Etykieta źródła często odzwierciedla najbardziej specyficzną relację, którą lista może rozwiązać.

Użytkownik nie może przesyłać ani edytować dokumentów​

Sprawdź uprawnienia do edycji document oraz czy użytkownik jest zablokowany lub ograniczony zakresem „tylko przypisane”.

Pliku PDF kafelka nie można edytować jak zwykłego dokumentu​

Pliki PDF kafelków pochodzą z kontekstu strony docelowej/kafelka. Otwórz powiązaną stronę docelową, kafelek, miejsce lub konfigurację kafelka PDF, jeśli źródło wskazuje na te elementy.

Powiązane koncepcje: Klienci, Wydarzenia.