Eventi

Gli strumenti per gli eventi di Scoutello coprono la programmazione, la partecipazione, i controlli operativi, le strutture commerciali per i biglietti e le landing page rivolte agli ospiti per la scoperta e l'interazione.

Gli eventi si collocano tra CRM, app web per gli ospiti e commercio. Possono essere utilizzati per conferenze, workshop, eventi nel settore dell'ospitalità, incontri per membri, programmi legati a una destinazione, sessioni interne o attività aperte al pubblico.

Concetti fondamentali

• Evento dell'organizzazione: il record dell'evento, nell'ambito dell'organizzazione, gestito da /organizations/:id/events.
• Partecipanti: record di partecipanti o invitati associati a un evento specifico e, facoltativamente, collegati ai clienti nel CRM.
• Clienti: record di contatto più ampi del CRM, che possono contenere uno storico relativo a più eventi.
• Landing page e riquadri: pagine degli eventi rivolte agli ospiti, programmi, planimetrie, chat, lotterie, votazioni, networking e altri moduli interattivi.
• Ordini e pagamenti: record commerciali creati dai flussi di gestione dei biglietti o di checkout.
• Modelli email e newsletter: strumenti di comunicazione per conferme, promemoria, aggiornamenti e follow-up.

Flusso tipico di un evento

1. Creare l'evento all'interno dell'organizzazione attiva.
2. Aggiungere date, luogo e indirizzo, tag, descrizioni e personale responsabile.
3. Configurare i gruppi di partecipanti, le impostazioni di registrazione, la gestione dei biglietti o le regole di accesso, quando pertinenti.
4. Collegare o creare una landing page per le informazioni rivolte agli ospiti e i riquadri dell'evento.
5. Preparare modelli email, newsletter, widget o link QR per la promozione.
6. Durante l'evento, monitorare partecipanti, check-in, domande, networking o moduli di coinvolgimento.
7. Dopo l'evento, collegare attività di follow-up, verbali, documenti e storico dei clienti nel CRM.

Coinvolgimento degli ospiti

Gli eventi funzionano al meglio quando il record operativo e l'app web per gli ospiti utilizzano la stessa fonte di dati. Una landing page pubblica può mostrare:

• Informazioni su programma e luogo.
• Planimetrie e luoghi.
• Moduli di contatto e domande frequenti.
• Riquadri per networking, votazioni, quiz, lotterie, chatroom o gallerie multimediali.
• Offerte e contenuti degli sponsor.
• Punti di accesso alla gestione dei biglietti o al checkout.

Gli ospiti seguono un percorso principalmente basato sul browser, mentre il team conserva nel dashboard il contesto relativo a partecipanti, contenuti e follow-up.

Verifiche per l'assistenza

Durante la risoluzione dei problemi relativi agli eventi, identificare se il problema riguarda il record dell'evento dell'organizzazione, la landing page per gli ospiti, il collegamento tra partecipante e cliente, la consegna delle email o il checkout. Ad esempio, una persona può avere un record di partecipante all'evento senza il collegamento previsto al cliente nel CRM, oppure può esistere un ordine mentre l'accesso all'evento richiede ancora verifiche.

Concetti correlati: Caso d'uso: eventi, Dashboard: eventi.