Contatti

L'area Contatti in CRM e operazioni è il centro della gestione dei contatti di Scoutello. Elenca persone, aziende, fornitori, membri, partner, ospiti, lead e altre entità che un'organizzazione monitora per vendite, ospitalità, eventi, iscrizioni, assistenza o attività operative successive. I record e i percorsi sottostanti sono anche chiamati clienti.

Percorso: /organizations/:id/customers

Percorso dei dettagli del cliente: /organizations/:id/customers/:customerId

Cosa rappresenta un record cliente

Un record cliente può essere un contatto classico, ma può rappresentare anche concetti più operativi:

• Una persona che partecipa a un evento, riceve una newsletter o accede a un'app web privata.
• Un'azienda o un account con persone e progetti correlati.
• Un fornitore, partner, guida, sponsor, relatore, sede, membro di un'associazione, ospite abituale o stakeholder interno.
• Un record creato manualmente, importato da un file, copiato da un'altra organizzazione autorizzata, acquisito/arricchito tramite scraping oppure generato da un modulo destinato agli ospiti o da un flusso per eventi.

Il cliente è il punto di partenza migliore per l'assistenza, perché molti flussi CRM e destinati agli ospiti finiscono per essere associati a questo record.

Campi importanti

I record cliente possono includere:

• Identità: nome, cognome, titolo, reparto, qualifica, nome dell'azienda, tipo, account utente collegato.
• Dati di contatto: email, telefono, secondo numero di telefono, sito web, LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube, XING, Bluesky e altri link social.
• Classificazione: tipo, stato, origine, tag, campi personalizzati, note, descrizioni e ordine.
• Profilo personale: età, data di nascita, genere, pronomi, lingue parlate, immagini e impostazioni di visibilità del profilo.
• Contesto organizzativo: organizzazione proprietaria, organizzazione associata, cliente responsabile, ruolo, autorizzazioni, stato di invito/accettazione e accesso del membro.
• Contesto della rete: relazioni tra clienti, segnalazioni, collegamenti di responsabilità, partecipazione a progetti, progetti assegnati, eventi assegnati, tour assegnati, landing page assegnate, offerte assegnate e newsletter assegnate.
• Contesto delle comunicazioni: email ricevute, email inviate come mittente, parte locale del mittente personale, email del contatto, firma email, iscrizioni alle newsletter e stato di rinuncia alle email.
• Contesto operativo: attività, protocolli, documenti, partecipanti agli eventi, fatture, invii tramite moduli di contatto, record salvati, link brevi e accesso alle landing page.

Non tutti i campi sono visibili in ogni modulo. La visibilità dipende dal tipo di cliente, dalle autorizzazioni, dalla configurazione dell'organizzazione e dalla scheda attiva.

Tipi e stati

Tipi di cliente utilizzati dalla dashboard:

• Persona: contatto individuale, ospite, membro, partecipante, componente del team o stakeholder.
• Azienda: azienda o account cliente.
• Fornitore: contatto di un fornitore.
• Altro: categoria generica per i record che non rientrano nelle categorie standard.

Stati cliente utilizzati negli elenchi CRM:

• prospect
• first_contact
• proposal_sent
• in_negotiation
• low_confidence
• won
• lost

L'assistenza dovrebbe considerare questi stati come etichette operative. Aiutano i team a filtrare e comprendere lo stato della pipeline o della relazione, ma di per sé non concedono accesso, non inviano email e non modificano la partecipazione agli eventi.

Viste elenco e filtri

L'elenco dei clienti supporta la visualizzazione tabellare, la visualizzazione elenco su dispositivi mobili e le viste in stile kanban. I controlli comuni dell'elenco includono:

• Ricerca e filtri per colonna, incluso il contesto di persone e aziende.
• Visualizzazione dello stato e del tipo.
• Filtro per intervallo di date dell'ultimo aggiornamento.
• Visualizzazione dei record aggiunti esternamente.
• Visualizzazione dei record con autorizzazioni.
• Visualizzazione dei soli record assegnati.
• Selezione multipla e modifica in blocco, dove consentito.

Se una persona segnala che manca un cliente, verificare l'organizzazione attiva, le autorizzazioni, l'ambito limitato ai record assegnati, il testo di ricerca, i filtri rapidi, il filtro per data e l'eventuale presenza del record in un'altra organizzazione.

Creazione e importazione dei clienti

Le persone con le autorizzazioni necessarie possono creare o importare manualmente i clienti.

Punti di accesso comuni:

• Crea: crea un nuovo record cliente.
• Importa da file: carica i dati dei clienti tramite un flusso di importazione da file.
• Importa dall'organizzazione: copia i record autorizzati da un'altra organizzazione.
• Acquisisci/importa lead: utilizza un flusso di scraping quando abilitato.

Quando si creano o aggiornano clienti di tipo persona, Scoutello può collegare un account utente esistente tramite email nei flussi supportati. I controlli sulle email duplicate tengono conto dell'organizzazione, quindi l'assistenza dovrebbe verificare l'organizzazione prima di presumere che un duplicato appartenga allo stesso dataset CRM.

Importare un foglio di calcolo

1. Aprire l'azione di importazione da file in Contatti. Scegliere il metodo con esempio/modello oppure la mappatura assistita delle colonne.
2. Caricare un file XLSX, XLS o CSV. Selezionare il foglio e le righe di intestazione/dati da utilizzare.
3. Esaminare la mappatura delle colonne. Mappare le colonne utili e ignorare esplicitamente quelle da non importare.
4. Controllare le righe modificabili, quindi richiedere la verifica al server.
5. Esaminare i problemi di convalida, le corrispondenze delle email duplicate, le relazioni con le aziende e le creazioni/aggiornamenti proposti. Correggere le righe bloccate prima della conferma.
6. Confermare l'importazione verificata e controllare i risultati per ogni riga. Per un'importazione interrotta, utilizzare l'azione di nuovo tentativo per continuare l'importazione verificata esistente.

La verifica o la mappatura di un file non salva i relativi contatti. L'importazione non invia inviti né email di newsletter. Una corrispondenza duplicata e un contatto con accesso o appartenente a un membro hanno protezioni diverse; esaminare la verifica invece di presumere che ogni corrispondenza venga sovrascritta.

Se la verifica scade prima dell'inizio dell'importazione, esaminare nuovamente le righe correnti. Dopo un'importazione interrotta, seguire lo stato della sessione o del recupero visualizzato e conservare i risultati delle righe completate correttamente.

Eliminare e ripristinare

La cancellazione di un contatto lo rimuove dall’elenco attivo e inserisce i record idonei nel Cestino. Aprire il Cestino per controllare la data e l’ora della cancellazione, la persona che l’ha eseguita e la scadenza per la pulizia definitiva. Ripristinare un record prima della scadenza visualizzata; dopo tale scadenza potrebbe essere in attesa di pulizia e non essere più ripristinabile.

La cancellazione definitiva richiede una conferma e un controllo delle autorizzazioni separati. Inserisce la pulizia in coda e non può essere considerata un’archiviazione annullabile. Uno stato di pulizia in attesa o non riuscita deve essere analizzato, non interpretato come un contatto ripristinato.

Alcuni record sono protetti perché includono appartenenze a organizzazioni o accessi. Verificare il tipo di record e gli accessi collegati prima di garantire la cancellazione o il ripristino.

Concedere l’accesso alla dashboard a una persona

L’accesso alla dashboard parte da una persona in Contatti. Il flusso della dashboard è il seguente:

1. Aprire Contatti e selezionare Crea contatto.
2. Scegliere Persona, inserire un indirizzo email e salvare il contatto.
3. Aprire la scheda Accesso del contatto salvato.
4. Scegliere il ruolo appropriato e salvare le impostazioni di accesso.
5. Selezionare Invia invito.

La creazione del contatto o il salvataggio del ruolo non inviano automaticamente l’invito. L’invito viene inviato solo con l’azione finale Invia invito. Presentare questa procedura come un unico flusso di gestione del contatto e dell’accesso; chi usa la dashboard non ha bisogno di un account separato della piattaforma né di un’area di amministrazione interna.

Schede dei dettagli del cliente

I record cliente esistenti possono mostrare più schede:

• Panoramica: contesto generale del contatto e azioni rapide.
• Avanzate: campi dettagliati del modulo cliente e controlli per l’iscrizione alla newsletter.
• Relazioni: relazioni dirette con altri clienti.
• Referral: chi ha segnalato questo cliente e chi è stato segnalato da questo cliente.
• Protocolli: cronologia delle interazioni con il cliente.
• Documenti: file collegati al cliente.
• Attività: attività di follow-up collegate al cliente.
• Email: contesto delle email ricevute o inviate dal cliente.
• Eventi: partecipazione agli eventi e collegamenti agli eventi per i record persona.
• Accesso: impostazioni di profilo, ruolo, autorizzazioni e accesso all’app web per i record persona, se modificabili.

Le schede vengono visualizzate solo quando il ruolo dispone delle autorizzazioni pertinenti, l’organizzazione ha accesso al modulo richiesto e il tipo di cliente supporta la scheda. La gestione di base dei contatti rimane disponibile nel piano gratuito Foundation; le relazioni CRM avanzate, la cronologia e le integrazioni richiedono CRM per le organizzazioni modulari.

Azioni rapide

Dagli elenchi dei clienti e dalle pagine dei dettagli, può essere possibile:

• Creare un protocollo.
• Creare un’attività.
• Scrivere un’email.
• Aggiungere il cliente a una newsletter.
• Aggiungere il cliente a un evento.
• Aggiungere il cliente a un progetto.
• Aggiungere una relazione.
• Rimuovere i contrassegni aggiunti esternamente.
• Modificare o eliminare in blocco i clienti selezionati.

Le azioni disponibili dipendono dal ruolo dell’utente attivo, dal suo stato di blocco, dal tipo di cliente, dall’appartenenza all’organizzazione e dalle autorizzazioni sull’entità.

Come i clienti si collegano agli altri moduli

• Protocolli spiegano cosa è successo con il cliente.
• Attività mostrano cosa deve ancora essere fatto.
• Documenti contengono i file pertinenti al cliente.
• Progetti mostrano iniziative di più lunga durata che coinvolgono il cliente.
• Newsletter mostrano il contesto delle iscrizioni e degli elenchi delle campagne.
• Email mostrano le conversazioni e il contesto di mittenti e destinatari.
• Eventi mostrano inviti, partecipazione, biglietti, stato del check-in e contesto del cliente assegnato.
• Landing page e tour possono utilizzare i record di accesso e assegnazione del cliente per esperienze private o mirate.

Note sulle autorizzazioni

La voce della barra laterale dei clienti viene visualizzata quando l’utente può elencare o leggere i clienti. La possibilità di creare, modificare, eliminare e operare solo sui record assegnati è controllata separatamente dalle autorizzazioni dell’organizzazione.

Implicazioni importanti per l’assistenza:

• Gli utenti con accesso ai soli record assegnati possono vedere soltanto i record collegati al proprio contesto di responsabilità o assegnazione.
• Un utente può avere la possibilità di leggere i clienti, ma non di crearli, modificarli, eliminarli, modificarli in blocco o importarli.
• I campi di accesso e profilo sono sensibili perché possono influire sui ruoli dei membri, sull’accesso privato all’app web e sulle informazioni visualizzate nei profili pubblici o dei membri.
• Possono comparire controlli aggiuntivi quando il ruolo dell’utente nell’organizzazione corrente li abilita.

Scenari comuni di assistenza

Un cliente non compare nell’elenco

Verificare:

1. L’organizzazione attiva nell’URL.
2. La ricerca, i filtri rapidi, i filtri per data e il filtro per i soli record assegnati.
3. L’ambito delle autorizzazioni dell’utente sui clienti.
4. Se il cliente appartiene a un’altra organizzazione.
5. Se il record è stato aggiunto esternamente o nascosto da un filtro.
6. Se l’utente sta visualizzando un sottoinsieme specifico di un progetto, evento, newsletter o cliente, anziché l’elenco completo dei clienti dell’organizzazione.

Non è possibile creare un cliente duplicato

Verificare se un altro cliente della stessa organizzazione utilizza già l’indirizzo email. I record di tipo persona possono essere collegati agli utenti tramite email; pertanto, spesso sono coinvolti l’univocità dell’email e il collegamento all’utente.

Manca una scheda o un’azione

Verificare l’autorizzazione sull’entità relativa alla scheda o all’azione. Ad esempio, l’assenza dei protocolli indica generalmente la mancanza delle autorizzazioni di elenco/lettura di protocol; l’assenza delle azioni sulle attività può indicare la mancanza delle autorizzazioni di creazione/modifica di task; l’assenza dei documenti indica la mancanza delle autorizzazioni di elenco/lettura/modifica di document.

Un cliente non compare in una newsletter, in un evento o in un progetto

Verificare se il cliente è stato assegnato o iscritto esplicitamente, se il tipo di cliente è supportato dal relativo flusso e se è attivo il filtro per i soli record assegnati.

Concetti correlati: Protocolli, Documenti.