Documenti
La libreria Documenti archivia i file che devono rimanere vicini ai record CRM e al lavoro operativo: PDF, contratti, proposte, materiale promozionale, menu, calendari, SOP, file dei relatori, file dei fornitori, documenti dell'evento e allegati dei protocolli.
Percorso: /organizations/:id/documents
Percorso dettaglio documento: /organizations/:id/documents/:documentId
I documenti possono anche apparire nei contesti di clienti, progetti, eventi, protocolli e milestone.
Cosa Archivia un Record Documento
Un documento è un record di file con ambito organizzativo. Ha i propri metadati e collegamenti al file caricato, ma può anche essere collegato ad altre entità CRM.
I record documento possono contenere:
- Nome: nome visualizzato per il file.
- Collegamento al file: riferimento al file archiviato e tipo MIME.
- Organizzazione: organizzazione proprietaria.
- Creato da: utente che lo ha caricato o creato.
- Cliente: collegamento opzionale al cliente.
- Progetto: collegamento opzionale al progetto.
- Evento: collegamento opzionale all'evento.
- Tag: tag specifici del documento.
- Utenti assegnati: utenti interni responsabili o autorizzati a lavorare con il documento.
- Clienti assegnati: contatti collegati al documento.
- Protocolli: interazioni che fanno riferimento al documento.
Origini dei Documenti
L'elenco dei documenti può includere più di un tipo di origine:
- Record documento: voci di prima classe della libreria documenti CRM.
- PDF Tile: file PDF legacy o basati su tile recuperati dal contesto della landing page/tile quando l'elenco dei documenti include PDF tile.
Questa distinzione è importante nel supporto: un PDF tile può rimandare a una landing page, a un luogo o a una tile anziché a un normale record di dettaglio del documento.
Dove Appaiono i Documenti
I documenti possono essere aperti da:
- Libreria documenti dell'organizzazione.
- Scheda documenti del dettaglio cliente.
- Scheda documenti del progetto.
- Contesto del dettaglio evento.
- Dettagli protocollo in cui è stato allegato un documento.
- Collegamenti di origine come il contesto PDF tile della landing page.
Se un file appare in un posto ma non in un altro, verificare a quale entità è collegato.
Creazione e Modifica dei Documenti
Gli utenti con autorizzazione di modifica dei documenti possono creare documenti caricando un file e assegnando metadati.
Relazioni modificabili comuni:
- Cliente.
- Progetto.
- Evento.
- Tag.
- Utenti assegnati.
- Clienti assegnati.
La modifica dei collegamenti di un documento può influire su dove appare. Ad esempio, la rimozione del collegamento al progetto può rimuoverlo dalla scheda documenti del progetto, mentre il documento rimane nella libreria dell'organizzazione.
Documenti e Protocolli
I protocolli possono includere allegati di file. Tali file possono apparire come contesto di documenti correlati a seconda di come sono stati archiviati e collegati.
Questa relazione aiuta a spiegare:
- Note di riunione con PDF allegati.
- Contratti allegati a un protocollo di chiamata.
- Documenti di eventi o progetti a cui si fa riferimento da un'interazione.
- File che appaiono in una pagina di dettaglio del documento con riferimenti al protocollo.
Documenti e Progetti
I documenti di progetto mantengono gli artefatti di consegna in un unico posto. Esempi comuni:
- Proposte.
- Accordi.
- Calendari.
- Materiale dello sponsor.
- Planimetrie.
- Brief di progetto.
- Report post-evento.
La visibilità dei documenti di progetto dipende ancora dalle autorizzazioni document, anche se l'utente può aprire il progetto.
Documenti ed Eventi
I documenti collegati agli eventi possono supportare le operazioni dei partecipanti, la pianificazione interna o i materiali rivolti agli ospiti. Ad esempio:
- Modelli di badge nominativi.
- Programmi dell'evento.
- Istruzioni per la biglietteria.
- File dei relatori.
- Documenti della sede.
- Fogli di marcia interni.
Il supporto dovrebbe verificare se il documento è collegato all'evento stesso, al suo progetto, a un cliente o a un protocollo.
Autorizzazioni
La navigazione dei documenti appare quando l'utente può elencare o leggere i documenti. La creazione, la modifica, l'eliminazione e l'assegnazione dei documenti dipendono dalle autorizzazioni document.
L'accesso ai documenti può anche essere limitato dall'ambito "solo assegnati". In tal caso, un utente può vedere solo i documenti assegnati a lui, assegnati al contesto del suo cliente/membro o collegati tramite record a cui è autorizzato ad accedere.
Scenari di Supporto Comuni
Un documento è mancante
Verificare innanzitutto l'organizzazione attiva, le autorizzazioni sui documenti e l'ambito "solo assegnati" dei documenti. Confrontare quindi la libreria dell'organizzazione con le schede filtrate per cliente, progetto o evento; cancellare i filtri di ricerca e tag; e confermare se il file è un PDF tile anziché un documento di prima classe.
Un documento appare sotto la fonte errata
Verificare le relazioni del documento con clienti, progetti, eventi e protocolli. L'etichetta della fonte riflette spesso la relazione più specifica che l'elenco può risolvere.
Un utente non può caricare o modificare documenti
Verificare l'autorizzazione di modifica document e se l'utente è bloccato o limitato dall'ambito "solo assegnati".
Un PDF tile non può essere modificato come un normale documento
I PDF tile provengono dal contesto della landing page/tile. Aprire la landing page, la tile, il luogo o la configurazione della tile PDF correlata se la fonte punta lì.