Team focalizzati sul CRM
I team focalizzati sul CRM utilizzano Scoutello quando la memoria del cliente e le operazioni quotidiane devono coesistere con le esperienze rivolte agli ospiti. La stessa organizzazione può gestire landing page, tour, eventi, newsletter, caselle di posta, moduli di contatto e follow-up interni da un unico spazio di lavoro.
Il CRM di Scoutello è progettato per team operativi che necessitano di più delle semplici fasi della pipeline. Mantiene i record dei clienti vicini a comunicazioni, attività, progetti, protocolli, documenti, newsletter ed eventi, in modo che i team possano comprendere la storia dietro una persona o un'organizzazione.
A Chi Si Rivolge
Questo caso d'uso è adatto a team che hanno superato i limiti dei fogli di calcolo ma non desiderano che contatti, email, eventi, progetti e contenuti per gli ospiti siano suddivisi tra strumenti separati.
- Team dell'ospitalità possono monitorare ospiti, aziende, partner, richieste di servizio, attività di passaggio di consegne, note relative al soggiorno e contesto degli ospiti abituali.
- Organizzatori di eventi possono gestire invitati, partecipanti, assegnazioni clienti, contesto di check-in, biglietti, newsletter, pianificazione progetti, documenti e attività di follow-up.
- Associazioni e community possono gestire membri, ruoli, accessi privati, segnalazioni, newsletter, eventi interni e cronologia delle comunicazioni.
- Team di tour e destinazioni possono collegare partner, fornitori, guide, documenti, offerte, eventi e attività operative alla stessa organizzazione che pubblica esperienze per gli ospiti.
- Team di vendita, partnership e supporto possono monitorare prospect, stakeholder, proposte, demo, file, attività e cronologia delle comunicazioni senza esportare dati tra sistemi.
Lavori Principali Da Svolgere
Mantenere il Contesto Completo su Ogni Record
Un record cliente può riunire campi del profilo, stato, tag, note, utenti collegati, segnalazioni, iscrizioni alla newsletter, partecipazione a eventi, email, documenti, protocolli e attività aperte.
Ciò rende il record utile per gli agenti di supporto, poiché possono rispondere a domande come:
- Chi è questa persona o azienda?
- Quale organizzazione possiede il record?
- Quali tag, stati e assegnazioni spiegano perché appaiono in un elenco filtrato?
- Cosa è successo più di recente?
- Quali attività sono ancora aperte?
- Quali eventi, newsletter, progetti o documenti sono allegati?
Trasformare le Conversazioni in Follow-Up
I protocolli catturano ciò che è accaduto in chiamate, riunioni, email, note, chat, demo o altre interazioni. Le attività catturano ciò che deve accadere in seguito. Quando un team registra un protocollo, può creare immediatamente attività correlate, in modo che decisioni e promesse diventino lavoro visibile.
Ciò supporta passaggi di consegne come:
- Una persona alla reception registra un problema dell'ospite come protocollo.
- Viene creata un'attività di follow-up per il membro del team responsabile.
- Un documento o un'email viene allegato al record.
- Il turno successivo può visualizzare il contesto senza dover cercare nelle caselle di posta private.
Gestire Iniziative Più Lunghe con i Progetti
I progetti sono utili quando il lavoro coinvolge più persone, pietre miliari, eventi o documenti. Forniscono uno spazio condiviso per partecipanti, attività, protocolli, posta, file e contesto di eventi per il lavoro a lungo termine.
Esempi:
- Una serie di eventi aziendali con invitati, newsletter, ticketing, pietre miliari di progetto e follow-up post-evento.
- Una partnership alberghiera con contatti multipli, proposte, documenti firmati, attività ricorrenti e note di riunione.
- Una campagna di destinazione che combina eventi, contenuti di web app, contatti di partner e approvazioni operative.
Comunicare da Dati CRM Live
Newsletter ed email fanno parte della storia del CRM perché i team possono comunicare utilizzando gli stessi contatti che gestiscono operativamente.
- Gli elenchi delle newsletter possono riutilizzare iscritti e assegnazioni CRM invece di fare affidamento su esportazioni CSV una tantum.
- Le email in entrata possono essere associate a contatti e progetti.
- La cronologia delle email inviate fornisce al supporto e alle operazioni un modo per verificare cosa è uscito dal sistema.
- Il contesto delle email può trovarsi vicino ai protocolli, alle attività e ai record di progetto.
Colmare il Divario tra Esperienza Ospite e Operazioni
Scoutello è più forte quando l'esperienza pubblica e il follow-up interno utilizzano la stessa fonte di verità. Un modulo di contatto, la registrazione a un evento, l'iscrizione a una newsletter, l'accesso a una landing page o il record di un partecipante a un evento possono diventare parte del contesto CRM.
Ciò significa che un team può pubblicare un'esperienza web app o un evento e mantenere comunque la cronologia operativa necessaria per supportare le persone in seguito.
Flussi di Lavoro di Esempio
Follow-Up nell'Ospitalità
- Un ospite abituale o un contatto aziendale esiste come cliente.
- Il team registra un protocollo per una chiamata, una nota sul soggiorno o una richiesta di servizio.
- Viene creata un'attività per il membro del team responsabile.
- Vengono allegati documenti come proposte, menu o accordi.
- Il contatto può successivamente essere aggiunto a una newsletter, un evento o un progetto senza perdere la cronologia precedente.
Operazioni Eventi
- I contatti vengono importati, creati manualmente o generati tramite registrazione.
- L'organizzatore assegna i clienti a un evento o a un progetto.
- Newsletter ed email inviate comunicano gli aggiornamenti.
- Lo stato del partecipante all'evento, il ticketing, il check-in e i documenti rimangono collegati.
- I protocolli e le attività post-evento catturano feedback, prossimi passi e problemi di supporto.
Gestione Membri o Community
- I membri sono record cliente collegati a utenti o ruoli.
- Le impostazioni di accesso controllano quali aree della web app privata o dell'organizzazione possono utilizzare.
- Newsletter, eventi, attività e protocolli mantengono l'organizzazione informata sull'attività dei membri.
- Relazioni e segnalazioni mostrano come le persone sono connesse all'interno della community.
Cosa Dovrebbero Controllare Prima gli Agenti di Supporto
- Confermare l'organizzazione attiva. I record CRM sono limitati all'ambito dell'organizzazione.
- Confermare il ruolo utente e l'ambito delle autorizzazioni per
cliente,protocollo,attività,progetto,documento,newsletter,emailoevento. - Aprire il record cliente se il problema riguarda una persona, un'azienda, un iscritto, un partecipante a un evento o un mittente di email.
- Verificare se il record è solo assegnato, aggiunto esternamente, collegato a un utente o connesso tramite un progetto, un evento, una newsletter, un documento o un'email in entrata.
- Distinguere tra navigazione mancante e dati mancanti. La navigazione mancante di solito indica problemi di autorizzazioni; le righe mancanti possono indicare filtri, ambito solo assegnato, ricerca, stato archiviato/spam o mancata corrispondenza dell'organizzazione.
Concetti correlati: CRM e operazioni, Gestione clienti nel dashboard.