Team focalizzati sul CRM

I team focalizzati sul CRM utilizzano Scoutello quando la memoria dei clienti e le operazioni quotidiane devono convivere con le esperienze rivolte agli ospiti. La stessa organizzazione può gestire landing page, tour, eventi, newsletter, caselle di posta, moduli di contatto e attività di follow-up da un unico spazio di lavoro.

Il CRM di Scoutello è pensato per i team operativi che hanno bisogno di più delle semplici fasi di una pipeline. Mantiene le schede cliente vicine a comunicazioni, attività, progetti, verbali, documenti, newsletter ed eventi, così i team possono comprendere la storia di una persona o di un'organizzazione.

A chi è rivolto

Questo caso d'uso è adatto ai team che hanno superato i fogli di calcolo, ma non vogliono dividere contatti, email, eventi, progetti e contenuti per gli ospiti tra strumenti diversi.

• Team dell'ospitalità possono monitorare ospiti, aziende, partner, richieste di servizio, attività di passaggio di consegne, note relative al soggiorno e informazioni sugli ospiti abituali.
• Organizzatori di eventi possono gestire invitati, partecipanti, assegnazioni ai clienti, informazioni sul check-in, biglietti, newsletter, pianificazione dei progetti, documenti e attività di follow-up.
• Associazioni e community possono gestire membri, ruoli, accessi privati, segnalazioni, newsletter, eventi interni e cronologia delle comunicazioni.
• Team di tour e destinazioni possono collegare partner, fornitori, guide, documenti, offerte, eventi e attività operative alla stessa organizzazione che pubblica le esperienze per gli ospiti.
• Team commerciali, partnership e supporto possono monitorare prospect, stakeholder, proposte, demo, file, attività e cronologia delle comunicazioni senza esportare dati tra sistemi.

Attività principali

Mantenere il contesto completo di ogni scheda

Una scheda cliente può riunire campi del profilo, stato, tag, note, utenti collegati, segnalazioni, iscrizioni alle newsletter, partecipazione agli eventi, email, documenti, verbali e attività aperte.

Questo rende la scheda utile per chi lavora nel supporto, perché consente di rispondere a domande come:

• Chi è questa persona o azienda?
• Quale organizzazione è associata alla scheda?
• Quali tag, stati e assegnazioni spiegano perché compare in un elenco filtrato?
• Che cosa è successo più di recente?
• Quali attività sono ancora aperte?
• Quali eventi, newsletter, progetti o documenti sono collegati?

Trasformare le conversazioni in attività di follow-up

I verbali registrano ciò che è successo durante chiamate, riunioni, email, note, chat, demo o altre interazioni. Le attività registrano ciò che deve accadere dopo. Quando un team registra un verbale, può creare subito le attività correlate, rendendo visibili decisioni e impegni come attività operative.

Questo supporta passaggi di consegne come:

1. Una persona alla reception registra il problema di un ospite come verbale.
2. Un'attività di follow-up viene assegnata alla persona responsabile.
3. Un documento o un'email vengono allegati alla scheda.
4. Il turno successivo può vedere il contesto senza cercare nelle caselle di posta private.

Gestire iniziative più lunghe con i progetti

I progetti sono utili quando il lavoro coinvolge più persone, tappe, eventi o documenti. Offrono uno spazio condiviso per partecipanti, attività, verbali, posta, file e informazioni sugli eventi durante le attività di più lunga durata.

Esempi:

• Una serie di eventi aziendali con invitati, newsletter, biglietteria, tappe del progetto e attività di follow-up dopo gli eventi.
• Una partnership nel settore dell'ospitalità con più contatti, proposte, documenti firmati, attività ricorrenti e note delle riunioni.
• Una campagna per una destinazione che combina eventi, contenuti per web app, contatti dei partner e approvazioni operative.

Comunicare usando dati CRM aggiornati

Le newsletter e le email fanno parte del CRM perché i team possono comunicare utilizzando gli stessi contatti che gestiscono operativamente.

• Gli elenchi delle newsletter possono riutilizzare gli iscritti e le assegnazioni del CRM invece di dipendere da esportazioni CSV occasionali.
• Le email in arrivo possono essere associate a contatti e progetti.
• La cronologia delle email inviate permette al supporto e alle operations di verificare cosa è stato inviato dal sistema.
• Il contesto delle email può essere visualizzato accanto a verbali, attività e schede progetto.

Collegare l'esperienza degli ospiti alle operazioni

Scoutello dà il meglio quando l'esperienza rivolta al pubblico e il follow-up interno utilizzano la stessa fonte di verità. Un modulo di contatto, una registrazione a un evento, un'iscrizione a una newsletter, l'accesso a una landing page o una scheda partecipante a un evento possono entrare a far parte del contesto CRM.

In questo modo un team può pubblicare una web app o un'esperienza per eventi mantenendo al contempo la cronologia operativa necessaria per supportare le persone anche in seguito.

Esempi di flussi di lavoro

Follow-up nel settore dell'ospitalità

1. Un ospite abituale o un contatto aziendale esiste come cliente.
2. Il team registra un verbale relativo a una chiamata, a una nota sul soggiorno o a una richiesta di servizio.
3. Viene creata un'attività per la persona responsabile.
4. Vengono allegati documenti come proposte, menu o accordi.
5. In seguito, il contatto può essere aggiunto a una newsletter, a un evento o a un progetto senza perdere la cronologia precedente.

Operazioni per gli eventi

1. I contatti vengono importati, creati manualmente o generati tramite la registrazione.
2. L'organizzatore assegna i clienti a un evento o a un progetto.
3. Newsletter ed email inviate comunicano gli aggiornamenti.
4. Lo stato dei partecipanti, la biglietteria, il check-in e i documenti dell'evento rimangono collegati.
5. Verbali e attività successive all'evento raccolgono feedback, prossimi passaggi e problemi di supporto.

Gestire membri o community

1. I membri sono schede cliente collegate a utenti o ruoli.
2. Le impostazioni di accesso controllano quali aree private della web app o dell'organizzazione possono utilizzare.
3. Newsletter, eventi, attività e verbali mantengono l'organizzazione aggiornata sull'attività dei membri.
4. Relazioni e segnalazioni mostrano come le persone sono collegate all'interno della community.

Cosa verificare per primo nelle attività di supporto

• Confermare l’organizzazione attiva. I record CRM sono associati all’organizzazione.
• Confermare il ruolo dell’utente e l’ambito delle autorizzazioni per customer, protocol, task, project, document, newsletter, email o event.
• Aprire il record del cliente se il problema riguarda una persona, un’azienda, un abbonato, un partecipante a un evento o un mittente email.
• Verificare se il record è limitato agli elementi assegnati, aggiunto esternamente, collegato a un utente o associato tramite un progetto, un evento, una newsletter, un documento o un’email in entrata.
• Distinguere tra navigazione mancante e dati mancanti. La navigazione mancante indica solitamente un problema di autorizzazioni; le righe mancanti possono dipendere da filtri, dall’ambito limitato agli elementi assegnati, dalla ricerca, dallo stato archiviato o spam oppure da un’organizzazione non corrispondente.

Concetti correlati: CRM e operazioni, Gestione dei clienti nella dashboard.