Dokumentumok
A Dokumentumok könyvtár azokat a fájlokat tárolja, amelyeknek közel kell maradniuk a CRM-rekordokhoz és a működési munkához: PDF-ek, szerződések, ajánlatok, anyagok, étlapok, ütemtervek, SOP-k, előadói fájlok, szállítói fájlok, eseménydokumentumok és protokollmellékletek.
Útvonal: /organizations/:id/documents
Dokumentum részletei útvonal: /organizations/:id/documents/:documentId
A dokumentumok megjelenhetnek ügyfél, projekt, esemény, protokoll és mérföldkő kontextusban is.
Mit tárol egy dokumentumrekord
A dokumentum egy szervezet-hatókörű fájlrekord. Saját metaadatokkal rendelkezik, és hivatkozásokat tartalmaz a feltöltött fájlra, de más CRM-entitásokhoz is kapcsolódhat.
A dokumentumrekordok tartalmazhatnak:
- Név: a fájl megjelenítendő neve.
- Fájl hivatkozás: tárolt fájlreferencia és MIME típus.
- Szervezet: a tulajdonos szervezet.
- Létrehozta: a felhasználó, aki feltöltötte vagy létrehozta.
- Ügyfél: opcionális ügyfélkapcsolat.
- Projekt: opcionális projektkapcsolat.
- Esemény: opcionális eseménykapcsolat.
- Címkék: dokumentumspecifikus címkék.
- Hozzárendelt felhasználók: belső felhasználók, akik felelősek a dokumentumért, vagy akik dolgozhatnak vele.
- Hozzárendelt ügyfelek: a dokumentumhoz kapcsolódó partnerek.
- Jegyzőkönyvek: a dokumentumra hivatkozó interakciók.
Dokumentumforrások
A dokumentumlista több forrástípust is tartalmazhat:
- Dokumentumrekordok: elsődleges CRM dokumentumkönyvtári bejegyzések.
- Csempe PDF-ek: örökölt vagy csempealapú PDF fájlok, amelyek a landing page/csempe kontextusból származnak, ha a dokumentumlista csempe PDF-eket is tartalmaz.
Ez a megkülönböztetés fontos a támogatás szempontjából: egy csempe PDF egy normál dokumentum részletes rekordja helyett egy landing page-re, helyszínre vagy csempére mutathat vissza.
Hol jelennek meg a dokumentumok
A dokumentumok a következő helyekről nyithatók meg:
- Szervezet dokumentumkönyvtára.
- Ügyfél részletei dokumentum lapja.
- Projekt dokumentum lapja.
- Esemény részletei kontextus.
- Jegyzőkönyvek részletei, ahol dokumentum volt csatolva.
- Forrás hivatkozások, mint például landing page PDF csempe kontextus.
Ha egy fájl az egyik helyen jelenik meg, de a másikon nem, ellenőrizze, hogy melyik entitáshoz van kapcsolva.
Dokumentumok létrehozása és szerkesztése
A dokumentumszerkesztési engedéllyel rendelkező felhasználók dokumentumokat hozhatnak létre fájl feltöltésével és metaadatok hozzárendelésével.
Gyakori szerkeszthető kapcsolatok:
- Ügyfél.
- Projekt.
- Esemény.
- Címkék.
- Hozzárendelt felhasználók.
- Hozzárendelt ügyfelek.
A dokumentum hivatkozásainak módosítása befolyásolhatja, hogy hol jelenik meg. Például a projekt hivatkozás eltávolítása eltávolíthatja a projekt dokumentum lapjáról, miközben a dokumentum továbbra is a szervezet könyvtárában marad.
Dokumentumok és jegyzőkönyvek
A jegyzőkönyvek tartalmazhatnak fájlmellékleteket. Ezek a fájlok a tárolásuk és hivatkozásuk módjától függően kapcsolódó dokumentumkontextusként jelenhetnek meg.
Ez a kapcsolat segít megmagyarázni:
- Csatolt PDF-ekkel ellátott értekezletjegyzőkönyvek.
- Hívási jegyzőkönyvhöz csatolt szerződések.
- Egy interakcióból hivatkozott esemény- vagy projekt dokumentumok.
- Fájlok, amelyek egy jegyzőkönyvi hivatkozásokkal ellátott dokumentum részletei oldalon jelennek meg.
Dokumentumok és projektek
A projekt dokumentumok egy helyen tartják a szállítási dokumentumokat. Gyakori példák:
- Ajánlatok.
- Megállapodások.
- Ütemtervek.
- Szponzor anyagok.
- Alaprajzok.
- Projekttervek.
- Esemény utáni jelentések.
A projekt dokumentumok láthatósága továbbra is a document engedélyektől függ, még akkor is, ha a felhasználó meg tudja nyitni a projektet.
Dokumentumok és események
Az eseményhez kapcsolódó dokumentumok támogathatják a résztvevők műveleteit, a belső tervezést vagy a vendégeknek szánt anyagokat. Például:
- Névtábla sablonok.
- Esemény programok.
- Jegyvásárlási utasítások.
- Előadói fájlok.
- Helyszíni dokumentumok.
- Belső futtatási listák.
A támogatásnak ellenőriznie kell, hogy a dokumentum az eseményhez, annak projektjéhez, egy ügyfélhez vagy egy jegyzőkönyvhöz van-e kapcsolva.
Engedélyek
A dokumentum navigáció akkor jelenik meg, ha a felhasználó tudja listázni vagy olvasni a dokumentumokat. A dokumentumok létrehozása, szerkesztése, törlése és hozzárendelése a document engedélyektől függ.
A dokumentumokhoz való hozzáférés hozzárendelt hatókör által is korlátozható. Ebben az esetben a felhasználó csak azokat a dokumentumokat láthatja, amelyek hozzá vannak rendelve, az ő ügyfeléhez/tagjához vannak rendelve, vagy olyan rekordokhoz kapcsolódnak, amelyekhez hozzáférhet.
Gyakori támogatási forgatókönyvek
Egy dokumentum hiányzik
Először ellenőrizze az aktív szervezetet, a dokumentum engedélyeket és a hozzárendelt hatókörű dokumentumokat. Ezután hasonlítsa össze a szervezet könyvtárát a szűrt ügyfél, projekt vagy esemény lapokkal; törölje a keresési és címkeszűrőket; és ellenőrizze, hogy a fájl csempe PDF-e, nem pedig egy elsődleges dokumentum.
Egy dokumentum a rossz forrás alatt jelenik meg
Ellenőrizze a dokumentum ügyfél, projekt, esemény és jegyzőkönyv kapcsolatait. A forrás címke gyakran azt a legspecifikusabb kapcsolatot tükrözi, amelyet a lista fel tud oldani.
Egy felhasználó nem tud dokumentumokat feltölteni vagy szerkeszteni
Ellenőrizze a document szerkesztési engedélyt, és hogy a felhasználót blokkolja-e vagy korlátozza-e a hozzárendelt hatókör.
Egy csempe PDF nem szerkeszthető, mint egy normál dokumentum
A csempe PDF-ek a landing page/csempe kontextusból származnak. Nyissa meg a kapcsolódó landing page, csempe, helyszín vagy PDF csempe konfigurációt, ha a forrás oda mutat.