Документы

Документ — это запись файла в рамках организации. У него есть свои метаданные и ссылки на загруженный файл, но он также может быть связан с другими сущностями CRM.

Записи документов могут содержать:

• Название: отображаемое имя файла.
• Ссылка на файл: сохраненная ссылка на файл и MIME-тип.
• Организация: владеющая организация.
• Создано: пользователь, который загрузил или создал его.
• Клиент: необязательная ссылка на клиента.
• Проект: необязательная ссылка на проект.
• Мероприятие: необязательная ссылка на мероприятие.
• Теги: теги, специфичные для документа.
• Назначенные пользователи: внутренние пользователи, ответственные за документ или имеющие право работать с ним.
• Назначенные клиенты: контакты, связанные с документом.
• Протоколы: взаимодействия, ссылающиеся на документ.

Список документов может включать более одного типа источника:

• Записи документов: основные записи библиотеки документов CRM.
• PDF-плитки: устаревшие или основанные на плитках PDF-файлы, отображаемые из контекста целевой страницы/плитки, когда список документов включает PDF-плитки.

Это различие важно для поддержки: PDF-плитка может ссылаться на целевую страницу, местоположение или плитку, а не на обычную запись с деталями документа.

Документы можно открыть из:

• Библиотеки документов организации.
• Вкладки документов клиента.
• Вкладки документов проекта.
• Контекста деталей мероприятия.
• Деталей протокола, где был прикреплен документ.
• Исходных ссылок, таких как контекст PDF-плитки целевой страницы.

Если файл появляется в одном месте, но не в другом, проверьте, к какой сущности он привязан.

Пользователи с разрешением на редактирование документов могут создавать документы, загружая файл и назначая метаданные.

Общие редактируемые связи:

• Клиент.
• Проект.
• Мероприятие.
• Теги.
• Назначенные пользователи.
• Назначенные клиенты.

Изменение ссылок документа может повлиять на то, где он появляется. Например, удаление ссылки на проект может убрать его из вкладки документов проекта, в то время как документ останется в библиотеке организации.

Протоколы могут включать вложения файлов. Эти файлы могут отображаться как связанный контекст документа в зависимости от того, как они были сохранены и связаны.

Эта связь помогает объяснить:

• Заметки о встречах с прикрепленными PDF-файлами.
• Контракты, прикрепленные к протоколу звонка.
• Документы мероприятий или проектов, на которые ссылается взаимодействие.
• Файлы, которые появляются на странице с деталями документа со ссылками на протоколы.

Документы проекта хранят артефакты поставки в одном месте. Общие примеры:

• Предложения.
• Соглашения.
• Расписания.
• Материалы спонсоров.
• Планы этажей.
• Технические задания проекта.
• Отчеты после мероприятий.

Видимость документов проекта по-прежнему зависит от разрешений на документы, даже если пользователь может открыть проект.

Документы, связанные с мероприятиями, могут поддерживать операции для участников, внутреннее планирование или материалы для гостей. Например:

• Шаблоны бейджей.
• Программы мероприятий.
• Инструкции по билетам.
• Файлы спикеров.
• Документы площадки.
• Внутренние рабочие листы.

Служба поддержки должна проверить, связан ли документ с самим мероприятием, его проектом, клиентом или протоколом.

Навигация по документам появляется, когда пользователь может просматривать или читать документы. Создание, редактирование, удаление и назначение документов зависят от разрешений на документы.

Доступ к документам также может быть ограничен областью действия «только назначенные». В этом случае пользователь может видеть только документы, назначенные ему, назначенные его клиенту/члену организации или связанные через записи, к которым ему разрешен доступ.

Сначала проверьте активную организацию, разрешения на документы и область действия «только назначенные» документы. Затем сравните библиотеку организации с отфильтрованными вкладками клиентов, проектов или мероприятий; очистите фильтры поиска и тегов; и убедитесь, является ли файл PDF-плиткой, а не полноценным документом.

Проверьте связи документа с клиентом, проектом, мероприятием и протоколом. Метка источника часто отражает наиболее конкретную связь, которую может разрешить список.

Проверьте разрешение на редактирование документов и то, не заблокирован ли пользователь или не ограничен ли он областью действия «только назначенные».

PDF-плитки поступают из контекста целевой страницы/плитки. Откройте связанную целевую страницу, плитку, местоположение или конфигурацию PDF-плитки, если источник указывает туда.