Documentos
La biblioteca de Documentos almacena archivos que deben permanecer cerca de los registros de CRM y el trabajo operativo: PDF, contratos, propuestas, material promocional, menús, horarios, SOP, archivos de ponentes, archivos de proveedores, documentos de eventos y adjuntos de protocolos.
Ruta: /organizations/:id/documents
Ruta de detalle del documento: /organizations/:id/documents/:documentId
Los documentos también pueden aparecer en contextos de clientes, proyectos, eventos, protocolos y hitos.
Qué almacena un registro de documento
Un documento es un registro de archivo con ámbito de organización. Tiene sus propios metadatos y enlaces al archivo cargado, pero también puede conectarse a otras entidades de CRM.
Los registros de documentos pueden contener:
- Nombre: nombre para mostrar del archivo.
- Enlace de archivo: referencia de archivo almacenada y tipo MIME.
- Organización: organización propietaria.
- Creado por: usuario que lo cargó o creó.
- Cliente: enlace opcional al cliente.
- Proyecto: enlace opcional al proyecto.
- Evento: enlace opcional al evento.
- Etiquetas: etiquetas específicas del documento.
- Usuarios asignados: usuarios internos responsables o autorizados para trabajar con el documento.
- Clientes asignados: contactos conectados al documento.
- Protocolos: interacciones que hacen referencia al documento.
Orígenes de los documentos
La lista de documentos puede incluir más de un tipo de origen:
- Registros de documentos: entradas de la biblioteca de documentos de CRM de primera clase.
- PDF de mosaico: archivos PDF heredados o basados en mosaicos que se muestran desde el contexto de la página de destino/mosaico cuando la lista de documentos incluye PDF de mosaico.
Esta distinción es importante en el soporte: un PDF de mosaico puede enlazar a una página de destino, lugar o mosaico en lugar de a un registro de detalle de documento normal.
Dónde aparecen los documentos
Los documentos se pueden abrir desde:
- Biblioteca de documentos de la organización.
- Pestaña de documentos del detalle del cliente.
- Pestaña de documentos del proyecto.
- Contexto de detalle del evento.
- Detalles del protocolo donde se adjuntó un documento.
- Enlaces de origen, como el contexto de mosaico PDF de la página de destino.
Si un archivo aparece en un lugar pero no en otro, compruebe a qué entidad está vinculado.
Creación y edición de documentos
Los usuarios con permiso de edición de documentos pueden crear documentos cargando un archivo y asignando metadatos.
Relaciones editables comunes:
- Cliente.
- Proyecto.
- Evento.
- Etiquetas.
- Usuarios asignados.
- Clientes asignados.
Cambiar los enlaces de un documento puede afectar dónde aparece. Por ejemplo, eliminar el enlace del proyecto puede eliminarlo de la pestaña de documentos del proyecto, mientras que el documento permanece en la biblioteca de la organización.
Documentos y protocolos
Los protocolos pueden incluir archivos adjuntos. Esos archivos pueden aparecer como contexto de documento relacionado, dependiendo de cómo se almacenaron y vincularon.
Esta relación ayuda a explicar:
- Notas de reuniones con PDF adjuntos.
- Contratos adjuntos a un protocolo de llamada.
- Documentos de eventos o proyectos referenciados desde una interacción.
- Archivos que aparecen en una página de detalle de documento con referencias de protocolo.
Documentos y proyectos
Los documentos del proyecto mantienen los artefactos de entrega en un solo lugar. Ejemplos comunes:
- Propuestas.
- Acuerdos.
- Horarios.
- Activos del patrocinador.
- Planos.
- Resúmenes del proyecto.
- Informes posteriores al evento.
La visibilidad de los documentos del proyecto todavía depende de los permisos de documento, incluso si el usuario puede abrir el proyecto.
Documentos y eventos
Los documentos vinculados a eventos pueden admitir operaciones para asistentes, planificación interna o materiales dirigidos a invitados. Por ejemplo:
- Plantillas de etiquetas de nombres.
- Programas de eventos.
- Instrucciones de venta de entradas.
- Archivos de ponentes.
- Documentos del lugar.
- Hojas de ruta internas.
El soporte debe comprobar si el documento está vinculado al evento en sí, a su proyecto, a un cliente o a un protocolo.
Permisos
La navegación de documentos aparece cuando el usuario puede listar o leer documentos. La creación, edición, eliminación y asignación de documentos dependen de los permisos de documento.
El acceso a los documentos también puede estar limitado por el ámbito de solo asignados. En ese caso, un usuario solo puede ver los documentos que se le han asignado, que se han asignado a su contexto de cliente/miembro o que están vinculados a través de registros a los que tiene permiso de acceso.
Escenarios comunes de soporte
Falta un documento
Primero, verifique la organización activa, los permisos de documentos y el ámbito de solo asignados de los documentos. Luego, compare la biblioteca de la organización con las pestañas filtradas de clientes, proyectos o eventos; borre los filtros de búsqueda y etiquetas; y confirme si el archivo es un PDF de mosaico en lugar de un documento de primera clase.
Un documento aparece bajo un origen incorrecto
Compruebe las relaciones del documento con el cliente, proyecto, evento y protocolo. La etiqueta de origen a menudo refleja la relación más específica que la lista puede resolver.
Un usuario no puede cargar o editar documentos
Compruebe el permiso de edición de documento y si el usuario está bloqueado o limitado por el ámbito de solo asignados.
Un PDF de mosaico no se puede editar como un documento normal
Los PDF de mosaico se originan en el contexto de la página de destino/mosaico. Abra la página de destino, mosaico, lugar o configuración del mosaico PDF relacionada si el origen apunta allí.