Dokumenty
Knižnica Dokumenty uchováva súbory, ktoré by mali zostať blízko záznamov CRM a prevádzkových prác: PDF, zmluvy, ponuky, materiály, menu, harmonogramy, SOP, súbory rečníkov, súbory dodávateľov, dokumenty udalostí a prílohy protokolov.
Cesta: /organizations/:id/documents
Cesta detailu dokumentu: /organizations/:id/documents/:documentId
Dokumenty sa môžu zobrazovať aj v kontextoch zákazníkov, projektov, udalostí, protokolov a míľnikov.
Čo obsahuje záznam dokumentu
Dokument je záznam súboru v rozsahu organizácie. Má vlastné metaúdaje a odkazy na nahraný súbor, ale môže byť prepojený aj s inými entitami CRM.
Záznamy dokumentov môžu obsahovať:
- Názov: zobrazovaný názov súboru.
- Odkaz na súbor: uložený odkaz na súbor a MIME typ.
- Organizácia: vlastniaca organizácia.
- Vytvorené: používateľ, ktorý ho nahral alebo vytvoril.
- Zákazník: voliteľné prepojenie na zákazníka.
- Projekt: voliteľné prepojenie na projekt.
- Udalosť: voliteľné prepojenie na udalosť.
- Štítky: štítky špecifické pre dokument.
- Priradení používatelia: interní používatelia zodpovední za dokument alebo oprávnení s ním pracovať.
- Priradení zákazníci: kontakty prepojené s dokumentom.
- Protokoly: interakcie, ktoré odkazujú na dokument.
Zdroje dokumentov
Zoznam dokumentov môže obsahovať viac ako jeden typ zdroja:
- Záznamy dokumentov: prvoradé položky knižnice dokumentov CRM.
- PDF dlaždíc: staršie alebo dlaždicové PDF súbory zobrazené z kontextu vstupnej stránky/dlaždice, keď zoznam dokumentov obsahuje PDF dlaždíc.
Tento rozdiel je dôležitý pri podpore: PDF dlaždice môže odkazovať späť na vstupnú stránku, miesto alebo dlaždicu, namiesto bežného záznamu detailu dokumentu.
Kde sa dokumenty zobrazujú
Dokumenty je možné otvoriť z:
- Knižnice dokumentov organizácie.
- Karta dokumentov v detaile zákazníka.
- Karta dokumentov v projekte.
- Kontext detailu udalosti.
- Detaily protokolov, kde bol pripojený dokument.
- Odkazy na zdroje, ako je kontext PDF dlaždíc vstupnej stránky.
Ak sa súbor zobrazuje na jednom mieste, ale nie na inom, skontrolujte, s ktorou entitou je prepojený.
Vytváranie a úprava dokumentov
Používatelia s povolením na úpravu dokumentov môžu vytvárať dokumenty nahrávaním súboru a priradením metaúdajov.
Bežné upraviteľné vzťahy:
- Zákazník.
- Projekt.
- Udalosť.
- Štítky.
- Priradení používatelia.
- Priradení zákazníci.
Zmena prepojení dokumentu môže ovplyvniť, kde sa zobrazuje. Napríklad odstránenie prepojenia projektu ho môže odstrániť z karty dokumentov projektu, zatiaľ čo dokument zostane v knižnici organizácie.
Dokumenty a protokoly
Protokoly môžu obsahovať prílohy súborov. Tieto súbory sa môžu zobraziť ako súvisiaci kontext dokumentu v závislosti od toho, ako boli uložené a prepojené.
Tento vzťah pomáha vysvetliť:
- Poznámky zo stretnutí s pripojenými PDF.
- Zmluvy pripojené k protokolu hovoru.
- Dokumenty udalostí alebo projektov odkazované z interakcie.
- Súbory, ktoré sa zobrazujú na stránke detailu dokumentu s odkazmi na protokoly.
Dokumenty a projekty
Projektové dokumenty uchovávajú dodacie artefakty na jednom mieste. Bežné príklady:
- Ponuky.
- Dohody.
- Harmonogramy.
- Sponzorské materiály.
- Pôdorysy.
- Projektové zadania.
- Správy po udalosti.
Viditeľnosť projektových dokumentov stále závisí od povolení document, aj keď používateľ môže otvoriť projekt.
Dokumenty a udalosti
Dokumenty prepojené s udalosťami môžu podporovať operácie účastníkov, interné plánovanie alebo materiály pre hostí. Napríklad:
- Šablóny menoviek.
- Programy udalostí.
- Pokyny k lístkom.
- Súbory rečníkov.
- Dokumenty miesta konania.
- Interné prehľadové hárky.
Podpora by mala skontrolovať, či je dokument prepojený so samotnou udalosťou, jej projektom, zákazníkom alebo protokolom.
Povolenia
Navigácia v dokumentoch sa zobrazí, keď používateľ môže zoznamovať alebo čítať dokumenty. Vytváranie, úprava, mazanie a priradzovanie dokumentov závisí od povolení document.
Prístup k dokumentom môže byť tiež obmedzený rozsahom iba pre priradené. V takom prípade môže používateľ vidieť iba dokumenty priradené jemu, priradené jeho zákazníkovi/členskému kontextu alebo prepojené prostredníctvom záznamov, ku ktorým má povolený prístup.
Bežné scenáre podpory
Chýba dokument
Najprv overte aktívnu organizáciu, povolenia na dokumenty a rozsah iba pre priradené dokumenty. Potom porovnajte knižnicu organizácie s filtrovanými kartami zákazníkov, projektov alebo udalostí; vymažte filtre vyhľadávania a štítkov; a potvrďte, či je súbor PDF dlaždice namiesto prvotriedneho dokumentu.
Dokument sa zobrazuje pod nesprávnym zdrojom
Skontrolujte vzťahy dokumentu k zákazníkovi, projektu, udalosti a protokolu. Štítok zdroja často odráža najšpecifickejší vzťah, ktorý môže zoznam vyriešiť.
Používateľ nemôže nahrávať alebo upravovať dokumenty
Skontrolujte povolenie na úpravu document a či je používateľ zablokovaný alebo obmedzený rozsahom iba pre priradené.
PDF dlaždice sa nedá upraviť ako bežný dokument
PDF dlaždíc pochádzajú z kontextu vstupnej stránky/dlaždice. Otvorte súvisiacu vstupnú stránku, dlaždicu, miesto alebo konfiguráciu dlaždice PDF, ak na ňu odkazuje zdroj.