Dokument
Dokument-biblioteket lagrar filer som ska finnas nära CRM-poster och operativt arbete: PDF-filer, kontrakt, förslag, marknadsföringsmaterial, menyer, scheman, SOP:er, talarfiler, leverantörsfiler, händelsedokument och protokollbilagor.
Rutt: /organizations/:id/documents
Rutt för dokumentdetaljer: /organizations/:id/documents/:documentId
Dokument kan också förekomma i kund-, projekt-, händelse-, protokoll- och milstolpsammanhang.
Vad en dokumentpost lagrar
Ett dokument är en filpost som är omfånget för en organisation. Den har sin egen metadata och länkar till den uppladdade filen, men den kan också kopplas till andra CRM-enheter.
Dokumentposter kan innehålla:
- Namn: visningsnamn för filen.
- Fillänk: lagrad filreferens och MIME-typ.
- Organisation: ägande organisation.
- Skapad av: användare som laddade upp eller skapade den.
- Kund: valfri kundlänk.
- Projekt: valfritt projektlänk.
- Händelse: valfri händelselänk.
- Taggar: dokumentspecifika taggar.
- Tilldelade användare: interna användare som ansvarar för eller får arbeta med dokumentet.
- Tilldelade kunder: kontakter kopplade till dokumentet.
- Protokoll: interaktioner som refererar till dokumentet.
Dokumentkällor
Dokumentlistan kan inkludera mer än en källtyp:
- Dokumentposter: förstklassiga dokumentbiblioteksposter i CRM.
- Tile PDF:er: äldre PDF-filer baserade på brickor eller sidor som visas från landningssidan/brickan när dokumentlistan inkluderar tile PDF:er.
Denna distinktion är viktig vid support: en tile PDF kan länka tillbaka till en landningssida, plats eller bricka snarare än en vanlig dokumentdetaljpost.
Var dokument visas
Dokument kan öppnas från:
- Organisationens dokumentbibliotek.
- Kunddetaljens dokumentflik.
- Projektets dokumentflik.
- Händelsedetaljens sammanhang.
- Protokolldetaljer där ett dokument bifogades.
- Källlänkar som landningssidans PDF-bricka-kontext.
Om en fil visas på ett ställe men inte ett annat, kontrollera vilken enhet den är länkad till.
Skapa och redigera dokument
Användare med behörighet att redigera dokument kan skapa dokument genom att ladda upp en fil och tilldela metadata.
Vanliga redigerbara relationer:
- Kund.
- Projekt.
- Händelse.
- Taggar.
- Tilldelade användare.
- Tilldelade kunder.
Att ändra ett dokuments länkar kan påverka var det visas. Till exempel kan borttagning av projektlänken ta bort det från projektets dokumentflik medan dokumentet finns kvar i organisationens bibliotek.
Dokument och protokoll
Protokoll kan inkludera filbilagor. Dessa filer kan visas som relaterad dokumentkontext beroende på hur de lagrades och länkades.
Denna relation hjälper till att förklara:
- Mötesanteckningar med bifogade PDF-filer.
- Kontrakt kopplade till ett samtals protokoll.
- Händelse- eller projektdokument som refereras från en interaktion.
- Filer som visas på en dokumentsida med protokollreferenser.
Dokument och projekt
Projektdokument håller leveransartefakter på ett ställe. Vanliga exempel:
- Förslag.
- Avtal.
- Scheman.
- Sponsorresurser.
- Planritningar.
- Projektbeskrivningar.
- Rapporter efter händelse.
Synligheten för projektdokument beror fortfarande på dokument-behörigheter, även om användaren kan öppna projektet.
Dokument och händelser
Händelselänkade dokument kan stödja deltagaroperationer, intern planering eller material riktat till gäster. Till exempel:
- Namnskyltsmallar.
- Händelseprogram.
- Biljettinstruktioner.
- Talardokument.
- Lokalhandlingar.
- Interna körscheman.
Supporten bör kontrollera om dokumentet är länkat till själva händelsen, dess projekt, en kund eller ett protokoll.
Behörigheter
Dokumentnavigering visas när användaren kan lista eller läsa dokument. Skapa, redigera, ta bort och tilldela dokument beror på dokument-behörigheter.
Dokumentåtkomst kan också begränsas av omfånget "endast tilldelade". I så fall kan en användare bara se dokument som är tilldelade dem, tilldelade deras kund/medlemskontext, eller länkade via poster de har tillgång till.
Vanliga supportscenarier
Ett dokument saknas
Verifiera först den aktiva organisationen, dokumentbehörigheter och omfånget "endast tilldelade" för dokument. Jämför sedan organisationens bibliotek med filtrerade kund-, projekt- eller händelseflikar; rensa sök- och taggfilter; och bekräfta om filen är en tile PDF snarare än ett förstklassigt dokument.
Ett dokument visas under fel källa
Kontrollera dokumentets kund-, projekt-, händelse- och protokollrelationer. Källetiketten återspeglar ofta den mest specifika relationen som listan kan lösa.
En användare kan inte ladda upp eller redigera dokument
Kontrollera dokument-redigeringsbehörighet och om användaren är blockerad eller begränsad av omfånget "endast tilldelade".
En tile PDF kan inte redigeras som ett vanligt dokument
Tile PDF:er kommer från landningssidan/brickan-kontexten. Öppna den relaterade landningssidan, brickan, platsen eller PDF-brickans konfiguration om källan pekar dit.