Ana içeriğe geç

Belgeler

Belgeler kütüphanesi, CRM kayıtları ve operasyonel çalışmalarla yakın tutulması gereken dosyaları depolar: PDF'ler, sözleşmeler, teklifler, tanıtım materyalleri, menüler, programlar, SOP'ler, konuşmacı dosyaları, tedarikçi dosyaları, etkinlik belgeleri ve protokol ekleri.

Rota: /organizations/:id/documents

Belge detay rotası: /organizations/:id/documents/:documentId

Belgeler ayrıca müşteri, proje, etkinlik, protokol ve kilometre taşı bağlamlarında da görünebilir.

Bir Belge Kaydı Neler Saklar?​

Bir belge, kuruluş kapsamlı bir dosya kaydıdır. Kendi meta verilerine ve yüklenen dosyaya bağlantılara sahiptir, ancak diğer CRM varlıklarına da bağlanabilir.

Belge kayıtları şunları içerebilir:

  • Ad: dosya için görünen ad.
  • Dosya bağlantısı: saklanan dosya referansı ve MIME türü.
  • Kuruluş: sahip kuruluş.
  • Oluşturan: yükleyen veya oluşturan kullanıcı.
  • Müşteri: isteğe bağlı müşteri bağlantısı.
  • Proje: isteğe bağlı proje bağlantısı.
  • Etkinlik: isteğe bağlı etkinlik bağlantısı.
  • Etiketler: belgeye özgü etiketler.
  • Atanan kullanıcılar: belgeyle sorumlu veya belgeyle çalışmasına izin verilen dahili kullanıcılar.
  • Atanan müşteriler: belgeye bağlı kişiler.
  • Protokoller: belgeyi referans alan etkileşimler.

Belge Kaynakları​

Belge listesi birden fazla kaynak türü içerebilir:

  • Belge kayıtları: birinci sınıf CRM belge kütüphanesi girişleri.
  • Döşeme PDF'leri: belge listesi döşeme PDF'lerini içerdiğinde açılış sayfası/döşeme bağlamından gelen eski veya döşeme tabanlı PDF dosyaları.

Bu ayrım destek açısından önemlidir: bir döşeme PDF'si, normal bir belge detay kaydına değil, bir açılış sayfasına, yere veya döşemeye geri bağlantı verebilir.

Belgeler Nerede Görünür?​

Belgeler şuralardan açılabilir:

  • Kuruluş belge kütüphanesi.
  • Müşteri detay belge sekmesi.
  • Proje belge sekmesi.
  • Etkinlik detay bağlamı.
  • Belgenin eklendiği protokol detayları.
  • Açılış sayfası PDF döşeme bağlamı gibi kaynak bağlantıları.

Bir dosya bir yerde görünüyor ancak başka bir yerde görünmüyorsa, hangi varlığa bağlı olduğunu kontrol edin.

Belgeler Oluşturma ve Düzenleme​

Belge düzenleme iznine sahip kullanıcılar, bir dosyayı yükleyip meta verileri atayarak belge oluşturabilirler.

Yaygın olarak düzenlenebilir ilişkiler:

  • Müşteri.
  • Proje.
  • Etkinlik.
  • Etiketler.
  • Atanan kullanıcılar.
  • Atanan müşteriler.

Bir belgenin bağlantılarını değiştirmek, nerede görüneceğini etkileyebilir. Örneğin, proje bağlantısını kaldırmak, belgenin kuruluş kütüphanesinde kalmasına rağmen proje belge sekmesinden kaldırabilir.

Belgeler ve Protokoller​

Protokoller dosya ekleri içerebilir. Bu dosyalar, nasıl saklandıklarına ve bağlandıklarına bağlı olarak ilgili belge bağlamı olarak görünebilir.

Bu ilişki şunları açıklamaya yardımcı olur:

  • Ekli PDF'lere sahip toplantı notları.
  • Bir çağrı protokolüne eklenmiş sözleşmeler.
  • Bir etkileşimden referans verilen etkinlik veya proje belgeleri.
  • Protokol referanslarıyla bir belge detay sayfasında görünen dosyalar.

Belgeler ve Projeler​

Proje belgeleri, teslimat yapıtlarını tek bir yerde tutar. Yaygın örnekler:

  • Teklifler.
  • Anlaşmalar.
  • Programlar.
  • Sponsor varlıkları.
  • Kat planları.
  • Proje özetleri.
  • Etkinlik sonrası raporlar.

Proje belgesi görünürlüğü, kullanıcının projeyi açabilse bile hala belge izinlerine bağlıdır.

Belgeler ve Etkinlikler​

Etkinlikle bağlantılı belgeler, katılımcı operasyonlarını, dahili planlamayı veya misafirlere yönelik materyalleri destekleyebilir. Örneğin:

  • İsim etiketi şablonları.
  • Etkinlik programları.
  • Biletleme talimatları.
  • Konuşmacı dosyaları.
  • Mekan belgeleri.
  • Dahili iş akışı çizelgeleri.

Destek, belgenin etkinliğin kendisine, projesine, bir müşteriye veya bir protokole bağlı olup olmadığını kontrol etmelidir.

İzinler​

Belge navigasyonu, kullanıcının belgeleri listeleyebilmesi veya okuyabilmesi durumunda görünür. Belgeleri oluşturma, düzenleme, silme ve atama, belge izinlerine bağlıdır.

Belge erişimi, atanan yalnızca kapsamıyla da sınırlı olabilir. Bu durumda, bir kullanıcı yalnızca kendisine, müşterisine/üyesine atanan veya erişmesine izin verilen kayıtlara bağlı belgeleri görebilir.

Yaygın Destek Senaryoları​

Bir belge eksik​

Önce aktif kuruluşu, belge izinlerini ve atanan yalnızca kapsamlı belge kapsamını doğrulayın. Ardından, kuruluş kütüphanesini filtrelenmiş müşteri, proje veya etkinlik sekmeleriyle karşılaştırın; arama ve etiket filtrelerini temizleyin; ve dosyanın birinci sınıf bir belge yerine bir döşeme PDF'si olup olmadığını onaylayın.

Bir belge yanlış kaynaktan görünüyor​

Belgenin müşteri, proje, etkinlik ve protokol ilişkilerini kontrol edin. Kaynak etiketi genellikle listenin çözebildiği en spesifik ilişkiyi yansıtır.

Bir kullanıcı belge yükleyemiyor veya düzenleyemiyor​

Belge düzenleme iznini ve kullanıcının engellenip engellenmediğini veya atanan yalnızca kapsamıyla sınırlı olup olmadığını kontrol edin.

Bir döşeme PDF'si normal bir belge gibi düzenlenemiyor​

Döşeme PDF'leri açılış sayfası/döşeme bağlamından kaynaklanır. Kaynak orayı işaret ediyorsa, ilgili açılış sayfasını, döşemeyi, yeri veya PDF döşeme yapılandırmasını açın.

İlgili kavramlar: Müşteriler, Etkinlikler.