Lewati ke konten utama

Dokumen

Pustaka Dokumen menyimpan file yang harus tetap dekat dengan catatan CRM dan pekerjaan operasional: PDF, kontrak, proposal, materi promosi, menu, jadwal, SOP, file pembicara, file pemasok, dokumen acara, dan lampiran protokol.

Rute: /organizations/:id/documents

Rute detail dokumen: /organizations/:id/documents/:documentId

Dokumen juga dapat muncul dalam konteks pelanggan, proyek, acara, protokol, dan tonggak pencapaian.

Apa yang Disimpan oleh Catatan Dokumen​

Dokumen adalah catatan file yang terlingkup organisasi. Dokumen ini memiliki metadatanya sendiri dan tautan ke file yang diunggah, tetapi juga dapat dihubungkan ke entitas CRM lainnya.

Catatan dokumen dapat berisi:

  • Nama: nama tampilan untuk file.
  • Tautan file: referensi file yang disimpan dan tipe MIME.
  • Organisasi: organisasi pemilik.
  • Dibuat oleh: pengguna yang mengunggah atau membuatnya.
  • Pelanggan: tautan pelanggan opsional.
  • Proyek: tautan proyek opsional.
  • Acara: tautan acara opsional.
  • Tag: tag khusus dokumen.
  • Pengguna yang ditugaskan: pengguna internal yang bertanggung jawab atau diizinkan untuk bekerja dengan dokumen.
  • Pelanggan yang ditugaskan: kontak yang terhubung ke dokumen.
  • Protokol: interaksi yang merujuk dokumen.

Sumber Dokumen​

Daftar dokumen dapat mencakup lebih dari satu jenis sumber:

  • Catatan Dokumen: entri pustaka dokumen CRM kelas satu.
  • PDF Ubin: file PDF lama atau berbasis ubin yang ditampilkan dari konteks halaman arahan/ubin ketika daftar dokumen menyertakan PDF ubin.

Perbedaan ini penting dalam dukungan: PDF ubin dapat ditautkan kembali ke halaman arahan, tempat, atau ubin daripada catatan detail dokumen biasa.

Di Mana Dokumen Muncul​

Dokumen dapat dibuka dari:

  • Pustaka dokumen organisasi.
  • Tab dokumen pelanggan.
  • Tab dokumen proyek.
  • Konteks detail acara.
  • Detail protokol tempat dokumen dilampirkan.
  • Tautan sumber seperti konteks ubin PDF halaman arahan.

Jika file muncul di satu tempat tetapi tidak di tempat lain, periksa entitas mana yang ditautkan.

Membuat dan Mengedit Dokumen​

Pengguna dengan izin edit dokumen dapat membuat dokumen dengan mengunggah file dan menetapkan metadata.

Hubungan yang umum dapat diedit:

  • Pelanggan.
  • Proyek.
  • Acara.
  • Tag.
  • Pengguna yang ditugaskan.
  • Pelanggan yang ditugaskan.

Mengubah tautan dokumen dapat memengaruhi di mana dokumen itu muncul. Misalnya, menghapus tautan proyek dapat menghapusnya dari tab dokumen proyek sementara dokumen tetap ada di pustaka organisasi.

Dokumen dan Protokol​

Protokol dapat menyertakan lampiran file. File-file tersebut dapat muncul sebagai konteks dokumen terkait tergantung pada bagaimana file tersebut disimpan dan ditautkan.

Hubungan ini membantu menjelaskan:

  • Catatan rapat dengan PDF terlampir.
  • Kontrak yang dilampirkan pada protokol panggilan.
  • Dokumen acara atau proyek yang dirujuk dari interaksi.
  • File yang muncul di halaman detail dokumen dengan referensi protokol.

Dokumen dan Proyek​

Dokumen proyek menyimpan artefak pengiriman di satu tempat. Contoh umum:

  • Proposal.
  • Perjanjian.
  • Jadwal.
  • Aset sponsor.
  • Denah lantai.
  • Ringkasan proyek.
  • Laporan pasca-acara.

Visibilitas dokumen proyek masih bergantung pada izin dokumen, bahkan jika pengguna dapat membuka proyek.

Dokumen dan Acara​

Dokumen yang ditautkan ke acara dapat mendukung operasi peserta, perencanaan internal, atau materi yang menghadap tamu. Contohnya:

  • Templat label nama.
  • Program acara.
  • Instruksi tiket.
  • File pembicara.
  • Dokumen tempat.
  • Lembar jalannya internal.

Dukungan harus memeriksa apakah dokumen ditautkan ke acara itu sendiri, proyeknya, pelanggan, atau protokol.

Izin​

Navigasi dokumen muncul ketika pengguna dapat mencantumkan atau membaca dokumen. Membuat, mengedit, menghapus, dan menetapkan dokumen bergantung pada izin dokumen.

Akses dokumen juga dapat dibatasi oleh cakupan yang hanya ditugaskan. Dalam hal ini, pengguna hanya dapat melihat dokumen yang ditugaskan kepadanya, ditugaskan ke konteks pelanggannya/anggota, atau ditautkan melalui catatan yang diizinkan untuk diaksesnya.

Skenario Dukungan Umum​

Dokumen hilang​

Pertama, verifikasi organisasi aktif, izin dokumen, dan cakupan dokumen yang hanya ditugaskan. Kemudian bandingkan pustaka organisasi dengan tab pelanggan, proyek, atau acara yang difilter; bersihkan filter pencarian dan tag; dan konfirmasikan apakah file tersebut adalah PDF ubin daripada dokumen kelas satu.

Dokumen muncul di bawah sumber yang salah​

Periksa hubungan pelanggan, proyek, acara, dan protokol dokumen. Label sumber sering kali mencerminkan hubungan paling spesifik yang dapat diselesaikan oleh daftar tersebut.

Pengguna tidak dapat mengunggah atau mengedit dokumen​

Periksa izin edit dokumen dan apakah pengguna diblokir atau dibatasi oleh cakupan yang hanya ditugaskan.

PDF ubin tidak dapat diedit seperti dokumen biasa​

PDF ubin berasal dari konteks halaman arahan/ubin. Buka halaman arahan, ubin, tempat, atau konfigurasi ubin PDF terkait jika sumbernya menunjuk ke sana.

Konsep terkait: Pelanggan, Acara.