Ga naar hoofdinhoud

Documenten

De Documenten bibliotheek slaat bestanden op die dicht bij CRM-records en operationeel werk moeten blijven: PDF's, contracten, offertes, promotiemateriaal, menu's, schema's, SOP's, sprekersbestanden, leveranciersbestanden, evenementdocumenten en protocolbijlagen.

Route: /organisaties/:id/documenten

Detailroute document: /organisaties/:id/documenten/:documentId

Documenten kunnen ook verschijnen in de context van klanten, projecten, evenementen, protocollen en mijlpalen.

Wat een documentrecord opslaat​

Een document is een organisatie-scoped bestandsrecord. Het heeft zijn eigen metadata en koppelingen naar het geüploade bestand, maar het kan ook worden gekoppeld aan andere CRM-entiteiten.

Documentrecords kunnen bevatten:

  • Naam: weergavenaam voor het bestand.
  • Bestandslink: opgeslagen bestandsreferentie en MIME-type.
  • Organisatie: eigenaar van de organisatie.
  • Aangemaakt door: gebruiker die het heeft geüpload of aangemaakt.
  • Klant: optionele klantkoppeling.
  • Project: optionele projectkoppeling.
  • Evenement: optionele evenementkoppeling.
  • Tags: documentspecifieke tags.
  • Toegewezen gebruikers: interne gebruikers die verantwoordelijk zijn voor of gemachtigd zijn om met het document te werken.
  • Toegewezen klanten: contacten die aan het document zijn gekoppeld.
  • Protocollen: interacties die verwijzen naar het document.

Documentbronnen​

De documentlijst kan meer dan één brontype bevatten:

  • Documentrecords: eersteklas CRM-documentbibliotheekvermeldingen.
  • Tegel-PDF's: legacy of tegelgebaseerde PDF-bestanden die worden weergegeven vanuit de context van een landingspagina/tegel wanneer de documentlijst tegel-PDF's bevat.

Dit onderscheid is belangrijk bij ondersteuning: een tegel-PDF kan terugverwijzen naar een landingspagina, plaats of tegel in plaats van naar een normaal documentdetailrecord.

Waar documenten verschijnen​

Documenten kunnen worden geopend vanuit:

  • Organisatie documentbibliotheek.
  • Klantdetail documenttabblad.
  • Project documenttabblad.
  • Evenementdetail context.
  • Protocoldetails waar een document is bijgevoegd.
  • Bronkoppelingen zoals de PDF-tegelcontext van een landingspagina.

Als een bestand op de ene plaats verschijnt maar niet op de andere, controleer dan aan welke entiteit het is gekoppeld.

Documenten aanmaken en bewerken​

Gebruikers met documentbewerkingsrechten kunnen documenten aanmaken door een bestand te uploaden en metadata toe te wijzen.

Veelvoorkomende bewerkbare relaties:

  • Klant.
  • Project.
  • Evenement.
  • Tags.
  • Toegewezen gebruikers.
  • Toegewezen klanten.

Het wijzigen van de koppelingen van een document kan van invloed zijn op waar het verschijnt. Het verwijderen van de projectkoppeling kan het bijvoorbeeld verwijderen uit het projectdocumenttabblad, terwijl het document in de organisatiebibliotheek blijft bestaan.

Documenten en protocollen​

Protocollen kunnen bestandsbijlagen bevatten. Die bestanden kunnen verschijnen als gerelateerde documentcontext, afhankelijk van hoe ze zijn opgeslagen en gekoppeld.

Deze relatie helpt verklaren:

  • Vergaderingsnotities met bijgevoegde PDF's.
  • Contracten bij een oproepprotocol.
  • Evenement- of projectdocumenten waarnaar wordt verwezen vanuit een interactie.
  • Bestanden die verschijnen op een documentdetailpagina met protocolverwijzingen.

Documenten en projecten​

Projectdocumenten houden leveringsartefacten op één plek. Veelvoorkomende voorbeelden:

  • Offertes.
  • Overeenkomsten.
  • Schema's.
  • Sponsor-assets.
  • Plattegronden.
  • Projectbriefs.
  • Rapportages na evenementen.

De zichtbaarheid van projectdocumenten is nog steeds afhankelijk van document-machtigingen, zelfs als de gebruiker het project kan openen.

Documenten en evenementen​

Met evenementen gekoppelde documenten kunnen deelnemersoperaties, interne planning of materiaal voor gasten ondersteunen. Bijvoorbeeld:

  • Naamlabel sjablonen.
  • Evenementprogramma's.
  • Ticketing instructies.
  • Sprekersbestanden.
  • Locatie documenten.
  • Interne draaiboeken.

Ondersteuning moet controleren of het document is gekoppeld aan het evenement zelf, het project ervan, een klant of een protocol.

Machtigingen​

Navigatie van documenten verschijnt wanneer de gebruiker documenten kan weergeven of lezen. Het aanmaken, bewerken, verwijderen en toewijzen van documenten is afhankelijk van document-machtigingen.

Documenttoegang kan ook beperkt zijn door een scope die alleen is toegewezen. In dat geval kan een gebruiker alleen documenten zien die aan hem/haar zijn toegewezen, aan de context van zijn/haar klant/lid zijn toegewezen, of gekoppeld zijn via records waartoe hij/zij toegang mag hebben.

Veelvoorkomende ondersteuningsscenario's​

Een document ontbreekt​

Verifieer eerst de actieve organisatie, documentmachtigingen en de scope van alleen-toegewezen documenten. Vergelijk vervolgens de organisatiebibliotheek met gefilterde klant-, project- of evenementtabbladen; wis zoek- en tagfilters; en bevestig of het bestand een tegel-PDF is in plaats van een eersteklas document.

Een document verschijnt onder de verkeerde bron​

Controleer de klant-, project-, evenement- en protocolrelaties van het document. Het bronlabel weerspiegelt vaak de meest specifieke relatie die de lijst kan oplossen.

Een gebruiker kan geen documenten uploaden of bewerken​

Controleer de document-bewerkingsmachtigingen en of de gebruiker is geblokkeerd of beperkt door de scope van alleen-toegewezen documenten.

Een tegel-PDF kan niet als een normaal document worden bewerkt​

Tegel-PDF's zijn afkomstig uit de context van een landingspagina/tegel. Open de gerelateerde landingspagina, tegel, plaats of PDF-tegelconfiguratie als de bron daarheen wijst.

Gerelateerde concepten: Klanten, Evenementen.