Sari la conținutul principal

Documente

Biblioteca Documente stochează fișierele care ar trebui să rămână aproape de înregistrările CRM și de activitatea operațională: PDF-uri, contracte, propuneri, materiale promoționale, meniuri, programe, SOP-uri, fișiere ale vorbitorilor, fișiere ale furnizorilor, documente de eveniment și atașamente de protocol.

Rută: /organizations/:id/documents

Rută detaliu document: /organizations/:id/documents/:documentId

Documentele pot apărea, de asemenea, în contexte de clienți, proiecte, evenimente, protocoale și etape importante.

Ce Stochează o Înregistrare de Document​

Un document este o înregistrare de fișier la nivel de organizație. Acesta are propriile metadate și legături către fișierul încărcat, dar poate fi, de asemenea, conectat la alte entități CRM.

Înregistrările de documente pot conține:

  • Nume: numele afișat pentru fișier.
  • Link fișier: referință la fișierul stocat și tipul MIME.
  • Organizație: organizația proprietară.
  • Creat de: utilizatorul care l-a încărcat sau creat.
  • Client: legătură opțională către client.
  • Proiect: legătură opțională către proiect.
  • Eveniment: legătură opțională către eveniment.
  • Etichete: etichete specifice documentului.
  • Utilizatori asignați: utilizatori interni responsabili sau autorizați să lucreze cu documentul.
  • Clienți asignați: contacte conectate la document.
  • Protocoale: interacțiuni care fac referire la document.

Surse de Documente​

Lista de documente poate include mai mult de un tip de sursă:

  • Înregistrări de documente: intrări de prim rang în biblioteca de documente CRM.
  • PDF-uri de tip placă: fișiere PDF vechi sau bazate pe plăci, afișate din contextul paginii de destinație/plăcii atunci când lista de documente include PDF-uri de tip placă.

Această distincție este importantă în suport: un PDF de tip placă poate face legătura înapoi la o pagină de destinație, un loc sau o placă, mai degrabă decât la o înregistrare normală de detaliu a documentului.

Unde Apar Documentele​

Documentele pot fi deschise din:

  • Biblioteca de documente a organizației.
  • Tab-ul de documente al detaliilor clientului.
  • Tab-ul de documente al proiectului.
  • Contextul detaliilor evenimentului.
  • Detaliile protocolului unde a fost atașat un document.
  • Legături sursă, cum ar fi contextul plăcii PDF a paginii de destinație.

Dacă un fișier apare într-un loc, dar nu în altul, verificați la ce entitate este legat.

Crearea și Editarea Documentelor​

Utilizatorii cu permisiunea de editare a documentelor pot crea documente prin încărcarea unui fișier și atribuirea de metadate.

Relații comune editabile:

  • Client.
  • Proiect.
  • Eveniment.
  • Etichete.
  • Utilizatori asignați.
  • Clienți asignați.

Modificarea legăturilor unui document poate afecta locul unde apare. De exemplu, eliminarea legăturii proiectului îl poate elimina din tab-ul de documente al proiectului, în timp ce documentul rămâne în biblioteca organizației.

Documente și Protocoale​

Protocoalele pot include atașamente de fișiere. Aceste fișiere pot apărea ca context de document înrudit, în funcție de modul în care au fost stocate și legate.

Această relație ajută la explicarea:

  • Notelor de întâlnire cu PDF-uri atașate.
  • Contractelor atașate unui protocol de apel.
  • Documentelor de eveniment sau proiect la care se face referire dintr-o interacțiune.
  • Fișierelor care apar pe o pagină de detalii a documentului cu referințe la protocol.

Documente și Proiecte​

Documentele proiectului păstrează artefactele de livrare într-un singur loc. Exemple comune:

  • Propuneri.
  • Acorduri.
  • Programe.
  • Materiale ale sponsorului.
  • Planuri de etaj.
  • Brief-uri de proiect.
  • Rapoarte post-eveniment.

Vizibilitatea documentelor proiectului depinde în continuare de permisiunile document, chiar dacă utilizatorul poate deschide proiectul.

Documente și Evenimente​

Documentele legate de evenimente pot sprijini operațiunile participanților, planificarea internă sau materialele destinate publicului. De exemplu:

  • Șabloane pentru etichete de nume.
  • Programe de eveniment.
  • Instrucțiuni de ticketing.
  • Fișiere ale vorbitorilor.
  • Documente ale locației.
  • Foi de parcurs interne.

Suportul ar trebui să verifice dacă documentul este legat de evenimentul în sine, de proiectul acestuia, de un client sau de un protocol.

Permisiuni​

Navigarea documentelor apare atunci când utilizatorul poate lista sau citi documente. Crearea, editarea, ștergerea și asignarea documentelor depind de permisiunile document.

Accesul la documente poate fi, de asemenea, limitat de domeniul de aplicare doar pentru cele asignate. În acest caz, un utilizator poate vedea doar documentele asignate lui, asignate contextului său de client/membru sau legate prin înregistrări la care are permisiunea de a accesa.

Scenarii Comune de Suport​

Un document lipsește​

Verificați mai întâi organizația activă, permisiunile documentelor și domeniul de aplicare doar pentru cele asignate. Apoi comparați biblioteca organizației cu tab-urile filtrate de client, proiect sau eveniment; ștergeți filtrele de căutare și etichetă; și confirmați dacă fișierul este un PDF de tip placă, mai degrabă decât un document de prim rang.

Un document apare sub o sursă greșită​

Verificați relațiile documentului cu clientul, proiectul, evenimentul și protocolul. Eticheta sursei reflectă adesea cea mai specifică relație pe care o poate rezolva lista.

Un utilizator nu poate încărca sau edita documente​

Verificați permisiunea de editare document și dacă utilizatorul este blocat sau limitat de domeniul de aplicare doar pentru cele asignate.

Un PDF de tip placă nu poate fi editat ca un document normal​

PDF-urile de tip placă provin din contextul paginii de destinație/plăcii. Deschideți pagina de destinație, placa, locul sau configurația plăcii PDF asociate dacă sursa indică acolo.

Concepte înrudite: Clienți, Evenimente.