Hop til hovedindhold

Dokumenter

Dokumenter-biblioteket gemmer filer, der skal være tæt på CRM-poster og operationelt arbejde: PDF'er, kontrakter, tilbud, markedsføringsmateriale, menuer, tidsplaner, SOP'er, talerfiler, leverandørfiler, begivenhedsdokumenter og protokolvedhæftninger.

Rute: /organizations/:id/documents

Rute til dokumentdetaljer: /organizations/:id/documents/:documentId

Dokumenter kan også vises i kunde-, projekt-, begivenheds-, protokol- og milepælskontekster.

Hvad en dokumentpost gemmer​

Et dokument er en organisationsomfattende filpost. Den har sine egne metadata og links til den uploadede fil, men den kan også være forbundet med andre CRM-enheder.

Dokumentposter kan indeholde:

  • Navn: visningsnavn for filen.
  • Fil-link: gemt filreference og MIME-type.
  • Organisation: ejerorganisation.
  • Oprettet af: brugeren, der uploadede eller oprettede den.
  • Kunde: valgfrit kundelink.
  • Projekt: valgfrit projektlink.
  • Begivenhed: valgfrit begivenhedslnk.
  • Tags: dokumentspecifikke tags.
  • Tildelte brugere: interne brugere, der er ansvarlige for eller har tilladelse til at arbejde med dokumentet.
  • Tildelte kunder: kontakter, der er forbundet med dokumentet.
  • Protokoller: interaktioner, der refererer til dokumentet.

Dokumentkilder​

Dokumentlisten kan indeholde mere end én kildetype:

  • Dokumentposter: Førsteklasses CRM-dokumentbiblioteksposter.
  • Tile PDF'er: ældre eller flisebaserede PDF-filer, der vises fra landingsside-/flisekontekst, når dokumentlisten inkluderer tile PDF'er.

Denne sondring er vigtig i support: en tile PDF kan linke tilbage til en landingsside, et sted eller en flise i stedet for en normal dokumentdetaljepost.

Hvor dokumenter vises​

Dokumenter kan åbnes fra:

  • Organisationens dokumentbibliotek.
  • Kundedetaljens dokumentfane.
  • Projektets dokumentfane.
  • Begivenhedsdetaljekontekst.
  • Protokoldetaljer, hvor et dokument blev vedhæftet.
  • Kildelinks som f.eks. landingsside PDF-flisekontekst.

Hvis en fil vises ét sted, men ikke et andet, skal du kontrollere, hvilken enhed den er knyttet til.

Oprettelse og redigering af dokumenter​

Brugere med tilladelse til at redigere dokumenter kan oprette dokumenter ved at uploade en fil og tildele metadata.

Almindelige redigerbare relationer:

  • Kunde.
  • Projekt.
  • Begivenhed.
  • Tags.
  • Tildelte brugere.
  • Tildelte kunder.

Ændring af et dokuments links kan påvirke, hvor det vises. Fjernelse af projektlinket kan f.eks. fjerne det fra projektets dokumentfane, mens dokumentet forbliver i organisationens bibliotek.

Dokumenter og protokoller​

Protokoller kan indeholde filvedhæftninger. Disse filer kan vises som relateret dokumentkontekst afhængigt af, hvordan de blev gemt og linket.

Denne relation hjælper med at forklare:

  • Mødereferater med vedhæftede PDF'er.
  • Kontrakter vedhæftet en opkaldsprotokol.
  • Begivenheds- eller projektdokumenter, der refereres fra en interaktion.
  • Filer, der vises på en dokumentsidedetalje med protokolreferencer.

Dokumenter og projekter​

Projektdokumenter holder leveringsartefakter samlet ét sted. Almindelige eksempler:

  • Tilbud.
  • Aftaler.
  • Tidsplaner.
  • Sponsoraktiver.
  • Grundplaner.
  • Projektbeskrivelser.
  • Rapporter efter begivenhed.

Synlighed af projektdokumenter afhænger stadig af document-tilladelser, selvom brugeren kan åbne projektet.

Dokumenter og begivenheder​

Begivenhedslinkede dokumenter kan understøtte deltageroperationer, intern planlægning eller gæstefokuseret materiale. For eksempel:

  • Navneskilt-skabeloner.
  • Begivenhedsprogrammer.
  • Billetteringsinstruktioner.
  • Taleres filer.
  • Lokaledokumenter.
  • Interne køreplaner.

Support skal kontrollere, om dokumentet er knyttet til selve begivenheden, dens projekt, en kunde eller en protokol.

Tilladelser​

Dokumentnavigation vises, når brugeren kan liste eller læse dokumenter. Oprettelse, redigering, sletning og tildeling af dokumenter afhænger af document-tilladelser.

Dokumentadgang kan også være begrænset af omfanget "kun tildelt". I så fald kan en bruger kun se dokumenter, der er tildelt dem, tildelt deres kunde-/medlemskontekst eller knyttet via poster, de har adgang til.

Almindelige supportscenarier​

Et dokument mangler​

Verificer først den aktive organisation, dokumenttilladelser og omfanget "kun tildelt" for dokumenter. Sammenlign derefter organisationsbiblioteket med filtrerede kunde-, projekt- eller begivenhedsfaneblade; ryd søge- og tagfiltre; og bekræft, om filen er en tile PDF snarere end et førsteklasses dokument.

Et dokument vises under den forkerte kilde​

Kontroller dokumentets kunde-, projekt-, begivenheds- og protokolrelationer. Kildemærket afspejler ofte den mest specifikke relation, listen kan løse.

En bruger kan ikke uploade eller redigere dokumenter​

Kontroller document-redigeringstilladelsen, og om brugeren er blokeret eller begrænset af omfanget "kun tildelt".

En tile PDF kan ikke redigeres som et normalt dokument​

Tile PDF'er stammer fra landingsside-/flisekontekst. Åbn den relaterede landingsside, flise, sted eller PDF-flisekonfiguration, hvis kilden peger dertil.

Relaterede koncepter: Kunder, Begivenheder.