Hopp til hovedinnhold

Dokumenter

Dokumenter-biblioteket lagrer filer som bør være nær CRM-oppføringer og operasjonelt arbeid: PDF-er, kontrakter, tilbud, materiell, menyer, tidsplaner, SOP-er, presentasjonsfiler, leverandørfiler, arrangementsdokumenter og protokollvedlegg.

Rute: /organisasjoner/:id/dokumenter

Rute for dokumentdetaljer: /organisasjoner/:id/dokumenter/:documentId

Dokumenter kan også vises i kunde-, prosjekt-, arrangements-, protokoll- og milepælskontekster.

Hva en dokumentoppføring lagrer​

Et dokument er en organisasjonsomfattende filoppføring. Den har sine egne metadata og lenker til den opplastede filen, men den kan også kobles til andre CRM-enheter.

Dokumentoppføringer kan inneholde:

  • Navn: visningsnavn for filen.
  • Fil-lenke: lagret filreferanse og MIME-type.
  • Organisasjon: eierorganisasjon.
  • Opprettet av: brukeren som lastet opp eller opprettet den.
  • Kunde: valgfri kundelenke.
  • Prosjekt: valgfri prosjektlenke.
  • Arrangement: valgfri arrangementslenke.
  • Etiketter: dokument-spesifikke etiketter.
  • Tildelte brukere: interne brukere som er ansvarlige for eller har tillatelse til å jobbe med dokumentet.
  • Tildelte kunder: kontakter knyttet til dokumentet.
  • Protokoller: interaksjoner som refererer til dokumentet.

Dokumentkilder​

Dokumentlisten kan inkludere mer enn én kildetype:

  • Dokumentoppføringer: førsteklasses CRM-dokumentbibliotekoppføringer.
  • Flis-PDF-er: eldre eller flisbaserte PDF-filer som vises fra landingsside/flis-kontekst når dokumentlisten inkluderer flis-PDF-er.

Dette skillet er viktig i support: en flis-PDF kan lenke tilbake til en landingsside, sted eller flis i stedet for en vanlig dokumentdetaljoppføring.

Hvor dokumenter vises​

Dokumenter kan åpnes fra:

  • Organisasjonens dokumentbibliotek.
  • Kundedetaljens dokumentfane.
  • Prosjektdokumentfane.
  • Arrangementsdetaljkontekst.
  • Protokolldetaljer der et dokument ble vedlagt.
  • Kildelenker som landingsside PDF-flis-kontekst.

Hvis en fil vises ett sted, men ikke et annet, sjekk hvilken enhet den er koblet til.

Opprette og redigere dokumenter​

Brukere med redigeringstillatelse for dokumenter kan opprette dokumenter ved å laste opp en fil og tildele metadata.

Vanlige redigerbare relasjoner:

  • Kunde.
  • Prosjekt.
  • Arrangement.
  • Etiketter.
  • Tildelte brukere.
  • Tildelte kunder.

Endring av et dokuments lenker kan påvirke hvor det vises. For eksempel kan fjerning av prosjektlenken fjerne det fra prosjektdokumentfanen, mens dokumentet forblir i organisasjonsbiblioteket.

Dokumenter og protokoller​

Protokoller kan inkludere filvedlegg. Disse filene kan vises som relatert dokumentkontekst, avhengig av hvordan de ble lagret og koblet.

Denne relasjonen bidrar til å forklare:

  • Møtenotater med vedlagte PDF-er.
  • Kontrakter knyttet til en samtale-protokoll.
  • Arrangements- eller prosjektdokumenter referert fra en interaksjon.
  • Filer som vises på en dokumentsidedetalj med protokollreferanser.

Dokumenter og prosjekter​

Prosjektdokumenter holder leveranseartefakter samlet. Vanlige eksempler:

  • Tilbud.
  • Avtaler.
  • Tidsplaner.
  • Sponsor-materiell.
  • Plantegninger.
  • Prosjektbeskrivelser.
  • Rapporter etter arrangement.

Synlighet for prosjektdokumenter avhenger fortsatt av dokument-tillatelser, selv om brukeren kan åpne prosjektet.

Dokumenter og arrangementer​

Arrangementskoblede dokumenter kan støtte deltakeroperasjoner, intern planlegging eller gjestemateriell. For eksempel:

  • Navneskiltmaler.
  • Program for arrangementet.
  • Billettinstruksjoner.
  • Presentasjonsfiler.
  • Steddokumenter.
  • Interne kjøreplaner.

Support bør sjekke om dokumentet er knyttet til selve arrangementet, dets prosjekt, en kunde eller en protokoll.

Tillatelser​

Dokumentnavigasjon vises når brukeren kan liste eller lese dokumenter. Oppretting, redigering, sletting og tildeling av dokumenter avhenger av dokument-tillatelser.

Dokumenttilgang kan også være begrenset av omfanget "kun tildelte". I så fall kan en bruker bare se dokumenter som er tildelt dem, tildelt deres kunde/medlemskontekst, eller koblet gjennom oppføringer de har tilgang til.

Vanlige supportscenarioer​

Et dokument mangler​

Verifiser først den aktive organisasjonen, dokumenttillatelser og omfanget "kun tildelte" dokumenter. Sammenlign deretter organisasjonsbiblioteket med filtrerte kunde-, prosjekt- eller arrangementsfaner; fjern søke- og etikettfiltre; og bekreft om filen er en flis-PDF i stedet for et førsteklasses dokument.

Et dokument vises under feil kilde​

Sjekk dokumentets kunde-, prosjekt-, arrangements- og protokollrelasjoner. Kildemerket reflekterer ofte den mest spesifikke relasjonen listen kan løse.

En bruker kan ikke laste opp eller redigere dokumenter​

Sjekk dokument-redigeringstillatelse og om brukeren er blokkert eller begrenset av omfanget "kun tildelte".

En flis-PDF kan ikke redigeres som et vanlig dokument​

Flis-PDF-er stammer fra landingsside/flis-kontekst. Åpne den relaterte landingssiden, flisen, stedet eller PDF-fliskonfigurasjonen hvis kilden peker dit.

Relaterte konsepter: Kunder, Arrangementer.