Παράλειψη στην κύρια ενότητα περιεχομένου

Έγγραφα

Η βιβλιοθήκη Εγγράφων αποθηκεύει αρχεία που πρέπει να παραμένουν κοντά σε εγγραφές CRM και λειτουργικές εργασίες: PDF, συμβόλαια, προσφορές, υλικό μάρκετινγκ, μενού, χρονοδιαγράμματα, SOPs, αρχεία ομιλητών, αρχεία προμηθευτών, έγγραφα εκδηλώσεων και συνημμένα πρωτοκόλλων.

Διαδρομή: /organizations/:id/documents

Διαδρομή λεπτομερειών εγγράφου: /organizations/:id/documents/:documentId

Τα έγγραφα μπορούν επίσης να εμφανίζονται σε πλαίσια πελατών, έργων, εκδηλώσεων, πρωτοκόλλων και οροσήμων.

Τι Αποθηκεύει μια Εγγραφή Εγγράφου​

Ένα έγγραφο είναι μια εγγραφή αρχείου με εμβέλεια οργανισμού. Έχει τα δικά του μεταδεδομένα και συνδέσεις με το μεταφορτωμένο αρχείο, αλλά μπορεί επίσης να συνδεθεί με άλλες οντότητες CRM.

Οι εγγραφές εγγράφων μπορούν να περιέχουν:

  • Όνομα: εμφανιζόμενο όνομα για το αρχείο.
  • Σύνδεσμος αρχείου: αποθηκευμένη αναφορά αρχείου και τύπος MIME.
  • Οργανισμός: ο οργανισμός που το κατέχει.
  • Δημιουργήθηκε από: ο χρήστης που το ανέβασε ή το δημιούργησε.
  • Πελάτης: προαιρετικός σύνδεσμος πελάτη.
  • Έργο: προαιρετικός σύνδεσμος έργου.
  • Εκδήλωση: προαιρετικός σύνδεσμος εκδήλωσης.
  • Ετικέτες: ετικέτες ειδικές για το έγγραφο.
  • Ανατεθειμένοι χρήστες: εσωτερικοί χρήστες υπεύθυνοι ή εξουσιοδοτημένοι να εργάζονται με το έγγραφο.
  • Ανατεθειμένοι πελάτες: επαφές που συνδέονται με το έγγραφο.
  • Πρωτόκολλα: αλληλεπιδράσεις που αναφέρονται στο έγγραφο.

Πηγές Εγγράφων​

Η λίστα εγγράφων μπορεί να περιλαμβάνει περισσότερους από έναν τύπους πηγών:

  • Εγγραφές εγγράφων: εγγραφές βιβλιοθήκης εγγράφων CRM πρώτης τάξεως.
  • PDF πλακιδίων: παλαιότερα ή βασισμένα σε πλακίδια αρχεία PDF που προέρχονται από το πλαίσιο σελίδας προορισμού/πλακιδίου όταν η λίστα εγγράφων περιλαμβάνει PDF πλακιδίων.

Αυτή η διάκριση έχει σημασία στην υποστήριξη: ένα PDF πλακιδίου μπορεί να συνδέεται πίσω σε μια σελίδα προορισμού, τοποθεσία ή πλακίδιο αντί για μια κανονική εγγραφή λεπτομερειών εγγράφου.

Πού Εμφανίζονται τα Έγγραφα​

Τα έγγραφα μπορούν να ανοιχτούν από:

  • Βιβλιοθήκη εγγράφων οργανισμού.
  • Καρτέλα εγγράφων λεπτομερειών πελάτη.
  • Καρτέλα εγγράφων έργου.
  • Πλαίσιο λεπτομερειών εκδήλωσης.
  • Λεπτομέρειες πρωτοκόλλου όπου επισυνάφθηκε ένα έγγραφο.
  • Σύνδεσμοι πηγών, όπως το πλαίσιο PDF πλακιδίου σελίδας προορισμού.

Εάν ένα αρχείο εμφανίζεται σε ένα μέρος αλλά όχι σε άλλο, ελέγξτε με ποια οντότητα συνδέεται.

Δημιουργία και Επεξεργασία Εγγράφων​

Οι χρήστες με δικαιώματα επεξεργασίας εγγράφων μπορούν να δημιουργήσουν έγγραφα ανεβάζοντας ένα αρχείο και εκχωρώντας μεταδεδομένα.

Κοινές επεξεργάσιμες σχέσεις:

  • Πελάτης.
  • Έργο.
  • Εκδήλωση.
  • Ετικέτες.
  • Ανατεθειμένοι χρήστες.
  • Ανατεθειμένοι πελάτες.

Η αλλαγή των συνδέσμων ενός εγγράφου μπορεί να επηρεάσει το πού εμφανίζεται. Για παράδειγμα, η αφαίρεση του συνδέσμου έργου μπορεί να το αφαιρέσει από την καρτέλα εγγράφων του έργου, ενώ το έγγραφο παραμένει στη βιβλιοθήκη του οργανισμού.

Έγγραφα και Πρωτόκολλα​

Τα πρωτόκολλα μπορούν να περιλαμβάνουν συνημμένα αρχεία. Αυτά τα αρχεία μπορούν να εμφανίζονται ως σχετικό πλαίσιο εγγράφου ανάλογα με τον τρόπο αποθήκευσής τους και τη σύνδεσή τους.

Αυτή η σχέση βοηθά στην εξήγηση:

  • Σημειώσεις συσκέψεων με συνημμένα PDF.
  • Συμβόλαια επισυναπτόμενα σε ένα πρωτόκολλο κλήσης.
  • Έγγραφα εκδηλώσεων ή έργων που αναφέρονται από μια αλληλεπίδραση.
  • Αρχεία που εμφανίζονται σε μια σελίδα λεπτομερειών εγγράφου με αναφορές πρωτοκόλλων.

Έγγραφα και Έργα​

Τα έγγραφα έργων διατηρούν τους πόρους παράδοσης σε ένα μέρος. Κοινά παραδείγματα:

  • Προσφορές.
  • Συμφωνίες.
  • Χρονοδιαγράμματα.
  • Υλικό χορηγών.
  • Κατόψεις.
  • Περιγραφές έργων.
  • Αναφορές μετά την εκδήλωση.

Η ορατότητα των εγγράφων έργου εξακολουθεί να εξαρτάται από τα δικαιώματα document, ακόμη και αν ο χρήστης μπορεί να ανοίξει το έργο.

Έγγραφα και Εκδηλώσεις​

Τα έγγραφα που συνδέονται με εκδηλώσεις μπορούν να υποστηρίξουν λειτουργίες συμμετεχόντων, εσωτερικό σχεδιασμό ή υλικό για τους επισκέπτες. Για παράδειγμα:

  • Πρότυπα ετικετών ονομάτων.
  • Προγράμματα εκδηλώσεων.
  • Οδηγίες έκδοσης εισιτηρίων.
  • Αρχεία ομιλητών.
  • Έγγραφα χώρου.
  • Εσωτερικά φύλλα εκτέλεσης.

Η υποστήριξη πρέπει να ελέγχει εάν το έγγραφο συνδέεται με την ίδια την εκδήλωση, το έργο της, έναν πελάτη ή ένα πρωτόκολλο.

Δικαιώματα​

Η πλοήγηση στα έγγραφα εμφανίζεται όταν ο χρήστης μπορεί να παραθέσει ή να διαβάσει έγγραφα. Η δημιουργία, η επεξεργασία, η διαγραφή και η ανάθεση εγγράφων εξαρτώνται από τα δικαιώματα document.

Η πρόσβαση στα έγγραφα μπορεί επίσης να περιορίζεται από το πεδίο εφαρμογής μόνο για ανάθεση. Σε αυτήν την περίπτωση, ένας χρήστης μπορεί να βλέπει μόνο έγγραφα που του έχουν ανατεθεί, που έχουν ανατεθεί στο πλαίσιο του πελάτη/μέλους του ή που συνδέονται μέσω εγγραφών στις οποίες επιτρέπεται η πρόσβαση.

Κοινά Σενάρια Υποστήριξης​

Ένα έγγραφο λείπει​

Επαληθεύστε πρώτα τον ενεργό οργανισμό, τα δικαιώματα εγγράφων και το πεδίο εφαρμογής μόνο για ανάθεση εγγράφων. Στη συνέχεια, συγκρίνετε τη βιβλιοθήκη του οργανισμού με τα φιλτραρισμένα καρτέλες πελατών, έργων ή εκδηλώσεων. καθαρίστε τα φίλτρα αναζήτησης και ετικετών. και επιβεβαιώστε εάν το αρχείο είναι PDF πλακιδίου αντί για έγγραφο πρώτης τάξεως.

Ένα έγγραφο εμφανίζεται κάτω από λάθος πηγή​

Ελέγξτε τις σχέσεις πελάτη, έργου, εκδήλωσης και πρωτοκόλλου του εγγράφου. Η ετικέτα πηγής συχνά αντικατοπτρίζει την πιο συγκεκριμένη σχέση που μπορεί να επιλύσει η λίστα.

Ένας χρήστης δεν μπορεί να ανεβάσει ή να επεξεργαστεί έγγραφα​

Ελέγξτε το δικαίωμα επεξεργασίας document και εάν ο χρήστης έχει αποκλειστεί ή περιοριστεί από το πεδίο εφαρμογής μόνο για ανάθεση.

Ένα PDF πλακιδίου δεν μπορεί να επεξεργαστεί σαν κανονικό έγγραφο​

Τα PDF πλακιδίων προέρχονται από το πλαίσιο σελίδας προορισμού/πλακιδίου. Ανοίξτε τη σχετική σελίδα προορισμού, πλακίδιο, τοποθεσία ή διαμόρφωση πλακιδίου PDF εάν η πηγή δείχνει εκεί.

Σχετικές έννοιες: Πελάτες, Εκδηλώσεις.