ドキュメント
ドキュメント
ドキュメントライブラリは、CRMレコードや運用作業の近くに保管すべきファイル（PDF、契約書、提案書、販促資料、メニュー、スケジュール、SOP、スピーカーファイル、サプライヤーファイル、イベント資料、プロトコル添付ファイルなど）を保存します。
ルート: /organizations/:id/documents
ドキュメント詳細ルート: /organizations/:id/documents/:documentId
ドキュメントは、顧客、プロジェクト、イベント、プロトコル、マイルストーンのコンテキストにも表示されることがあります。
ドキュメントレコードに保存される情報
A document is an organization-scoped file record. It has its own metadata and links to the uploaded file, but it can also be connected to other CRM entities.
ドキュメントレコードには以下の情報を含めることができま す。
- 名前: ファイルの表示名。
- ファイルリンク: 保存されたファイル参照とMIMEタイプ。
- 組織: 所有する組織。
- 作成者: アップロードまたは作成したユーザー。
- 顧客: オプションの顧客リンク。
- プロジェクト: オプションのプロジェクトリンク。
- イベント: オプションのイベントリンク。
- タグ: ドキュメント固有のタグ。
- 割り当てられたユーザー: ドキュメントの責任者または作業を許可されている内部ユーザー。
- 割り当てられた顧客: ドキュメントに関連付けられた連絡先。
- プロトコル: ドキュメントを参照するインタラクション。
ドキュメントのソース
ドキュメントリストには、複数のソースタイプが含まれる場合があります。
- ドキュメントレコード: ファーストクラスのCRMドキュメントライブラリエントリ。
- タイルPDF: ドキュメントリストにタイルPDFが含まれる場合に、ランディングページ/タイルコンテキストから表示されるレガシーまたはタイルベースのPDFファイル。
この区別はサポートにおいて重要です。タイルPDFは、通 常のドキュメント詳細レコードへのリンクではなく、ランディングページ、プレース、またはタイルへのリンクを指す場合があります。
ドキュメントの表示場所
ドキュメントは以下の場所から開くことができます。
- 組織ドキュメントライブラリ。
- 顧客詳細のドキュメントタブ。
- プロジェクトのドキュメントタブ。
- イベント詳細コンテキスト。
- ドキュメントが添付されたプロトコルの詳細。
- ランディングページPDFタイルコンテキストなどのソースリンク。
ファイルが一方の場所には表示されるのに、もう一方には表示されない場合は、どのエンティティにリンクされているかを確認してください。
ドキュメントの作成と編集
ドキュメント編集権限を持つユーザーは、ファイルをアップロードしてメタデータを割り当てることでドキュメントを作成できます。
編集可能な一般的な関連付け:
- 顧客。
- プロジェクト。
- イベント。
- タグ。
- 割り当てられたユーザー。
- 割り当てられた顧客。
ドキュメントのリンクを変更すると、表示場所に影響を与える可能性があります。たとえば、プロジェクトリンクを削除すると、ドキュメントは組織ライブラリに残ったまま、プロジェクトドキュメントタブから削除される可能性があります。
ドキュメントとプロトコル
プロトコルにはファイル添付ファイルを含めることができます。それらのファイルは、保存およびリンクされた方法に応じて、関連ドキュメントコンテキストとして表示される場合があります。
この関連性は、以下の説明に役立ちます。
- 添付PDF付きの会議メモ。
- 通話プロトコルに添付された契約書。
- インタラクションから参照されるイベントまたはプロジェクトドキュメント。
- プロトコル参照を含むドキュメント詳細ページに表示されるファイル。
ドキュメントとプロジェクト
プロジェクトドキュメントは、デリバリー成果物を一箇所にまとめます。一般的な例:
- 提案書。
- 契約書。
- スケジュール。
- スポンサーアセット。
- フロアプラン。
- プロジェクト概要。
- イベント後レポート。
プロジェクトドキュメントの可視性は、ユーザーがプロジェクトを開くことができる場合でも、document権限に依存します。
ドキュメントとイベント
イベントにリンクされたドキュメントは、参加者操作、内部計画、またはゲスト向け資料をサポートできます。例:
- 名札テンプレート。
- イベントプログラム。
- チケット発行手順。
- スピーカーファイル。
- 会場ドキュメント。
- 内部実行シート。
サポート担当者は、ドキュメントがイベント自体、そのプロジェクト、顧客、またはプロトコルにリンクされているかを確認する必要があります。
権限
ドキュメントナビゲーションは、ユーザーがドキュメントをリストまたは読み取ることができる場合に表示されます。ドキュメントの作成、編集、削除、割り当ては、document権限に依存します。
ドキュメントへのアクセスは、割り当て済みのみのスコープによって制限される場合もあります。その場合、ユーザーは自分に割り 当てられたドキュメント、自分の顧客/メンバーコンテキストに割り当てられたドキュメント、またはアクセスが許可されているレコードを通じてリンクされたドキュメントのみを表示できる場合があります。
一般的なサポートシナリオ
ドキュメントが見つからない
まず、アクティブな組織、ドキュメント権限、および割り当て済みのみのドキュメントスコープを確認してください。次に、組織ライブラリとフィルタリングされた顧客、プロジェクト、またはイベントタブを比較し、検索およびタグフィルターをクリアし、ファイルがファーストクラスのドキュメントではなくタイルPDFであるかどうかを確認してください。
ドキュメントが間違ったソースの下に表示される
ドキュメントの顧客、プロジェクト、イベント、およびプロトコルとの関連性を確認してください。ソースラベルは、リストが解決できる最も具体的な関連性を反映していることがよくあります。
ユーザーがドキュメントをアップロードまたは編集できない
document編集権限を確認し、ユーザーが割り当て済みのみのスコープによってブロックされているか制限されているかを確認してください。
タイルPDFを通常のドキュメントとして編集できない
タイルPDFは、ランディングページ/タイルコンテキストから生成されます。ソースがそこを指している場合は、関連するランディングページ、タイル、プレース、またはPDFタイル構成を開いてください。