Skoči na glavni sadržaj

Dokumenti

Dokumenti knjižnica pohranjuje datoteke koje trebaju ostati blizu CRM zapisa i operativnog rada: PDF-ovi, ugovori, ponude, materijali, jelovnici, rasporedi, SOP-ovi, datoteke govornika, datoteke dobavljača, dokumenti događaja i prilozi protokola.

Putanja: /organizations/:id/documents

Putanja detalja dokumenta: /organizations/:id/documents/:documentId

Dokumenti se također mogu pojaviti u kontekstima kupaca, projekata, događaja, protokola i prekretnica.

Što Pohranjuje Zapis Dokumenta​

Dokument je zapis datoteke u opsegu organizacije. Ima vlastite metapodatke i veze na prenesenu datoteku, ali također se može povezati s drugim CRM entitetima.

Zapisi dokumenata mogu sadržavati:

  • Naziv: prikazni naziv datoteke.
  • Veza na datoteku: pohranjena referenca na datoteku i MIME vrsta.
  • Organizacija: vlasnička organizacija.
  • Kreirao: korisnik koji ju je prenio ili kreirao.
  • Kupac: opcionalna veza na kupca.
  • Projekt: opcionalna veza na projekt.
  • Događaj: opcionalna veza na događaj.
  • Oznake: oznake specifične za dokument.
  • Dodijeljeni korisnici: interni korisnici odgovorni za dokument ili kojima je dopušten rad s njim.
  • Dodijeljeni kupci: kontakti povezani s dokumentom.
  • Protokoli: interakcije koje upućuju na dokument.

Izvor Dokumenta​

Popis dokumenata može uključivati više od jedne vrste izvora:

  • Zapisi dokumenata: prvoklasni unosi u knjižnici dokumenata CRM-a.
  • PDF-ovi pločica: naslijeđeni ili PDF-ovi temeljeni na pločicama prikazani iz konteksta odredišne stranice/pločice kada popis dokumenata uključuje PDF-ove pločica.

Ova razlika je važna u podršci: PDF pločice može upućivati na odredišnu stranicu, mjesto ili pločicu, a ne na normalni zapis detalja dokumenta.

Gdje Se Dokumenti Pojavljuju​

Dokumenti se mogu otvoriti iz:

  • Knjižnice dokumenata organizacije.
  • Kartice dokumenata detalja kupca.
  • Kartice dokumenata projekta.
  • Konteksta detalja događaja.
  • Detalja protokola gdje je dokument bio priložen.
  • Izvorne veze kao što je kontekst PDF pločice odredišne stranice.

Ako se datoteka pojavljuje na jednom mjestu, a na drugom ne, provjerite na koji je entitet povezana.

Stvaranje I Uređivanje Dokumenata​

Korisnici s dopuštenjem za uređivanje dokumenata mogu kreirati dokumente učitavanjem datoteke i dodjeljivanjem metapodataka.

Uobičajene uređive veze:

  • Kupac.
  • Projekt.
  • Događaj.
  • Oznake.
  • Dodijeljeni korisnici.
  • Dodijeljeni kupci.

Promjena veza dokumenta može utjecati na to gdje se pojavljuje. Na primjer, uklanjanje veze projekta može ga ukloniti s kartice dokumenata projekta, dok dokument ostaje u knjižnici organizacije.

Dokumenti I Protokoli​

Protokoli mogu uključivati privitke datoteka. Te datoteke mogu se pojaviti kao povezani kontekst dokumenta ovisno o tome kako su pohranjene i povezane.

Ova veza pomaže objasniti:

  • Bilješke sa sastanaka s priloženim PDF-ovima.
  • Ugovori priloženi protokolu poziva.
  • Dokumenti događaja ili projekta na koje se upućuje iz interakcije.
  • Datoteke koje se pojavljuju na stranici s detaljima dokumenta s referencama protokola.

Dokumenti I Projekti​

Dokumenti projekta čuvaju artefakte isporuke na jednom mjestu. Uobičajeni primjeri:

  • Ponude.
  • Sporazumi.
  • Rasporedi.
  • Sponzorski materijali.
  • Tlocrti.
  • Sažeci projekta.
  • Izvješća nakon događaja.

Vidljivost dokumenata projekta i dalje ovisi o dopuštenjima za dokument, čak i ako korisnik može otvoriti projekt.

Dokumenti I Događaji​

Dokumenti povezani s događajima mogu podržavati operacije za sudionike, interne planove ili materijale za goste. Na primjer:

  • Predlošci za naljepnice s imenima.
  • Programi događaja.
  • Upute za ulaznice.
  • Datoteke govornika.
  • Dokumenti lokacije.
  • Interni planovi rada.

Podrška treba provjeriti je li dokument povezan sa samim događajem, njegovim projektom, kupcem ili protokolom.

Dopuštenja​

Navigacija dokumentima pojavljuje se kada korisnik može popisati ili čitati dokumente. Stvaranje, uređivanje, brisanje i dodjeljivanje dokumenata ovise o dopuštenjima za dokument.

Pristup dokumentima također može biti ograničen opsegom samo za dodijeljene. U tom slučaju, korisnik može vidjeti samo dokumente dodijeljene njemu, dodijeljene kontekstu njegovog kupca/člana ili povezane putem zapisa kojima ima dopušten pristup.

Uobičajeni Scenariji Podrške​

Nedostaje dokument​

Prvo provjerite aktivnu organizaciju, dopuštenja za dokumente i opseg samo za dodijeljene dokumente. Zatim usporedite knjižnicu organizacije s filtriranim karticama kupaca, projekata ili događaja; očistite filtere pretraživanja i oznaka; te potvrdite je li datoteka PDF pločica, a ne prvoklasni dokument.

Dokument se pojavljuje pod pogrešnim izvorom​

Provjerite odnose dokumenta s kupcem, projektom, događajem i protokolom. Oznaka izvora često odražava najspecifičniji odnos koji popis može riješiti.

Korisnik ne može učitati ili urediti dokumente​

Provjerite dopuštenje za uređivanje dokumenta i je li korisnik blokiran ili ograničen opsegom samo za dodijeljene.

PDF pločica se ne može urediti kao normalni dokument​

PDF-ovi pločica potječu iz konteksta odredišne stranice/pločice. Otvorite povezanu odredišnu stranicu, pločicu, mjesto ili konfiguraciju PDF pločice ako izvor upućuje tamo.

Povezani koncepti: Kupci, Događaji.